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Hot-desking, una nueva experiencia para teletrabajar

Conoce este sistema en que el empleado reserva su estación de trabajo y la libera, reduciendo el espacio de oficina hasta 50%.
Hot-desking, una nueva experiencia para teletrabajar
Crédito: Depositphotos.com
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La movilidad de un empleado para operar desde distintos puntos está haciendo que los expertos evolucionen la manera en que trabajamos. Hoy, existen oficinas virtuales, oficinas físicas bajo demanda, oficinas físicas abiertas o cerradas. Dentro de este universo de nuevas experiencias está extendiéndose el llamado “hot-desking”.

Se trata de estaciones de trabajo que utilizan varias personas simultáneamente y que no ocupan grandes espacios. Puede ser un escritorio simple o una zona de trabajo donde los lugares están asignados por tiempo de trabajo. De acuerdo con un reporte de LaInformacion.com, esta modalidad está causando sensación en Europa y Estados Unidos.

Según esta fuente, el esquema funcionaría de la siguiente manera: María llega a la oficina y se dirige al “punto de encuentro del equipo donde los compañeros socializan y guardan sus cosas”. Deja su abrigo en su casillero y de él saca una “hotbox”, un archivero con ruedas y asas en el que puede guardar documentos y sus pertenencias. Luego revisa la lista para ubicar el “hot desk” que se le ha asignado para ese día o que reservó previamente en el “hotelling”. Ajusta la altura de su silla, conecta su computadora, su teléfono y de su caja-archivador con ruedas, sacará lo que requiera para trabajar. Una vez que termine su trabajo, dejará libre el “hot desk” para que alguien más pueda laborar.

Una oficina física tradicional utiliza realmente entre el 30% y 45% de su espacio, por lo que este sistema no sólo es eficaz, también reduce los costos de operación debido a que las empresas podrían reducir al 50%  la cantidad de espacio que utilizan.

Grandes corporativos ya usan este tipo de sistema de teletrabajo y es común ver la reservación de salas de juntas, sistema bajo el cual podrían operar muchos lugares de trabajo en el futuro cercano. Las Pymes tienen un campo de acción interesante, especialmente con su fuerza de ventas, que puede tocar base en la estación y seguir su ruta.

En México, la firma especializada Regus llama a este sistema “Campus Corporativo”. Consiste en espacios de trabajo destinados para quienes no necesitan un lugar fijo en la oficina, porque la mayor parte de su tiempo está en la calle. Por ejemplo, en un edificio de oficinas, existe una con cuatro estaciones de trabajo que puede ser utilizada por ocho y hasta 12 personas de la misma empresa, disminuyendo así el costo total porque no es necesario rentar la oficina completa. Estas estaciones de trabajo incluyen: Internet, el espacio de trabajo y teléfono.

El costo de cada estación de trabajo va desde 519 USD (incluyendo teléfono, Internet y el espacio de trabajo).

Si te parece que esto es más una moda, recuerda que el objetivo de las oficinas está cambiando y tiende a la socialización para la cohesión de equipos y unificación de los objetivos, no para permanecer ocho horas sentado frente al monitor.

A esto es a lo que hoy se le conoce como “tercer lugar”, un espacio que no es ni tu casa ni tu oficina, desde donde puedes laborar siempre y cuando tengas una conexión a Internet y computadora.

¿Implementarías el mecanismo de “hot-desk” en tu oficina? ¿Con qué tipo de empleados y para qué funciones?