5 formas sencillas en las que su empresa puede ahorrar dinero en tecnología

¿Es posible ahorrar dinero en tecnología empresarial sin comprometer el crecimiento? Absolutamente.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Comprender la tecnología que usa (o no usa) en la oficina es vital para cualquier emprendedor. Algunos tienden a perseguir las últimas ofertas de alta tecnología disponibles en un esfuerzo por mantenerse al día con los competidores. Otros son reacios a dejar atrás la tecnología que han estado usando durante años.

En realidad, muchas empresas pueden ahorrar dinero sin dañar su potencial de crecimiento cambiando la forma en que usan la tecnología, especialmente cuando se trata de reconocer soluciones tecnológicas obsoletas o ineficientes que deben descartarse. Unas cuantas transiciones inteligentes le ayudarán a reducir costos y a mejorar la eficiencia para que pueda estar preparado para un mayor crecimiento en el futuro.

1.Haga un mayor uso de su teléfono inteligente

"Hay una aplicación para todo" puede haberse convertido en un cliché, pero para los propietarios de pequeñas empresas, es un cliché que vale la pena investigar un poco más. ¿Por qué tener un escáner o una máquina de fax cuando puede usar su teléfono inteligente para escanear documentos? En lugar de enviar una factura a su cliente después de brindarle un servicio, puede usar un software de punto de venta para aceptar pagos directamente en su teléfono.

Las aplicaciones empresariales para teléfonos inteligentes cubren casi todos los nichos de software , desde la contabilidad y la gestión de proyectos hasta las ventas y el marketing. Al adoptar el uso de su teléfono inteligente en sus operaciones comerciales, puede volverse completamente móvil y administrar el trabajo desde cualquier lugar. Esto también le permite deshacerse de equipos y software obsoletos que son menos eficientes.

2. Considere la posibilidad de utilizar el "escritorio compartido" o el teletrabajo

La pandemia aceleró el aumento del trabajo remoto como nunca antes, y abrió los ojos de muchos propietarios de negocios a los posibles ahorros de costos de no alquilar un gran espacio de oficina. Al mismo tiempo, muchos sintieron que tener una fuerza laboral completamente remota también traía consigo desventajas inherentes, como la falta de conexión entre los miembros del equipo que podría hacer que la cultura de la empresa y la innovación se desvanecieran.

Sin embargo, la oficina versus el trabajo desde casa no tiene por qué ser una solución. Muchas empresas están adoptando el " hot-desking " para adoptar la flexibilidad y, al mismo tiempo, animar a sus equipos a entrar en la oficina. Los empleados pueden ir y venir en el momento que sea mejor para ellos. En lugar de segregar departamentos, pueden ocupar cualquier escritorio disponible.

Si bien esto requiere asegurarse de que cada escritorio tenga la configuración de equipo adecuada para cualquier miembro del equipo, puede permitirle reducir la cantidad de espacio de oficina que necesita y, al mismo tiempo, respaldar una mayor demanda de flexibilidad entre el hogar y el trabajo.

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3. Reciba llamadas telefónicas a través de VoIP

Tener un número de teléfono exclusivo donde los clientes puedan comunicarse con usted es esencial para cualquier negocio, pero hoy en día, pagar una tarifa adicional por un teléfono fijo es un gasto del que su empresa puede prescindir. La alternativa: Voz sobre Protocolo de Internet o VoIP.

Como Dean Genge, director ejecutivo del proveedor de servicios de TI administrados Ascent Data , explicó en un correo electrónico, "VoIP permite a las empresas realizar y recibir llamadas telefónicas utilizando su conexión a Internet en lugar de depender de un teléfono fijo. Muchos de estos sistemas están completamente basados en la nube, lo que significa que no es necesario instalar ningún hardware; en cambio, las empresas pueden usar el equipo de Internet que ya tienen en el sitio para ahorrar dinero y, al mismo tiempo, mejorar su capacidad para atender a sus clientes ".

La VoIP basada en la nube incluso se puede sincronizar con teléfonos móviles para que pueda recibir llamadas cuando esté fuera de la oficina. Algunas estimaciones concluyen que esto puede reducir los gastos de comunicaciones mensuales hasta en un 50% .

4. Automatizar, automatizar, automatizar

Si bien puede parecer que pagar por las herramientas de automatización aumenta los gastos de su negocio, el valor de aumentar la eficiencia no puede subestimarse. La investigación de McKinsey concluye que "la mitad de las actividades por las que se paga a las personas a nivel mundial podrían, en teoría, automatizarse utilizando tecnologías actualmente demostradas. […] Entre casi cero y el 30% de las horas trabajadas a nivel mundial podrían automatizarse para 2030, dependiendo de la velocidad de adopción ".

Aunque existen algunas preocupaciones sobre estos avances que desplazan a los trabajadores, los dueños de negocios inteligentes entienden que la automatización en realidad les permite a sus empleados dedicar más tiempo a tareas de alto nivel que impulsan la productividad y la rentabilidad. Por ejemplo, las herramientas de automatización que ayudan en la recopilación y el procesamiento de datos brindarán a los propietarios de negocios datos precisos para una toma de decisiones más rápida y efectiva.

5.Hacer de la TI y la ciberseguridad una máxima prioridad

Nuestra dependencia cada vez mayor de la tecnología también conlleva una parte justa de los riesgos. Una cuarta parte de los propietarios de pequeñas empresas informan haber gastado más de $ 10,000 para resolver un solo ataque exitoso, y un número similar informó haber perdido negocios después de una infracción cibernética. Además, el 45% de las pequeñas y medianas empresas experimentan de cinco a 16 horas de inactividad debido a una violación de datos, y el 12% experimenta hasta 48 horas.

Ya sea como resultado de una estafa de phishing, el robo de la contraseña de un empleado o un ataque exitoso de ransomware, ningún propietario de negocio puede permitirse prescindir de la administración de TI y ciberseguridad que proteja su tecnología. Las pequeñas empresas suelen ser un objetivo principal porque cuentan con una seguridad menos sólida que las grandes empresas de nivel empresarial. Ignore la ciberseguridad bajo su propio riesgo.

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La forma en que su empresa utiliza la tecnología tendrá una gran influencia en su futuro. Al adoptar herramientas tecnológicas que reducen los costos y lo ayudan a trabajar de manera más eficiente, podrá brindar mejores resultados para sus clientes. Cuando se usa correctamente, la tecnología lo ayuda a trabajar de manera más inteligente al tiempo que reduce su carga de trabajo general, algo que todos los propietarios de negocios pueden apreciar.