¿Cuál es la mejor manera de realizar una reunión híbrida de gran eficacia?

Las cosas no mejorarán mágicamente a medida que las reuniones híbridas se conviertan en la nueva normalidad.

Por Faiza Hughell • Oct 15, 2021

Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.

Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales

Todos los que han asistido a reuniones de la empresa en el pasado generalmente llegaban a la conclusión obvia de que participar suele ser más doloroso de lo que vale la pena. Es fuerte, o los anfitriones de la reunión no pueden escucharlo, o prestan poca atención a quienes llaman.

Las cosas no mejorarán mágicamente a medida que las reuniones híbridas se conviertan en la nueva normalidad este año. Eso es un problema porque todos los signos, y las investigaciones, apuntan al trabajo híbrido como la nueva normalidad. Nueve de cada 10 organizaciones combinarán el trabajo a distancia y en el sitio, según una encuesta reciente de McKinsey sobre el futuro del trabajo.

Las empresas pronto descubrirán que las reuniones híbridas suelen ser más caóticas que aquellas en las que todos los participantes están a distancia. ¿Te suena familiar esta escena? Está realizando una videoconferencia en una reunión en la que un puñado de participantes en el lugar están parados frente a una pizarra, de espaldas a la cámara, hablando entre ellos, posiblemente en un idioma extranjero. Difícil de decir. Si esto fuera Netflix, activarías los subtítulos. Otros miembros del equipo desconectados están fuera de cámara en la sala, realizando múltiples tareas. Una vez finalizada la videoconferencia programada, los grupos en el lugar siguen hablando y llegan a un nuevo consenso.

Como puede imaginar, esta dinámica de reunión es algo que mi equipo de diseño de UX estudia muy de cerca. La tecnología no es la única respuesta. Creemos que nivelar el campo de juego entre los trabajadores en el sitio y los remotos en reuniones híbridas requiere dos cosas: procesos y cultura; y mejores herramientas.

¿Grandes reuniones híbridas?

Los trabajadores remotos saben que tratar de pronunciar una palabra durante las reuniones a menudo es complicado, especialmente cuando los trabajadores en el lugar no ven lo que ven y otros que marcan mientras viajan no ven nada (excepto la carretera, esperamos). Esas reuniones pueden volverse difíciles de seguir o simplemente improductivas.

Cuando eres un trabajador remoto, tienes que trabajar muy duro para mantenerte comprometido. Tienes que trabajar mucho más duro que los participantes en el sitio para estar presente y ser relevante. Tienes que encender tu video. Tienes que saludar a todos por su nombre cuando entren en la habitación.

Parece mucho trabajo, ¿no? Pero, ¿y si todos estuvieran, en efecto, en el mismo barco, incluso si están en la sala de conferencias en lugar de conectarse desde un café de la esquina? Esto puede requerir que todos usen una computadora portátil para lograr el mismo nivel de "presencia" en la reunión, no solo los que trabajan desde casa.

Otra mejor práctica emergente que vamos a probar: designaremos a una persona para que preste atención a los trabajadores remotos y ayude a facilitar su participación en reuniones híbridas. Por facilitar, no nos referimos a "agregar presión para participar", sino que el truco consiste en encontrar espacios para comentar. Incluso levantar la mano puede ayudar a generar consenso o iniciar una discusión interesante.

Además, asegúrese de que las reuniones estén planificadas en su aplicación de mensajería, donde todos sepan lo que está sucediendo, y asegúrese de que el seguimiento de la reunión vuelva al hilo de mensajes. De esa manera, los trabajadores remotos y cualquier persona que se pierda la reunión estarán siempre al día.

Mayor compromiso

El año pasado, surgió la idea de que trabajar desde casa es una experiencia muy aislante. Los trabajadores más jóvenes, en particular, pueden languidecer sin orientación y tutoría. Algunas empresas han introducido sabiamente reuniones 1: 1 y han ordenado tutorías para ayudar a los trabajadores remotos a prosperar.

McKinsey dijo que un "hallazgo notable" es que las organizaciones con fuertes ganancias de productividad durante la pandemia "apoyaron y alentaron pequeños momentos de compromiso entre sus empleados".

Esta es un área en la que creo que la tecnología colaborativa puede ayudar a mejorar el compromiso del equipo. La tecnología puede ayudar a facilitar diferentes tipos de salas de reuniones para grupos pequeños o reuniones individuales que pueden ayudar a impulsar la productividad, elevar el compañerismo y mejorar el bienestar.

¿Qué pasa con las personas que se desplazan durante las reuniones? ¿Cómo podemos aumentar su compromiso? Los participantes que necesitan moverse durante las reuniones también pueden beneficiarse de algunas mejoras en la conectividad inteligente. Facilitar el cambio de conexiones de reunión entre teléfonos y computadoras portátiles y viceversa según sea necesario, todo sin tener que volver a conectarse o interrumpir una reunión en curso, será invaluable.

Conectividad humana

Un estudio de RingCentral publicado el año pasado reveló que los empleados que trabajan para empresas que fomentan una "cultura conectada" tienen el doble de probabilidades de ser productivos cuando trabajan desde cualquier lugar en comparación con aquellos que no lo hacen. Las empresas con una cultura conectada combinan a la perfección la conectividad efectiva con el compromiso de apoyar el equilibrio entre el trabajo y la vida y brindan oportunidades frecuentes para la interacción de los empleados.

Suena ideal. Pero, ¿qué pasa si una empresa aún no ha establecido una cultura conectada? ¿Cómo podemos ayudar? El estudio apunta a acciones que las empresas con una cultura conectada pueden tomar para ayudar a los miembros de su equipo remoto a sentirse más conectados. Las acciones más comunes citadas por los empleados incluyen la comunicación frecuente con los empleados (50%), herramientas de colaboración mejoradas (26%), happy hours virtuales (24%) y chats entre pares (22%). Algunas de estas son cosas que puede implementar ahora.

Permitir excelentes reuniones híbridas es una combinación de diseño de UX, características de producto atractivas, capacitación, cumplimiento de las mejores prácticas y personas que aprenden a hacer cosas interesantes con la plataforma.

Necesitamos concentrarnos en envolver nuestras mentes en torno a la conectividad y construir una cultura conectada. Desde el punto de vista del producto, debemos cumplir con todos los trabajos funcionales, sociales y emocionales necesarios para llevar a cabo reuniones híbridas exitosas. Debemos implementar estos trabajos de una manera muy atractiva para hacer realidad nuestra visión de conectividad. No queremos que ningún participante de la reunión sienta que no se le escucha ni se le entiende.

Mejorar las reuniones híbridas requerirá bastante tiempo, paciencia y cambios de proceso. ¿Cuáles de estos cambios le gustaría ver para que las reuniones híbridas de su empresa sean una experiencia más atractiva y productiva?

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