5 formas en las que está saboteando la productividad de sus empleados ¿Está fortaleciendo su productividad o saboteándola?

Hay muchos artículos sobre cómo mejorar la administración del tiempo y muchos de ellos contienen excelentes consejos que las abejas obreras pueden implementar. Pero la parte de esta ecuación que se pasa por alto con demasiada frecuencia es la parte que lo involucra a usted, el líder. Ya sea que sea el propietario, el CEO, el gerente o en alguna otra posición de liderazgo, la forma en que actúa y administra a su gente tiene un impacto enorme en ellos.

Entonces, ¿está fortaleciendo su productividad o saboteándola? Aquí hay cinco errores que cometen muchos jefes que conducen a un sabotaje involuntario.

1. No estás estableciendo prioridades.

Usted le da a su subordinado directo una lista de proyectos y sus tareas para completar, junto con los plazos ideales. Delegación hecha, ¿verdad? No tan rapido. Su fecha de vencimiento asignada no se traduce en realidad en una priorización.

Tal vez la lista que proporcionó tenga todo lo que debe entregar en una semana, pero no hay una manera factible de terminar el volumen de trabajo para entonces. Si eso sucede, su proyecto más importante puede quedar relegado a un segundo plano, ya que técnicamente se vence en último lugar, mientras que las tareas menos importantes tienen prioridad involuntariamente. O su empleado podría posponer las cosas en algo crucial simplemente porque subestiman la cantidad de tiempo que tomará. Una vez que saben que están atrasados, es como si cayeran en una espiral de vergüenza por no cumplir con la fecha límite y defraudarte.

Los miembros de su equipo necesitan prioridades y, dependiendo de su experiencia, es posible que también necesiten un camino claro trazado por usted para ayudarlos a administrar su tiempo. También esté preparado para hacerles saber qué tareas pueden deslizarse un poco si es necesario, si las otras asignaciones terminan tomando más tiempo del anticipado.

Relacionado: 36 trucos de productividad increíblemente útiles

2. No tiene en cuenta que las nuevas tareas desviarán las existentes.

Los emprendedores son conocidos por ser máquinas de ideas. Si bien esto es un gran valor agregado para una empresa, en su conjunto, puede generar una tremenda ansiedad para su equipo.

Considere este escenario hipotético. Está en una reunión de la empresa y sus empleados ya tienen listas de tareas pendientes repletas, con prioridades bien establecidas. Pero luego, bola curva, vienes con una gran idea.

Incluso las ideas estelares que son buenas para el negocio pueden resultar abrumadoras, no emocionantes, para sus empleados. Al lanzarles de repente grandes ideas, sus planes actuales se ponen en peligro. Además, temerán hacer planes en el futuro, preocupados de que les arroje algo justo cuando comiencen a ejecutarse. Y lo que es peor, si no les quitas algo de su plato, sino que solo agregas, se sentirá como una rueda de hámster de tareas interminables que no pueden controlar.

Si surge algo nuevo que debería tener prioridad, debe ajustar las cargas de trabajo existentes de sus empleados en consecuencia. También debería usar un marco OKR que lo obligue a comenzar en la pista y no pivotar tan rápido.

3. No ha dominado la comunicación consciente con su equipo.

Aquí hay una pequeña y sucia verdad: la mayoría de las personas son terribles comunicadores. Incluso (o quizás especialmente) ejecutivos. Para que su equipo administre su tiempo con destreza y opere a plena capacidad, debe ser intencional acerca de cómo se comunica con ellos. A continuación se ofrecen algunos consejos:

• Considere cómo y cuándo se comunica. Si envía mensajes o correos electrónicos de Slack por la noche o los fines de semana, los miembros de su equipo se sentirán obligados a responder. En cambio, sea una buena persona y utilice las herramientas tecnológicas a su disposición para retrasar los mensajes hasta el horario laboral. Es lo correcto.

• Dales todo el contexto que tienes. A veces, en nombre de la brevedad, los líderes comparten solo los detalles necesarios de un proyecto con sus subordinados. Pero esto puede obstaculizar la capacidad de los trabajadores para trabajar de manera inteligente y comprender fundamentalmente lo que están haciendo y por qué. Más contexto solo los hará mejores (y más eficientes), así que no los defraude en esta área.

• Anime a sus empleados a que se las arreglen. Si olvidas priorizar sus listas u ofrecerles un contexto adecuado, hazles saber que deben preguntarte estas cosas. Siempre funcionará mejor si ambas partes se sienten cómodas comunicándose y aclarando expectativas, así que asegúrese de que sepan que también deben ser dueños de su lado del diálogo.

Relacionado: Cómo aumentar permanentemente su productividad

4. Espera que los empleados manejen las tareas como lo haría usted.

Ha estado en su industria durante 15 años, pero su empleado solo ha estado en ella durante cinco. Entonces, ¿por qué espera que produzcan al mismo nivel y con la misma eficiencia que usted? Esto sucede todo el tiempo y genera una tensión indebida en el empleado al tiempo que aumenta la frustración de los empleadores.

Transforme sus expectativas a los estándares. Establezca estándares con los miembros del equipo sobre la calidad y puntualidad de su trabajo. Luego, alinee lo que espera con esos estándares. Y manténgase honesto. Si no ha comunicado su estándar y ellos no cumplen, depende de usted, no de ellos.

Con el tiempo, deberían mejorar y volverse más hábiles. Pero no le dé tareas a alguien menor o sin experiencia, asumiendo que le tomarán la misma cantidad de tiempo que a usted. Además, no asuma que abordarán la tarea de la misma manera. Muchas veces, especialmente con los empleados más jóvenes, pueden encontrar una eficiencia que usted no ve, porque está en una rutina. Déles suficiente dirección, pero déjelos ser creativos. Por supuesto, la verdad evidente aquí es que esto puede llevar tiempo. Planifique adecuadamente y agregue tiempo adicional para las personas que aún están aprendiendo los conceptos básicos.

5. Estás dirigiendo su nave, no dándoles poder.

Por último, ¿cómo está abordando todos estos elementos de procedimiento? ¿Está marcando el rumbo y esperando que los empleados se alineen? Si bien el título "gerente" implica que debe administrar activamente a quienes le informan, los mejores gerentes son los que equipan a sus equipos para que se administren principalmente a sí mismos.

Así es como se ve esto. Usted establece las tareas pendientes y los plazos, junto con las prioridades. Pero haces preguntas significativas en el camino para ayudarlos a encontrar soluciones por sí mismos. Por ejemplo, puede decirle a un miembro del equipo que debe entregarle un informe antes de fin de mes. Les hace saber que es una prioridad alta y que puede tener prioridad sobre los otros elementos de su lista este mes, si es necesario.

Pero luego, les pides su plan para hacerlo antes de la fecha límite. ¿Qué pretenden abordar esta semana? ¿La próxima semana? ¿Cómo recopilarán la información necesaria? ¿Qué obstáculos podrían encontrar? Estás poniendo la pelota en su cancha, dándoles una amplia oportunidad para resolver problemas y brindándoles práctica para manejar la administración del tiempo por su cuenta. Esta es la única forma en que mejorarán y, en última instancia, se volverán autónomos.

Cuando se trata de la gestión del tiempo y la productividad de los empleados, las acciones y actitudes de los líderes ayudan o dificultan. Todos los líderes pueden hacer grandes avances mejorando su comunicación, enfocándose en el empoderamiento y estableciendo expectativas basadas en el realismo. Empiece por ahí y estará encaminado a fortalecer, no a sabotear, la productividad.

Relacionado: 10 consejos para impulsar la productividad de los empleados y disparar el rendimiento