4 pilares para un exitoso proceso de incorporación de empleados remotos

Un proceso de incorporación eficaz es fundamental para desarrollar una fuerza laboral productiva y comprometida.

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Después de la catastrófica pandemia de 2020, este año está dando esperanza a profesionales y organizaciones de todo el mundo. Las empresas están implementando nuevas tendencias y prácticas para garantizar que sus procesos comerciales no se vean obstaculizados en el futuro.

Una de estas prácticas es la de incorporar empleados remotos.

Aunque la tendencia del trabajo remoto llegó hace muchos años, se ha disparado en los últimos dos años. Como profesionales, nos vimos obligados a trabajar desde casa y las empresas tuvieron que recurrir a espacios de trabajo virtuales. Los gerentes de recursos humanos no tenían otra opción que incorporar a los empleados de forma remota .

Sin embargo, el enfoque de la incorporación remota no es el mismo que el de la incorporación tradicional. Una organización necesita revisar sus estrategias de incorporación para lidiar con los empleados que trabajan de forma remota. Como estos empleados no interactuarán físicamente con sus compañeros y gerentes, se vuelve aún más difícil para los gerentes de recursos humanos garantizar un proceso de incorporación fluido y eficiente.

Por lo tanto, es importante que una organización establezca nuevos planes para incorporar empleados remotos en 2021.

Antes de llegar a los pilares clave de un proceso de incorporación de empleados para la fuerza laboral remota, comprendamos los beneficios de incorporar empleados remotos.

Aunque los últimos dos años han hecho que las organizaciones se enfrenten a varios desafíos, trabajar con empleados remotos tiene sus propios beneficios. Estas son algunas de las ventajas de incorporar empleados remotos a su organización.

Sin restricciones geográficas

La contratación y la incorporación en las instalaciones a menudo limitan las opciones de una organización cuando se trata de la ubicación de los empleados. Sin embargo, cuando tiene empleados que trabajan de forma remota, puede contratar empleados que trabajen desde cualquier rincón del mundo. Esto le ayuda a agregar diversidad a su equipo y evita que comprometa el talento solo por la ubicación geográfica de los empleados.

Gracias a la digitalización, la incorporación remota le permite formar un equipo verdaderamente global y conseguir empleados dedicados de todo el mundo a bordo de forma eficaz.

Colaboración mejorada

La colaboración es la clave para administrar múltiples procesos comerciales dentro de una organización. Cuando incorpore empleados remotos, utilice siempre plataformas colaborativas en línea que lo ayuden a asegurarse de que todos estén en la misma página.

Esto mejora la colaboración entre los nuevos empleados dentro y entre diferentes departamentos, ya que todos ven los mismos paneles, acceden a la misma base de datos y se comunican en la misma plataforma.

Ahorrando dinero

El proceso de incorporación remota evita que una organización gaste una fortuna en organizar programas de orientación en las instalaciones, configurar nuevos escritorios, proporcionar dispositivos dedicados y varios otros gastos de oficina. Técnicamente, todo lo que necesita para incorporar a los empleados remotos es una conexión a Internet estable y recursos esenciales para los nuevos empleados.

Además, los procesos de incorporación remota ayudan a las organizaciones a reducir los costos de capacitación en los que se incurre al contratar capacitadores dedicados cada vez que se incorpora un nuevo empleado. Los gerentes de recursos humanos pueden facilitar la capacitación virtual simplificada y automatizada al proporcionar a los nuevos empleados todos los recursos de capacitación necesarios.

Seguimiento eficaz del progreso

Las primeras semanas que un empleado pasa en su organización requieren un seguimiento regular y eficaz. Esto le ayuda a determinar la eficacia de su proceso de incorporación.

Cuando incorpora empleados remotos, puede realizar un seguimiento de su progreso y su trabajo en una plataforma centralizada. Como la mayoría de las tareas implican el uso de plataformas colaborativas en línea, resulta más fácil para los líderes de equipo y los gerentes monitorear el trabajo realizado por los nuevos empleados en tiempo real.

Esto permite a los gerentes de recursos humanos evaluar qué tan bien han incorporado a los empleados y tomar decisiones cruciales.

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Mayor flexibilidad y conveniencia

Ha habido una cantidad significativa de cambios en las necesidades de los empleados a lo largo del tiempo. En 2021, los empleados prefieren horarios de trabajo flexibles y la máxima comodidad mientras realizan sus tareas. Mientras el trabajo esté hecho, prefieren trabajar en condiciones flexibles.

El proceso de incorporación remota brinda a sus empleados la flexibilidad y la comodidad que es imposible brindarles si trabajaran en las instalaciones. En lugar de vestirse temprano en la mañana y viajar al trabajo, la incorporación remota permite a los empleados unirse a su nueva empresa mientras disfrutan de la comodidad de sus hogares.

Esto evita que los gerentes de recursos humanos se aseguren de que los nuevos empleados se sientan cómodos en su nuevo espacio de trabajo. Además, un nivel decente de comodidad permite a los nuevos empleados dar lo mejor de sí mismos, aumentando su productividad y compromiso con su organización.

