5 principios para maximizar su asistente ejecutivo

Puede hacer más cosas en menos tiempo.

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Su lista de tareas pendientes está desbordada, no puede encontrar la agenda de su reunión y ya tiene cinco minutos de retraso. No importa qué tan tarde se quede en la oficina o cuánto reduzca su sueño; nunca hay suficiente tiempo en el día para hacer todo. ¿Te suena familiar?

Los dueños de negocios a menudo tienen tanto en su plato que no tienen tiempo para concentrarse en lo que es importante en su empresa; tienden a asumir más responsabilidades de las que tienen tiempo y rara vez piden ayuda, incluso cuando tienen un asistente. Este tipo de mentalidad laboral solo conduce al agotamiento y la insatisfacción laboral, pero contratar y maximizar a su asistente puede remediar eso.

Los asistentes están ahí para hacerle la vida más fácil. Se encargan de las tareas que odias hacer o para las que no tienes tiempo, pero podrías impedir tu éxito sin darte cuenta. Es hora de salir del camino de su asistente y dejar que lo apoyen haciendo lo que mejor saben hacer. Entonces, aquí le mostramos cómo maximizar su recurso más valioso:

Use la conciencia de sí mismo al contratar

Cuando llega el momento de contratar a un asistente, no puede simplemente ver un conjunto de habilidades en un currículum y esperar encontrar el ajuste perfecto. En cambio, antes de comenzar a contratar, tómese un tiempo para reflexionar sobre sí mismo. Descubra cuáles son sus fortalezas y debilidades, y contrate a un asistente que las complemente. Tu asistente no puede fortalecer tus debilidades si es como tú.

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Comprometerse con la comunicación

Comunicarse con su asistente puede parecer de sentido común, pero el lugar de trabajo siempre está ocupado y, a veces, la comunicación se descuida. Desafortunadamente, puede ser perjudicial para la relación de trabajo del ejecutivo y el asistente si se descuida por mucho tiempo.

Cuando le da a su asistente el poder de manejar las tareas de las que normalmente se ocupa, es posible que tenga dificultades para dejarlo ir por completo. Este miedo a no ser práctico puede generar más estrés y microgestión. Apoyarse en la comunicación puede ayudar a prevenir esto. Ayude a prevenir la microgestión al:

  • Programe una sesión informativa rápida de cinco a diez minutos al comienzo de cada día.
  • Tenga una reunión individual semanal o quincenal con su asistente para discutir proyectos, problemas y otras tareas relacionadas con el trabajo.
  • Establezca expectativas claras para su asistente.
  • Brinde retroalimentación constructiva a su asistente y pídale retroalimentación a cambio.

Empodera a tu asistente

Su asistente es un cuidador en el fondo y su objetivo final es ayudarlo con las tareas para las que no tiene tiempo, pero a veces los líderes pueden interponerse en eso. En lugar de tener que involucrarse en todas las tareas, habilite a su asistente para que asuma roles fuera de sus expectativas y tome pequeñas decisiones en su nombre. Con esa gracia, también existe la posibilidad de que ocurran errores, por lo que es importante darle a su asistente el espacio para los errores y la oportunidad de resolver el problema. Incluso con la posibilidad de errores, el empoderamiento es muy importante porque ayuda a su asistente a crecer en su rol y a anticipar mejor sus necesidades.

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Límites

Si le ha dado a su asistente una lista de tareas para completar, pero todavía siente que tiene mucho que hacer, es posible que no permita que su asistente entre en su mundo. Si bien es importante establecer límites profesionales con otros miembros de su equipo, debe cambiar esas expectativas cuando se trata de su asistente. Para tener una relación saludable y productiva con su asistente, debe dejarlos entrar compartiendo sus luchas.

Por otro lado, su asistente establecerá límites firmes con usted y es importante que se adhiera a ellos. Sin esos límites, la relación laboral puede cambiar y es posible que vea a su asistente como un amigo en lugar de una fuente de apoyo. Con el tiempo, se dará cuenta de que los cuidará y dejará de pedirles ayuda. Con el tiempo, el resentimiento se acumulará y puede conducir a un despido, ya que las cosas para las que contrató a su asistente ya no se hacen.

Acepta la retroalimentación

Aunque dar retroalimentación es un concepto familiar para los líderes, puede ser un poco más difícil proporcionárselo a su asistente. Esta persona está profundamente involucrada en tu vida profesional e incluso personal, por lo que a veces es más fácil dejar pasar algo que te molesta. Y para algunas tareas, eso puede ser cierto, pero debe saber que los asistentes prosperan con la retroalimentación. Quieren apoyarte de la mejor manera posible, y nunca lo sabrán con certeza si no compartes las cosas en las que se destacan y las cosas que podrían estar haciendo mejor por ti.

Establezca la expectativa desde el principio de que entrenará a su asistente con comentarios rápidos. No es necesario que sean reuniones largas y extenuantes; en su lugar, llame a su asistente a su oficina y pídale que solucione el problema. Como seres humanos, tendemos a dejar de pedir ayuda en un proyecto o tarea una vez que se completa por primera vez. Pero esta línea de pensamiento conduce a errores futuros o más trabajo en su plato. Una vez que su asistente sepa qué salió mal, lo solucionará y se asegurará de que el trabajo cumpla con sus estándares en el futuro.

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