El ROI de organizarse

"Organizarse" generalmente ocupa un lugar destacado en las listas de resoluciones de año nuevo. Desafortunadamente, al igual que hacer ejercicio y hacer dieta, los sistemas organizativos pueden caer fácilmente en febrero.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

"Organizarse" generalmente ocupa un lugar destacado en las listas de resoluciones de año nuevo. Pero al igual que hacer ejercicio y hacer dieta, los sistemas organizativos pueden caer fácilmente en febrero. Para la mayoría de la gente, de todos modos. En algún momento durante las décadas de mi carrera empresarial, me di cuenta de que mis tendencias de TOC de toda la vida no solo me ayudaron a organizar mi empresa. De hecho, hicieron que mi negocio fuera más rentable. Esto es lo que he aprendido a lo largo del camino.

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Durante más de una década, dirigí una empresa de producción que empleaba a decenas de empleados y contratistas a tiempo completo. Insistí en mantener todos nuestros activos de medios digitales meticulosamente categorizados mediante hojas de cálculo. Las imágenes se almacenarían en nuestro servidor principal antes de descargarlas en discos duros externos, de los cuales teníamos cientos.

Un día, recibí un correo electrónico de un cliente anterior que me pidió algunas imágenes que habíamos filmado hace un tiempo. Como sucedió, mi equipo sabía exactamente dónde estaba y se lo entregó al cliente de inmediato, lo que abrió una nueva oportunidad de trabajo y la repetición de negocios. Estar organizado literalmente hizo que mi empresa ganara dinero.

Es difícil fijar un número exacto al ROI de ser organizado. Dependerá del tamaño, el flujo de trabajo y las estrategias de su empresa. Pero los verdaderos beneficios son más que solo financieros, y los costos de ignorar la organización son significativos.

El costo de estar desorganizado

Las excusas para la desorganización son innumerables. El viejo chiste de tener "un sistema que solo yo entiendo" es una mala filosofía empresarial. En el mundo corporativo, los ejecutivos a menudo se enfocan en los costos finales; esta es la línea que escucho con más frecuencia cuando consultaba para agencias más grandes, ya que intentaba convencer a los ejecutivos de que migren sus datos a un sistema de administración de contenido confiable. Consideraron que los costos iniciales eran demasiado altos y descartaron una organización más estricta como opcional.

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Este es un gran error. La organización debería ser obligatoria. Hay una razón simple para esto: cuando los flujos de trabajo están organizados, los empleados y contratistas pasan menos tiempo buscando archivos y más tiempo haciendo su trabajo real.

Ese principio básico está detrás de uno de los únicos estudios sobre el frío y duro retorno de la inversión de ser organizado. Express Employment Professionals, una agencia de contratación de personal, encuestó a 18.000 líderes empresariales para descubrir que la desorganización en toda la empresa le costó al 57 por ciento de los encuestados seis horas de trabajo por semana . Los empleados desorganizados pueden costarle a su empresa más de una quinta parte de su salario real: $ 11,000 por año de sus ganancias anuales de $ 50,000. Por otra parte, un informe de la empresa de SaaS MediaValet dice que los empleados pasan el ocho por ciento de sus días laborales buscando archivos y terminan perdiendo el tiempo recreando entre el cinco y el 15 por ciento de los activos digitales de su empresa después de abandonar la búsqueda.

Los verdaderos beneficios son irrelevantes

Más allá de las finanzas, la desorganización cuesta a las empresas de formas que son imposibles de cuantificar pero que no pueden subestimarse. La mala salud mental y la desorganización van de la mano, lo que genera estrés y ansiedad innecesarios. Si un empleado pasa una hora buscando un documento antiguo y termina dedicando otra hora a recrearlo, no es solo una pérdida de tiempo y dinero, es malo para la moral.

En la era del trabajo desde casa, una organización sólida también puede acercar a los colegas. Las herramientas colaborativas facilitan que los empleados remotos y autónomos sientan que comparten el mismo espacio. En la industria creativa, esto es esencial para la colaboración creativa, que a muchos les preocupa que se debilite en una fuerza laboral remota. Después de todo, trabajar de forma remota excluye esos momentos fortuitos que ocurren cuando puedes ir a la oficina de alguien y pensar en una idea. Organizarse significa menos trabajo administrativo, por lo que su equipo puede concentrarse más en el trabajo que disfruta.

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Una cultura virtual sólida también ayuda cuando se trabaja con nuevos miembros del equipo. Significa que existe un lenguaje común establecido en el que pueden integrarse sin problemas. Nuestros cerebros están naturalmente impulsados a seguir las reglas . Una colaboración más fluida significa menos tiempo de inactividad, lo que le permite ahorrar dinero y hacer que la producción de su empresa sea más eficiente.

Un futuro inevitable

Cuando se habla de sistemas organizacionales en 2021 y más allá, es imposible ignorar la creciente popularidad del software basado en la nube e impulsado por IA . Mencioné anteriormente cómo mi compañía de producción, una vez, usó hojas de cálculo para rastrear manualmente los discos duros externos que albergaban nuestro almacenamiento de archivos. Dos décadas después, la IA puede catalogar toda esta información en la nube automáticamente, al tiempo que agrega campos de metadatos personalizados y transcripciones de audio.

La trayectoria es obvia para los observadores de la industria. Según un informe de mayo de Data Center Dynamics, durante el primer trimestre de 2020, el gasto en la nube se disparó un 37 por ciento a $ 29 mil millones durante el mismo período en 2019. Ese mismo mes, el analista de la industria Gartner predijo un aumento del 19 por ciento en el gasto en la nube por parte del finales de 2020, a pesar de que el gasto total en TI cayó un ocho por ciento debido a la pandemia. De hecho, a pesar del inquietante número de pequeñas empresas que cierran, el gasto mundial en infraestructura en la nube está aumentando .

Espero que ocurra otro pico a mediados de 2021, cuando las empresas comiencen a abrirse y los empresarios se sientan cómodos nuevamente asumiendo riesgos con nuevas empresas. Los emprendedores con visión de futuro pondrán en marcha sus nuevos proyectos con una base sólida basada en la nube.

Las razones de esto son claras: tiene un buen sentido comercial. No es ningún secreto que la nube es el futuro de la organización digital. Nadie se está moviendo en la otra dirección, aunque muchas empresas están adoptando soluciones híbridas, especialmente para colaborar con entidades independientes que se separan de las más grandes. Sin embargo, si la adopción de la nube no está en su radar, simplemente crear un sistema manual más eficiente es mejor que no hacer nada en absoluto.

Pero insto a todos los emprendedores a que examinen el software que tienen a su disposición en su industria. Es muy probable que alguien haya encontrado una manera de ahorrarle tiempo, lo que en última instancia le permitirá ahorrar dinero, acelerar su flujo de trabajo y mejorar la salud mental de su fuerza laboral. Si ese no es un ROI lo suficientemente fuerte, nada lo es.

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