Cuatro componentes básicos de un proceso de incorporación de empleados para empleados remotos

Soporte perfecto para empleados

Los nuevos empleados a menudo se confunden y tienen varias dudas durante las primeras semanas de unirse a una nueva organización. Es posible que tengan algunas preguntas mientras resuelven las cosas y se adaptan al nuevo entorno de trabajo. La organización debe brindar un soporte continuo a los nuevos empleados mientras los incorpora en tal situación.

El trabajo remoto aumenta aún más la necesidad y la importancia del apoyo de los empleados, ya que sus empleados apenas tienen otra opción que no sea su mesa de servicio.

Siempre es recomendable que una organización implemente una mesa de servicio para empleados moderna para aprovechar su proceso de incorporación de empleados. Estas mesas de servicio funcionan con inteligencia artificial y brindan soporte personalizado a sus empleados, independientemente del departamento en el que trabajen.

Los gerentes de recursos humanos pueden utilizar las modernas mesas de servicio para enviar correos electrónicos personalizados a todos los empleados nuevos en su primer día de trabajo. Estos correos electrónicos pueden contener detalles esenciales como la información de contacto de los miembros del equipo, credenciales de inicio de sesión para plataformas colaborativas, políticas de la empresa, roles y responsabilidades y toda otra información relevante.

Además, estos mostradores de servicio para empleados utilizan IA conversacional para eliminar el uso de agentes de soporte desde el primer nivel de soporte. Emplean chatbots de inteligencia artificial que ayudan a sus empleados e interactúan con ellos hasta que se resuelven sus problemas.

El enfoque tradicional de soporte a los empleados ya no es relevante para la incorporación de empleados remotos, ya que les brinda soluciones genéricas y diferidas. Las mesas de servicio basadas en inteligencia artificial comprenden el contexto de los problemas planteados, escanean la base de conocimientos de la empresa y desarrollan soluciones diseñadas específicamente para el empleado en cuestión.

La implementación de mesas de servicio modernas hace que la incorporación de empleados remotos sea más fácil y efectiva. Brinda soporte integral a los nuevos empleados sin buscar lo mismo en diferentes plataformas.

Un plan de incorporación revisado

Las organizaciones a menudo cometen el error de implementar el mismo plan de incorporación para los empleados remotos que se usa para los empleados en las instalaciones. A medida que cambia el modo de trabajo, se hace necesario cambiar el enfoque de la incorporación de empleados.

Una organización necesita tratar el proceso de incorporación de empleados como cualquier otro proyecto que se llevará a cabo durante un tiempo más extenso. Asegúrese de crear un nuevo plan o realizar cambios significativos en el plan existente para incorporar empleados remotos. Tener objetivos bien definidos que se deben lograr durante un período específico.

También es recomendable establecer hitos específicos a alcanzar para medir la efectividad del proceso de incorporación. Un plan de incorporación bien definido y holístico permitirá a su gerente de recursos humanos tratar con los empleados remotos de una manera más ágil.

Familiarizar a los empleados con sus equipos antes del primer día

Es un desafío para un gerente de recursos humanos establecer una relación entre el nuevo empleado y su equipo cuando trabaja de forma remota. Por tanto, es aconsejable familiarizar a los nuevos empleados con sus equipos antes de su primer día de trabajo. Esto evitará que se tomen tiempo para la formación de equipos una vez que estén a bordo y trabajando.

Los gerentes de recursos humanos a menudo organizan reuniones virtuales entre los nuevos empleados y sus gerentes de contratación antes de sus fechas de incorporación. Además, toda la documentación de RR.HH. se realiza antes para evitar distracciones una vez que los empleados han comenzado a trabajar.

Cuando se relaciona con sus empleados antes del primer día y los familiariza con el equipo con el que trabajarán, les ayuda a sentirse más cómodos y a gusto cuando comienzan a trabajar oficialmente. Una organización debe centrarse en la comunicación y la colaboración mientras se ocupa de la incorporación de empleados remotos.

Monitoreo y retroalimentación regulares

Para que la incorporación remota sea un éxito, las organizaciones deben monitorear el progreso que están logrando. Es bueno que los gerentes de recursos humanos vigilen qué tan bien se adaptan a su nuevo entorno de trabajo. Asegúrese de tener en cuenta el plan de incorporación mientras supervisa el progreso para hacer coincidir los resultados con los objetivos.

Además, una organización debe solicitar comentarios honestos y detallados de los empleados sobre su experiencia con la organización. Esto ayuda a la gerencia a fortalecer los procesos que funcionan y mejorar los que no.

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Estos fueron algunos de los bloques de construcción clave para un proceso de incorporación de empleados al contratar empleados remotos. La adhesión a estos procesos ayuda a los gerentes de recursos humanos a garantizar una incorporación fluida y sin complicaciones, lo que aumenta la tasa de participación y productividad de la organización.