Tres razones para dejar de crear informes financieros manualmente (y tres cosas para hacer en su lugar)

Si no ha automatizado este proceso, está perdiendo un tiempo precioso.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Sus finanzas son el elemento vital de su negocio. No son el tipo de cosas que debas dejar al azar. Tener un conocimiento completo le permite tomar decisiones más inteligentes al evaluar mejor sus riesgos y capacidades.

Sorprendentemente, incluso en el mundo actual impulsado por la tecnología, muchas empresas continúan creando sus informes financieros manualmente. Si bien trabajar con datos en Google Sheets o Excel puede parecer un paso adelante con respecto a la grabación en papel, aún no es su mejor opción.

Problema n. ° 1: la generación manual de informes es sorprendentemente propensa a errores

Si bien herramientas como Google Sheets y Excel pueden automatizar algunos aspectos del seguimiento de la información financiera, es increíblemente fácil que este proceso no funcione. Hay una razón por la que Microsoft tiene una página de soporte completa dedicada a detectar errores en las fórmulas de Excel .

Problemas como errores de transposición, roturas de fórmulas o problemas con un enlace de datos de origen pueden dar como resultado valores de error o cálculos finales que están muy por debajo de la base.

Si bien es relativamente fácil notar un mensaje de error, una fórmula defectuosa desarrollada manualmente podría devolver números que parecen legítimos, aunque no lo sean. Como resultado, los líderes empresariales podrían obtener una imagen extremadamente inexacta de cómo son las finanzas de su empresa.

Problema n. ° 2: los informes manuales restan valor al análisis de datos

Debido a la mayor probabilidad de que se produzcan errores en el proceso de elaboración de informes manuales, las personas involucradas en la elaboración de informes a menudo deben dedicar gran parte de su tiempo a validar los datos y asegurarse de que sean correctos.

Como explica una publicación de blog de la empresa de análisis y planificación financiera DataRails, “Hay muchos puntos de revisión que deben tener lugar al crear informes manuales. Primero, es importante revisar y validar los datos que se incluyen en el informe. Luego, una vez creados los informes, se requiere una segunda revisión del método de presentación. Esto significa que los informes manuales valoran más la revisión de la información que el análisis de la información ".

Al eliminar la oportunidad de analizar la información financiera, las empresas pueden perderse información crucial que afectaría las decisiones clave. Los datos pueden ser correctos, pero sin un análisis más profundo, no son tan útiles como podrían ser.

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Problema n. ° 3: los informes manuales requieren demasiado tiempo y recursos

Los informes financieros manuales exigen mucho el tiempo y los recursos de su equipo. Los miembros del personal deben obtener e ingresar datos financieros de una variedad de plataformas y luego validar esa información para asegurarse de que sea realmente correcta.

Muy a menudo, los miembros del equipo deben usar varios programas de software para recopilar, manipular y presentar datos, creando varios puntos de contacto donde podrían ocurrir errores. Como resultado, la validación debe ocurrir en cada etapa, desde la transferencia de datos a una hoja de cálculo de Excel hasta el momento en que se cargan como parte de una presentación.

No hace falta decir que esto puede llevar una cantidad significativa de tiempo que podría usarse para tareas de nivel superior, como analizar lo que realmente significan los datos financieros para la salud general de su empresa. De hecho, según una investigación de SmartSheet, "Casi el 70% de los trabajadores dice que la mayor oportunidad de la automatización radica en reducir el tiempo perdido en el trabajo repetitivo", y el 55% cita específicamente la recopilación de datos como un asesino de la productividad.

¿Qué puedes hacer tú en su lugar?

El uso de un sistema automatizado puede transformar completamente sus mecanismos de informes financieros. Esto no solo le permite eliminar los problemas comunes asociados con los informes financieros manuales, sino que también puede generar nuevas oportunidades que ayuden a su equipo a obtener conocimientos más profundos y prácticos.

Las siguientes son formas clave en las que puede beneficiarse de los informes financieros automatizados:

  • Generación automática de informes a intervalos regulares programados. Los sistemas avanzados de informes financieros se pueden configurar para generar informes automáticamente basados en los datos de su empresa sin entrada manual adicional. Las herramientas de automatización no solo obtienen y validan datos internamente, sino que también pueden presentarlos en informes visualmente atractivos que son fáciles de usar para los tomadores de decisiones. La capacidad de producir rápidamente informes financieros trimestrales, mensuales o incluso ad hoc facilita a los líderes analizar las fortalezas y debilidades financieras de la empresa. En lugar de centrarse en si los datos son correctos, pueden centrarse en lo que significan los números para la salud financiera de su organización.
  • Paneles interactivos en vivo. Debido a que las herramientas de automatización de datos financieros obtienen su información en tiempo real, los tomadores de decisiones pueden realizar sus propias consultas a través de un tablero interactivo en vivo. Esto permite a los usuarios obtener rápidamente información que no necesariamente se incluye en un informe estándar. Las personas de los departamentos no financieros a menudo pueden realizar estas consultas ellos mismos, lo que reduce la tensión en el departamento de finanzas y ayuda a las personas de otros sectores de la empresa a comprender las implicaciones financieras de las diferentes áreas relevantes para sus propias responsabilidades.
  • Integre pronósticos con datos en tiempo real. La previsión del flujo de caja puede ser crucial para ayudar a que una empresa se mantenga en buena situación financiera. Las herramientas automatizadas garantizan que los pronósticos de flujo de efectivo tengan en cuenta los últimos datos y presupuestos en tiempo real. Esto ayuda a que los pronósticos sean más fáciles y precisos para que los propietarios de negocios puedan tomar decisiones más sabias basadas en análisis sólidos.

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Una mejor forma de gestionar los informes financieros

Como ocurre con muchos otros aspectos de la actividad empresarial, la tecnología ha permitido que los informes financieros sean más eficientes que nunca. Al aprovechar las herramientas y los paneles automatizados que incorporan datos en tiempo real, los responsables de la toma de decisiones pueden obtener acceso a información precisa y reveladora para guiar la forma en que administran sus finanzas.

Lucas Miller

Escrito por

Entrepreneur Leadership Network VIP

Lucas Miller is the founder and CEO of Echelon Copy LLC, a media relations agency based in Provo, Utah that helps brands improve visibility, enhance reputation and generate leads through authentic storytelling.