5 razones por las que debería crear un programa de respuesta ante emergencias para su empresa

La única forma de evitar con éxito daños permanentes a su negocio es haciendo preparativos exhaustivos con mucha antelación.

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Cuando la mayoría de la gente piensa en dirigir una empresa , lo que viene a la mente es gestionar las tareas administrativas y operativas diarias de proporcionar productos o servicios a los clientes. Si bien es cierto que optimizar esos aspectos suele ser el mayor determinante de si una empresa tiene éxito o fracasa, prepararse para incidentes de emergencia y manejarlos de manera efectiva es otro aspecto que, aunque poco frecuente, puede hacer o deshacer un negocio en un corto período de tiempo.

Las emergencias son solo eso: inesperadas y repentinas. Eso significa que es muy difícil preparar y ejecutar una respuesta con poca antelación. La solución del problema dependerá de cuánta preparación a largo plazo haya realizado de antemano. Es por eso que todas las empresas deben iniciar un programa integral de respuesta a emergencias. Aquí hay algunas razones por las que debería hacer precisamente eso.

1. Reduce el tiempo de inactividad y permanece en el negocio

Según la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias (FEMA), casi el 40% de las pequeñas empresas no vuelven a abrir después de sufrir un desastre. Esta estadística es la razón número uno por la que todas las empresas deberían tener algún plan para una emergencia para evitar un destino similar. Hay una variedad de formas en que un plan de respuesta a emergencias (ERP) puede reducir el tiempo de inactividad de una empresa. Ya sea que los empleados o contratistas puedan identificar y cerrar rápidamente la válvula de agua principal o tener acceso a contratistas al ser parte de un programa de proveedor preferido, el tema aquí es la acción rápida y decisiva. Cuando existe un plan, la empresa tiene las mejores probabilidades de limitar el tiempo de inactividad y volver a las operaciones normales.

2. Educa a los empleados

A medida que una empresa crea su ERP, inmediatamente obtendrá los beneficios de tener empleados capacitados . Los empleados de una empresa que participan en la planificación de un ERP se encontrarán aprendiendo los conceptos básicos sobre cómo responder a una emergencia, la importancia de la misma y cuál es su función en caso de que ocurra un desastre. Si bien las catástrofes son algo raras, una empresa puede experimentar eventos aislados más pequeños en los que esta educación y planificación pagarán grandes dividendos.

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3. Puede identificar proveedores preferidos

Un aspecto clave de un ERP es identificar a los socios que ayudarán a restaurar un negocio a las operaciones regulares. Tener una lista de varios contratistas externos con los que la empresa ya tiene relaciones ayudará a obtener el servicio lo más rápido posible. Algunas empresas ayudan a las empresas a crear un ERP a cambio de convertirse en un proveedor preferido. A menos que haya sido parte de un evento catastrófico, no tiene idea del volumen de llamadas que reciben los proveedores de servicios. Crear una relación con estos proveedores es extremadamente importante.

4. Tiene una ubicación centralizada para documentos importantes

¿Qué sucede si no puede acceder a documentos importantes o si son destruidos por un desastre? Esta es una pregunta seria que todos los dueños de negocios deberían hacerse, pero muchos nunca lo han hecho. Tener una ubicación para guardar copias digitales de documentos importantes es un aspecto muy importante de un ERP. No es probable que pueda cargar todos los archivos, pero al menos los planos, la información del seguro y los documentos del sistema de seguridad contra incendios son algunos de los elementos imprescindibles. Estos documentos garantizan que los socorristas estén bien informados antes de entrar a un edificio y permiten que una empresa dé instrucciones sin tener que pisar lo que a menudo es una propiedad insegura. También puede ser un gran lugar para tener recordatorios de renovaciones para asegurarse de que no haya fallas en la cobertura.

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5. Mejoras la seguridad y los beneficios del seguro.

Si bien existen otros beneficios de un ERP, la última razón que daremos es que crear uno hará que cualquier entorno de trabajo sea un lugar más seguro. Saber que usted y sus empleados están lo más seguros posible es un beneficio en sí mismo, pero cuando llegue el momento de renovar el seguro, su compañía de seguros también debe tomar nota. La mayoría de los operadores le pedirán un plan de seguridad general para obtener descuentos, pero sorprendentemente no le pedirán un ERP. Presentar uno sin que se lo solicite cuando se le solicite programas de seguridad seguramente impresionará a cualquier compañía de seguros.

Ahora que tiene cinco razones para crear un ERP, es posible que se pregunte cómo hacer el mejor posible. Si se dirige a Ready.gov , puede encontrar información excelente sobre cómo hacerlo. Al final del día, no necesita un ERP, hasta que lo necesite. Si ese día llega alguna vez, ese poco de preparación y planificación adicionales pueden salvar un negocio.

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