4 pasos para prepararse para hacer crecer su negocio con asistentes virtuales Un asistente virtual puede ayudar a llevar las cosas al siguiente nivel, lo que le permite ahorrar tiempo para concentrarse en su zona de genio.
Por Lewis Schenk •
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
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Un error común sobre ser emprendedor es que trabajar 16 horas es sexy, divertido o genial. Etiquetar esto como una insignia de honor es algo de lo que debe evitarse. Durante las primeras semanas de ser emprendedor, es posible que sienta que es Elon Musk o Steve Jobs mientras construían sus imperios, pero en realidad, para el 99% de nosotros, trabajar así simplemente no es sostenible.
Como muchos antes que yo y muchos que seguramente vendrán después de mí, caí en esta misma trampa. Estuve trabajando incansablemente desde el momento en que me desperté hasta el momento en que me fui a la cama, usando todos los sombreros del negocio que puedas imaginar.
No fue hasta que llegué al punto en que ya no podía ver a mis amigos y perderme las cenas familiares que esto se convirtió en un problema real, y supe que las cosas tenían que cambiar. Fue entonces cuando decidí contratar a mi primer asistente virtual (VA). Avance rápido casi 8 meses y un equipo de 3 asistentes virtuales más tarde, es seguro decir que esta fue una de las mejores decisiones que he tomado. Si es la primera vez que traes a un nuevo miembro del equipo, puede ser aterrador. No sabes si ellos pueden hacer las cosas de la misma manera que tú, o te preocupa que cometan errores. Créame, he estado ahí. Pero si realmente desea escalar su negocio, debe tener un gran equipo. Si no está seguro de por dónde empezar, aquí hay 4 cosas que debe hacer antes de contratar a su primer asistente virtual.
1. Documentar todo y establecer procedimientos operativos estándar (POE)
Cuando digo documentar todo, me refiero a documentar todo. Todas las tareas que realizas en el día a día, usa una herramienta en línea como Loom para registrar las tareas, y agrégalas a lo que se convertirá en tu nuevo mejor amigo: el manual de tu empresa o los procedimientos operativos estándar (SOP). Anotar cada tarea que realiza paso a paso y proporcionar un video que la acompañe asegura que no será bombardeado con un sinfín de preguntas, y su asistente virtual puede consultar el manual de la empresa en cualquier momento.
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2. Descubra las tareas más delegables
Ahora, desde el principio, su asistente virtual no podrá reemplazarlo. Sin embargo, con el tiempo, con un entrenamiento cuidadoso, pueden acercarse bastante. Ahora que ha documentado todas sus tareas, debe averiguar exactamente qué es lo que no desea hacer. Por lo general, si está siguiendo el Principio de Pareto , o la regla 80/20, desea concentrarse en el 20% más importante de las cosas y delegar el resto. Dependiendo de lo que haga, su función podría ser atender llamadas de ventas, enviar propuestas y crear contenido, mientras su VA administra sus correos electrónicos, se ocupa de los clientes, realiza prospecciones salientes o administra sus cuentas de redes sociales. La lista es interminable de lo que puede hacer que hagan; solo es cuestión de tener claro lo que quiere que hagan y lo que no quiere hacer.
3. Encuentra tu asistente virtual
Ahora, hay una gran cantidad de lugares para encontrar un asistente virtual en línea, pero no todos son iguales. Hay muchos lugares que ofrecen asistentes virtuales que no están calificados, no están capacitados y simplemente los que no desea usar. Personalmente, he utilizado UpWork, una plataforma de autónomos, y Outsource Monkey, una agencia de subcontratación. UpWork es genial, ya que puede ver los currículums de los asistentes virtuales, la experiencia laboral anterior y hacer un seguimiento de todo dentro de la plataforma. El único inconveniente es que UpWork se lleva un 20% de lo que le paga a su VA. Sin embargo, usar una empresa como Outsource Monkey hace la vida aún más fácil, ya que recibe un asistente virtual completamente capacitado y calificado que se especializa en el área de la empresa para la que desea contratar. En lugar de disparar desde la cadera y esperar lo mejor, esto último requiere mucho menos tiempo y entrenamiento de su parte, y garantiza que obtenga exactamente lo que necesita.
4. Capacitación y seguimiento
Por último, pero no menos importante, está el entrenamiento y el seguimiento . Idealmente, querrá pasar bastante tiempo con su asistente virtual al principio, capacitándolo en todas las cosas que le gustaría que hicieran. Idealmente, progrese poco a poco, comenzando con las tareas más fáciles hasta que sean completamente competentes, luego avance a la siguiente tarea. Lo último que quiere hacer es abrumar a su VA. Una vez que los haya dejado en libertad, querrá asegurarse de que todo esté registrado. No solo sus horas, sino también los KPI u objetivos que tenga para ellos. De esta manera, puede monitorear y rastrear el crecimiento del negocio, y realizar los ajustes necesarios a lo largo del camino.
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