Cómo escribir un comunicado de prensa que los reporteros realmente leerán

Para empresas de cualquier tamaño o madurez, un comunicado de prensa bien redactado sigue siendo una de las formas más rentables y fáciles de generar con éxito una cobertura mediática positiva para una empresa.

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La forma en que se redacta y estructura un comunicado de prensa puede ser incluso más importante ahora que en décadas pasadas. Hay varias razones para esto. Los medios de comunicación esperan que el personal más reducido publique más historias a un ritmo más rápido. Un comunicado de prensa bien escrito puede ser justo lo que un reportero busca para poder entregar rápidamente una historia a su editor.

Al mismo tiempo, el correo electrónico ha facilitado el envío de comunicados de prensa en masa, inundando las bandejas de entrada de los periodistas. Si bien los comunicados de prensa pueden ser una gran herramienta para generar cobertura mediática, existe mucha competencia. Es importante escribir de una manera que llame la atención del periodista, pero que también cuente la historia en un estilo claro con toda la información crítica.

A continuación, se incluyen seis consejos para redactar comunicados de prensa eficaces.

1. Comprenda que un blog y un comunicado de prensa son completamente diferentes.

Un error común de las empresas es creer que un comunicado de prensa y un blog son intercambiables. Un comunicado de prensa es una recitación más formal en tercera persona de los hechos en los que su objetivo es lograr que el periodista escriba su propia historia utilizando los hechos que proporcionó. En comparación, un blog suele ser un artículo más informal escrito en primera persona que a menudo se escribirá con los objetivos de marketing en mente.

Al escribir un blog, eres esencialmente el reportero que les dice a los demás qué hacer o cómo pensar sobre un tema en particular. Al escribir un comunicado de prensa, su objetivo es lograr que un periodista comprenda que la información que está compartiendo es lo suficientemente valiosa como para justificar que escriba su propia historia al respecto. Si estructura su comunicado de prensa como un blog, la mayoría de los periodistas lo eliminarán sin leerlo porque se leerá como demasiado interesado.

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2. Sigue una estructura de arriba hacia abajo

Piense en su comunicado de prensa como una pirámide con los hechos más importantes en la parte superior. Al igual que la parte superior de una pirámide, no tiene mucho espacio, por lo que debe ser directo y conciso con la información que empaqueta allí. Ponga los detalles y hechos “adicionales” en la base de su pirámide (párrafos cuatro o cinco del comunicado de prensa).

¿Por qué es esto tan importante? Un periodista solo leerá el primer párrafo antes de decidir si quiere terminar de leer el comunicado de prensa y pasar al siguiente. Si no puede simplemente resaltar el elemento clave de interés periodístico de su anuncio en el primer párrafo, no vale la pena seguir leyendo, especialmente cuando tienen otros 100 correos electrónicos en su bandeja de entrada para considerar.

Aquí hay otra razón por la que la estructura de arriba hacia abajo es tan importante. Suponga que todo su comunicado de prensa tiene cinco párrafos. Si un periódico publicará su comunicado de prensa palabra por palabra, lo hará en función de la cantidad de espacio que tenga disponible. Si eliminan el último párrafo de su comunicado de prensa, ¿los primeros cuatro párrafos aún cuentan una historia completa? ¿Qué pasa si solo tienen tres párrafos (o solo dos)? Siempre coloque la información más importante en la parte superior de un comunicado de prensa para que, si el comunicado se interrumpe, aún cuente una historia completa.

3. Ve al grano

Recuerde que la idea de un comunicado de prensa es lograr que el reportero escriba su propia historia, no que usted se la escriba. No escriba un párrafo de introducción extenso que explique un problema, ese es su trabajo para preparar la historia para su audiencia. Tu trabajo consiste en explicar cómo eres la solución o cómo eres relevante para la gran historia. Una introducción de una o dos oraciones puede estar bien, pero si le toma un párrafo antes de mencionar el nombre de la empresa o cuál es su anuncio, entonces no está escribiendo un comunicado de prensa efectivo que generará los resultados que desea.

4. Redactar citas significativas

El segundo o tercer párrafo de su comunicado de prensa debe incluir una cita de una fuente clave que contribuya a cómo desea que se cuente la historia. Incluir citas significativas le permite agregar algo de subjetividad a la historia y también ayuda a los periodistas a comprender por qué su empresa o fuente es relevante para la historia que está presentando.

