5 formas clave en las que los lugares de trabajo deben cambiar para afrontar el momento

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Mientras nos preparamos para ingresar a un tercer año calendario de restricciones de COVID-19 de una forma u otra, el trabajo híbrido está demostrando ser una tendencia duradera en los entornos de oficinas empresariales. Pero si bien la pandemia en curso ha contribuido a las decisiones organizativas para mantener a los empleados en casa, ya sea a tiempo completo o parcial, las investigaciones muestran que una pequeña mayoría de los trabajadores de oficina de EE. UU. Preferirían seguir con un modelo híbrido a largo plazo. Una encuesta reciente sobre el estado de la fuerza laboral de Gallup indicó que más de la mitad (54 por ciento) favorece un modelo de trabajo híbrido, y el resto prefiere el trabajo a tiempo completo en la oficina (37 por ciento) o una situación remota a tiempo completo (11 por ciento) . La misma encuesta encontró que tres de cada 10 empleados que trabajan de forma remota serían "extremadamente propensos" a buscar otro trabajo si su empresa eliminara una opción de trabajo remoto. Con el lugar de trabajo en tal cambio, ¿cómo pueden los líderes empresariales rediseñar sus espacios corporativos y estructuras de TI para adaptarse al panorama cambiante del trabajo de oficina y, al mismo tiempo, aprovechar la tecnología para garantizar que los empleados disfruten de una experiencia híbrida segura y sin problemas?

1. Reducir la fricción para los trabajadores temporales

Será fundamental que los líderes de la empresa den prioridad a la preparación de sus espacios de conferencias para facilitar el encuentro con la equidad entre los trabajadores dispersos. Apoyar eficazmente la experiencia óptima de la reunión puede comenzar por estandarizar en una sola fuente de tecnología de automatización del lugar de trabajo, en lugar de una bolsa de sorpresas con diferentes accesorios y dispositivos de una variedad de proveedores de soluciones. Los beneficios de adoptar soluciones para toda la sala de un solo proveedor para cualquier espacio de reuniones incluyen facilidad de uso constante, escalabilidad y flexibilidad para necesidades futuras.

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Un informe reciente publicado por International Data Corporation (IDC) indicó que los esfuerzos de las empresas para lograr la "paridad de experiencia" entre los empleados dentro y fuera del sitio han tenido un éxito limitado hasta ahora, con aproximadamente la mitad de las empresas encuestadas citando "algún acceso persistente o problemas de experiencia del usuario ". Asegurarse de que los empleados puedan completar constantemente las tareas diarias independientemente de su ubicación ayudará a facilitar la transición de regreso a la oficina para aquellos que se han acostumbrado a usar sus dispositivos personales para el trabajo remoto.

Otra forma en que la oficina puede reducir la fricción en las reuniones (y la frustración general de los empleados) es tomar medidas para mejorar la eficiencia del tiempo de configuración de la "mesa de trabajo". Esto podría incluir equipar los escritorios compartidos con productos que se sincronizan automáticamente para que los usuarios puedan simplemente iniciar sesión y comenzar. Si los trabajadores van y vienen, las empresas estarán mejor atendidas cuando agilicen su proceso de puesta en marcha una vez que los empleados se ubiquen en casa o en la oficina.

2. Compensar la incertidumbre con la recopilación de datos

Se ha hecho mucho ruido sobre la reducción de la huella inmobiliaria de las grandes empresas a medida que hacen la transición de sus empleados a un modelo de trabajo remoto o híbrido. Pero si bien la demanda de bienes raíces comerciales puede estar disminuyendo en general, la demanda de edificios inteligentes y versátiles puede estar aumentando. JPMorgan Chase, por ejemplo, está construyendo actualmente una imponente nueva sede en Manhattan con un " diseño universal " flexible, que se puede configurar en función de las necesidades de la empresa en un momento dado.

