3 pasos para configurar KPI de ventas que realmente funcionen

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) correctos pueden tener un impacto poderoso en el éxito de un equipo de ventas y conducir a estrategias de participación del cliente más resistentes, especialmente para las pequeñas empresas.

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El mejor cliente gana se siente natural, haciendo las conexiones correctas en los momentos correctos. Pero los dueños de negocios saben que hay un método detrás de la magia, así como mucho trabajo duro, pasión y decisiones difíciles en el camino.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) tratan de hacer que esos momentos se sientan menos como una gran oportunidad y más como el resultado confiable de un proceso deliberado. Medir el éxito de las ventas puede ser difícil, especialmente para una pequeña empresa, pero es un proceso que no tiene por qué estar reñido con las interacciones diarias y la construcción de relaciones que son fundamentales para cualquier equipo de ventas. Los KPI pueden elevar las conexiones que hacen los agentes de ventas, proporcionando las herramientas para comunicar claramente el valor y trabajar a través de compensaciones al buscar clientes potenciales.

Al igual que los puntos de la trama en una narrativa, los KPI le brindan una idea clara de dónde ha estado y los pasos que debe seguir para alcanzar sus objetivos, incluso si hay un giro o dos en el camino. Configurarlos puede ser fácil y se reduce a tres pasos básicos.

Paso 1: Determine sus objetivos comerciales

Comience con su objetivo final. Puede mantenerlo simple e incluso amplio, pero solo asegúrese de que se alinee con sus valores rectores y su definición de éxito para su negocio. Comenzar de manera amplia también puede liberarlo para pensar de manera creativa, ser audaz y determinar un objetivo que su equipo pueda respaldar.

A partir de ahí, concreta el objetivo cuantificando lo que quieres conseguir y en qué plazo. Hágase preguntas como, "¿Cuánto deberían aumentar los ingresos y para cuándo?" Tu respuesta es tu "objetivo". A continuación, se muestran algunos ejemplos para que piense.

Objetivo: Asegurar la financiación empresarial.

Objetivo: Asegurar $ 93,000 en fondos antes del 1 de noviembre para iniciar operaciones antes del 1 de diciembre.

Objetivo: aumentar la rentabilidad de las ventas a lo largo del tiempo.

Objetivo: Aumentar los ingresos anuales en un 15 por ciento para el producto de mejor rendimiento antes del 31 de diciembre del año siguiente.

Objetivo: fomentar una cultura laboral positiva.

Objetivo: Aumentar las tasas de retención de empleados en un 10 por ciento antes del 31 de octubre del año siguiente.

Tenga en cuenta que, si bien desea ser realista con las figuras que elija, no están grabadas en piedra. Puede ajustarlos según sea necesario con el tiempo. Cuantificar sus objetivos desde el principio simplemente ayuda a establecer KPI.

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Paso 2: elija KPI que se alineen con sus objetivos

Los KPI conectan sus objetivos comerciales con su situación actual, relacionando el desempeño de las ventas con sus objetivos principales en incrementos de tiempo establecidos. Probablemente esté acostumbrado a una variedad de métricas de ventas (tiempo de llamada por representante de ventas, por ejemplo) que, según su objetivo, pueden hacer que medir el éxito sea innecesariamente complicado. Los KPI efectivos simplifican, en lugar de ofuscar, la conexión entre las acciones de su equipo de ventas y el éxito de su negocio.

Para elegir los KPI correctos, comience seleccionando períodos de tiempo para verificar y medir su progreso que sean apropiados para la forma en que trabaja su equipo. Eso podría ser trimestral, mensual o incluso semanal, según el objetivo y la fecha de finalización que establezca. Los controles frecuentes ayudan a desarrollar la responsabilidad, hacen que la entrada de datos simple sea un hábito y brindan una mirada más cercana al progreso. Podrá detectar discrepancias e informar errores tan pronto como surjan y ajustar el rumbo según sea necesario. Manténgase flexible con sus objetivos de progreso entre registros. Una vez que comience a recopilar datos, tendrá una mejor idea de lo que se puede lograr durante un período de tiempo establecido.

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Paso 3: Adopte las herramientas, y la mentalidad de equipo, para lograr un éxito constante

Las herramientas intuitivas y fáciles de usar contribuyen en gran medida a adoptar KPI y a apegarse a ellos de forma regular. Fundamental para cualquier equipo de ventas, las plataformas CRM pueden convertirse fácilmente en un eje central para la medición de KPI. Para facilitar la medición, busque características que le permitan lograr lo siguiente:

  • Organice la información de contacto de clientes potenciales y clientes en perfiles de fácil acceso.
  • Asigne tareas a todo el equipo de ventas y mantenga a todos informados sobre las actividades diarias.
  • Identifique oportunidades de ventas y realice un seguimiento de su progreso a través del embudo de ventas.
  • Automatice tareas como la entrada de datos, la generación de clientes potenciales y la creación de campañas de correo electrónico.

Utilice paneles de control separados dedicados a sus objetivos específicos y sus KPI correspondientes y configure puntos de referencia iniciales basados en su rendimiento promedio a lo largo del tiempo. Si está comenzando y no tiene datos con los que comparar, puede usar el promedio de su industria.

Las herramientas de medición solo son efectivas con la participación de todo el equipo. Asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan una definición clara de los KPI y su valor. En una pequeña empresa, todo el mundo tiene varias funciones. Cada paso del proceso de ventas está lleno de variabilidad. Eso significa que hay una gran cantidad de oportunidades para un mejor rendimiento. Los KPI brindan claridad. Ellos arrojan luz sobre las oportunidades que se pueden aprovechar. Pueden traer metas difusas y aparentemente distantes a un enfoque nítido y procesable, haciéndolas relevantes para el trabajo diario. Los KPI también ofrecen un marco sólido para la formación de personal nuevo.

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Es posible que deba aclarar y estandarizar cómo medir ciertos aspectos de los KPI, como la retención de clientes o la generación de prospectos. Para motivar al equipo a ingresar datos con una cadencia regular, asegúrese de que se sienta cómodo con las herramientas de CRM que ha elegido. Asimismo, elegir una plataforma CRM que se integre con sus otros canales de comunicación comerciales y con el cliente facilitará el registro de todo tipo de interacciones. El resultado será un registro de datos más limpio y consistente para guiar sus inversiones.

Cuando los equipos se enfrentan a decisiones difíciles e incertidumbre, los KPI pueden convertirse en un punto de encuentro para ellos. Piense en los KPI como oportunidades para reforzar y volver a inspirar el compromiso con un propósito compartido. Mantienen el crecimiento tanto enfocado como orgánico, lo que le ayuda a saber dónde poner su esfuerzo y cuándo ajustar el rumbo si las condiciones cambian. Ese tipo de flexibilidad proporciona la capacidad de recuperación muy necesaria en el camino hacia el éxito.

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Faiza Hughell is the senior vice president of small business at RingCentral, where she is responsible for the growth of RingCentral’s small business customer base worldwide. Her passion is centered around empowering her customers and teams.