Redactar la cotización perfecta puede ser una tarea complicada. Una cita incorrecta suele ser tan genérica que no beneficia a la historia incluirla. La mayoría de las personas, incluso los directores ejecutivos exitosos, pueden no saber cómo redactar una cita que contribuya a los objetivos de un comunicado de prensa. En lugar de pedirle a su fuente que le dé un presupuesto para usar, le recomiendo que escriba un borrador de presupuesto propuesto y lo incluya directamente en su comunicado de prensa; luego vaya a la fuente con el borrador completo del comunicado y solicite modificaciones o permiso para usar el cita.

Lo mismo ocurre con los socios a los que puede hacer referencia en el lanzamiento, como un nuevo cliente o un socio feliz. Querrá redactar una cotización completa para estos socios que elogie a su empresa por su nombre, describiendo por qué les agrada tanto, etc. Si aprueban la cotización que ha redactado, ahora tiene un testimonio que puede utilizarse en cualquier lugar en el futuro, haciendo referencia al artículo de noticias en el que apareció la cita o al comunicado de prensa que se publica en su sitio web.

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5. Incluya una placa de calderas

Algunos lo llaman un texto estándar y otros lo llaman una sección "acerca de nosotros". El objetivo del texto estándar es ayudar a los periodistas a comprender más sobre su empresa si hacen referencia a su empresa en su historia. Un texto estándar claro y bien escrito ayudará a los periodistas a describir con precisión su empresa en su cobertura.

En la parte inferior de su comunicado de prensa, querrá incluir un encabezado "acerca de" seguido de un párrafo breve y coherente que explique lo que hace su empresa, la misión de su empresa, dónde tiene su sede y otra información relevante. Al final del párrafo, asegúrese de agregar también una URL con hipervínculo al sitio web de su empresa.

6. Agregue formato.

Después de escribir el comunicado, debe volver atrás y agregar el formato estándar para un comunicado de prensa. Esto incluye:

  • El encabezado. Mantenga su título breve y directo, incluido el nombre de su empresa cuando sea posible. Intente apuntar a una longitud de 100 caracteres para todo el título. La línea del asunto del correo electrónico debe ser aún más corta, ya que la mayoría de las vistas previas del asunto del correo electrónico tienen solo unos 50 caracteres antes de interrumpirlo.
  • La fecha límite. Al comienzo de su primer párrafo, en mayúsculas, incluya el nombre de la ciudad y el estado donde se encuentra la empresa, seguido de la fecha en que se distribuirá el comunicado. Ponga la ubicación y la fecha en el mismo paréntesis. Una línea de fecha ayuda a los reporteros a comprender rápidamente qué tan reciente es una historia y dónde se origina.
  • Agregar enlaces. Revise su comunicado y, para la primera mención de su empresa, el producto, haga un hipervínculo con el nombre a la página del sitio web correspondiente. No es necesario que lo haga por cada mención, solo la primera y otra vez en el texto estándar.
  • El descanso. Después de la sección "acerca de nosotros", o texto estándar, querrá agregar un "salto", que es solo una nueva línea con tres signos de almohadilla (###) o "-30-" centrados en la página. Esto le indicará al reportero que han llegado al final del comunicado de prensa oficial. Debajo de esa línea, debe incluir la información de contacto del contacto con los medios. La gente de relaciones públicas puede decir que prefiere usar "###" o "-30-", y es uno de esos debates tontos de la industria, pero para este artículo, todo lo que necesita saber es que cualquier cosa debajo de la línea de ruptura no debe ejecutarse. abiertamente dentro de la historia de un periodista para que el público la vea. Créame, no querrá que su teléfono celular personal aparezca accidentalmente en la parte inferior de una historia vista por miles. Es por eso que la información de contacto de los medios siempre se incluye debajo de la pausa.

Antes de recibir un correo de odio de otros profesionales de relaciones públicas, permítanme agregar lo siguiente. Estas sugerencias son un poco sucias para escribir un comunicado de prensa eficaz. Si conoce el estilo AP, sí, los periodistas prefieren que lo siga, ya que les ahorra tiempo al reescribir su información. También hay muchos otros matices y estilos de formato que funcionan.

Así como hay muchas formas de escribir un comunicado de prensa exitoso, hay un millón más de formas de hacerlo mal. En última instancia, necesita un formato que funcione para usted pero que se ajuste a lo que esperan los reporteros para que lo reconozcan como una fuente de noticias y un contacto con los medios viables. Seguir estas instrucciones enumeradas anteriormente lo ayudará a generar una cobertura de noticias más positiva para cumplir con los objetivos de su empresa.