En el futuro, las empresas darán prioridad a los edificios con herramientas integradas que les permitan recopilar la mayor cantidad posible de datos de usuarios y uso. Esto puede incluir metadatos como el número y el horario de las reuniones, pero también la telemetría en tiempo real que mide cuántas personas hay en un piso o en una sala. Estas cifras informarán las decisiones futuras, como si la empresa necesita un gran espacio en la sala de conferencias o si las salas de reuniones más pequeñas podrían ser más eficientes. Los sensores mostrarán si hay suficientes escritorios; si las comodidades del edificio, los espacios de trabajo y los vecindarios están equipados adecuadamente; y si esos elementos se utilizan y aprecian.

3. Dar prioridad a la salud y la seguridad en la oficina.

Si bien algunas tendencias pandémicas pueden desaparecer a medida que continúan disminuyendo las tasas de infección por COVID-19, la expectativa de un entorno de oficina higiénico, completo con filtración de aire HEPA, dispositivos sin contacto, dispensadores de desinfectantes automáticos y limitaciones en la capacidad de la habitación, llegó para quedarse.

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Herramientas como la señalización digital interactiva y reactiva protegen a los trabajadores al comunicar protocolos de seguridad y saneamiento, y ofrecer orientación sobre cómo navegar por la oficina, mientras gestionan la necesidad de reuniones cara a cara y actividades simultáneas y sucesos en una parte particular de el edificio. Estos letreros también tienen el beneficio adicional de ser una innovación técnica atractiva y estéticamente agradable para compartir con los empleados cuando regresan al lugar de trabajo.

4. Apoyar a los profesionales de TI con una ciberseguridad mejorada

Con el rápido aumento del trabajo híbrido y remoto, el equipo de TI de una organización ahora tiene la tarea de administrar un ecosistema mucho más grande de dispositivos, incluidos teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles y computadoras de escritorio fuera del sitio, y plataformas de colaboración basadas en la nube, todas las cuales son Manejo de activos potencialmente sensibles de la empresa. Por esta razón, evaluar periódicamente cada nivel de la red de la empresa en busca de puntos vulnerables e invertir en una infraestructura de seguridad sólida es más crucial que nunca.

Pero ahora que algunos miembros del equipo de TI también trabajan de forma híbrida, se debe poner énfasis en los sistemas que les permitan automatizar tareas, así como solucionar problemas técnicos dentro y fuera del sitio desde lejos. Incluso las personas de TI en la oficina simplemente no pueden visitar todas las habitaciones que están bajo su competencia, ya que la lista de salas que se espera que supervisen está aumentando exponencialmente. Las soluciones en la nube que permiten a los equipos administrar y monitorear los dispositivos y salas de la empresa de forma remota resultarán invaluables para prevenir el agotamiento a medida que los modelos de trabajo híbridos continúen proliferando.

5. Fomentar una cultura de conexión

En lugar de centrarse en devolver los cuerpos a los cubículos, los responsables de la toma de decisiones de la empresa deben comunicar de manera eficaz el papel y el valor que el tiempo en persona ofrece a los empleados. El trabajo híbrido debe ser fluido y fácil de navegar, y la comunicación en persona debe tener un propósito. Las oficinas deben reconfigurarse y rediseñarse no solo como un espacio con escritorios, computadoras y salas de reuniones, sino como un lugar verdaderamente colaborativo y dinámico para reunirse y trabajar juntos, dondequiera que estén los empleados. Las conversaciones informales más frescas, las reuniones improvisadas o las conversaciones individuales y el fácil acceso para preguntas rápidas son importantes para mantener una cultura sólida en el lugar de trabajo y un sentido de cercanía.

La tecnología será la herramienta de apoyo número uno para reconfigurar con éxito la oficina para permitir el trabajo híbrido a largo plazo. Pero, en última instancia, el lugar de trabajo del futuro tendrá que ser más que un espacio para que los empleados vengan, hagan su trabajo y se vayan. Tendrá que ser reconfigurado para convertirse en un espacio donde la colaboración y la conexión son lo primero, y los empleados pueden ser transitorios sin dejar de tener los recursos que necesitan para trabajar y comunicarse juntos en persona de manera efectiva.

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Entrepreneur Leadership Network Contributor

Andrew Gross leads Crestron's video collaborations and IoT cloud business with a team of advisors to enable the future of work at companies around the globe.