Por qué los trucos para la gestión del tiempo en realidad no te ayudarán a gestionar tu tiempo Los buenos administradores usan hábitos, no trucos. He aquí cómo empezar.
Por Aytekin Tank •
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
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Los trucos para la gestión del tiempo están en todas partes: reduzca las reuniones. Deja de revisar tu correo electrónico. Elija un uniforme y úselo todos los días. Y eso sin contar las docenas de aplicaciones diseñadas para agilizar su vida y convertirlo en una máquina ultraeficiente para vencer la lista de tareas pendientes.
Pero la verdad es que todos los hacks y aplicaciones del mundo no son nada sin un conjunto básico de habilidades de gestión del tiempo. Como dijo Erich C. Dierdorff en un artículo para Harvard Business Review , "¿alguien esperaría seriamente que comprar un buen juego de cuchillos, equipo de cocina de alta gama e ingredientes frescos convertiría instantáneamente a alguien en un chef de cinco estrellas? Ciertamente no."
No todo el mundo es un gurú natural de la gestión del tiempo, pero tampoco muchos de nosotros nacemos como chefs profesionales; en ambos casos, estas habilidades se pueden aprender. Estas son las mejores formas de comenzar.
Desarrollar la autoconciencia
Son las 5 de la tarde. ¿Sabe adónde fue su día? Con toda probabilidad, probablemente no. Los seres humanos son notoriamente pobres para estimar cuánto tiempo lleva completar una tarea, y un estudio encontró que solo el 17 por ciento de nosotros podemos hacerlo de manera efectiva. Más allá de eso, también tendemos a subestimar la cantidad de tiempo que dedicamos a artículos de bajo rendimiento como correos electrónicos, asistir a reuniones y consultar las redes sociales.
La mejor manera de saber hacia dónde va su día es realizar una auditoría de tiempo. En el transcurso de una semana normal, use un cuaderno o una hoja de cálculo para documentar cómo está gastando su tiempo hora a hora, desde el momento en que se despierta hasta que se va a dormir. Al final de la semana, tendrá una comprensión mucho más clara de cómo realmente gasta su tiempo.
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Trate su tiempo como si fuera dinero
Su tiempo, como su dinero, es un recurso finito. Desafortunadamente, escribe Allison Rimm en HBR , "la gente rara vez presupuesta su tiempo con el rigor que aplican a sus finanzas". Pero ¿y si lo hicieran?
Una vez que haya realizado su auditoría y tenga una mejor comprensión de a dónde va su tiempo, el siguiente paso es averiguar cómo presupuestarlo. Considere categorizarlo como tiempo fijo, lo que tiene que hacer, y tiempo discrecional, lo que quiere hacer.
Si desea ser aún más organizado, Elizabeth Grace Saunders, autora de Cómo invertir su tiempo como dinero , sugiere un sistema de toma de decisiones basado en prioridades.
Primero, aclare sus prioridades escribiéndolas en orden de la más importante a la menos importante. Luego, traduzca esas prioridades en acciones planificándolas en su cronograma y evaluando si su inversión de tiempo se alinea con sus prioridades establecidas.
A continuación, elimine las actividades de las áreas de menor prioridad, lo que le permitirá reducir el costo de tiempo de sus expectativas sin sentirse culpable. Finalmente, si aún no tiene tiempo para lo más importante, refine su horario. Por lo general, esto significa recortar las áreas de alta prioridad para dejar espacio para elementos de menor prioridad pero aún esenciales.
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Tomar decisiones basadas en prioridades
Otra habilidad para desarrollar la conciencia es pensar en cómo las tareas que está haciendo ahora afectarán su futuro. Pero en lugar de ejecutar estos cálculos constantemente, lo que puede provocar fatiga en la toma de decisiones, permita que las prioridades tomen la iniciativa.
Definir sus prioridades tiene un efecto dominó en sus elecciones. Por ejemplo, se le pide que forme parte de la junta directiva de una organización que respeta. No querrás decepcionar a nadie, pero aceptar significaría sacrificar el tiempo que pasas con tu familia, que es una de tus principales prioridades. Al enmarcarlo de esta manera, su decisión ya está tomada, sin tener que pasar por el largo y ansioso problema de sopesar los pros y los contras.
Tenga en cuenta que sus prioridades probablemente cambiarán con el tiempo, y eso está bien. Revise sus objetivos y valores con regularidad para asegurarse de que sus acciones sigan alineadas con lo que es en este momento . Llevar a cabo estas reevaluaciones le ayudará a mantenerse en el camino en el que realmente quiere estar y evitará que se atasque.
Conoce tus propios ritmos
Mi empresa, JotForm, tiene más de 300 empleados y más de 10 millones de usuarios. Hacerlo crecer hasta el tamaño actual no habría sucedido si nunca hubiera aprendido a trabajar con mis propios ritmos y hubiera permitido que mis empleados hicieran lo mismo.
Encontré mis horas pico a través de muchas pruebas y errores, aunque la autora Yulia Yaganova sugiere calificar tu energía, concentración y motivación y el final de cada hora durante tres semanas. Una vez que haya identificado sus horas pico, organice su horario para completar su trabajo más creativamente intensivo dentro de sus períodos de tiempo más productivos.
En JotForm, nuestra política flexible ha dado lugar a enormes picos de productividad entre los miembros del equipo. Debido a que todo el mundo trabaja de manera diferente, aquellos que prefieren dormir hasta tarde pueden empezar a trabajar más tarde, mientras que los madrugadores pueden aprovechar sus horas más productivas mientras las cosas aún están relativamente tranquilas. Dejar que todos trabajen con sus propios ritmos eleva la moral y contribuye a una buena cultura empresarial que atrae y retiene a los mejores talentos.
Se Flexible
A veces, no importa cuán estratégicos seamos, las cosas no salen según lo planeado. Tal vez la cita con el médico duró más de lo esperado, su hijo se enfermó, su automóvil no arrancó. Estas cosas pasan.
En lugar de esforzarse por seguir un horario poco realista, permítase un poco de flexibilidad. No intente hacer su trabajo más creativo cuando esté estresado por el automóvil; en su lugar, termine algunas tareas administrativas que requieran menos espacio mental. Puede ser útil adelantarse a lo inesperado al señalar con anticipación en qué parte de su horario tiene algo de margen de maniobra para adaptarse a los cambios repentinos.
Las aplicaciones de gestión del tiempo pueden ser herramientas útiles, pero solo cuando se conocen los fundamentos primero. Piense en todos los esquemas que existen para perder peso rápidamente sin cambiar sus hábitos alimenticios o estilo de vida. Casi nunca hacen lo que prometen. Así como ponerse saludable inevitablemente implica el arduo trabajo de la dieta y el ejercicio, aprender a administrar su tiempo no sucederá mágicamente al encontrar la aplicación adecuada. Pero una vez que aprenda estas habilidades, las tendrá de por vida.
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