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Consejos prácticos sobre correo electrónico

Ahorra tiempo y favorece el balance final del negocio: elabora una biblioteca de mensajes machote, bien redactados, coherentes y anima a tu personal a usarla
Consejos prácticos sobre correo electrónico
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1 Elabora un conjunto de plantillas en línea que garantice la calidad y continuidad del correo electrónico saliente. A medida que tu empresa vaya creciendo podrás ver que tus contactos más importantes de correo electrónico están repartidos en las libretas de direcciones del personal de ventas, de distribuidores y responsables de reventas, del personal de atención al cliente y de muchos otros.

No permitas que cada miembro de la empresa configure un mensaje de correo electrónico específico para cada asunto: se malgasta tiempo y supone un riesgo para el balance final del negocio (sin mencionar el potencial riesgo de responsabilidad).

¿Cómo puedes evitarlo?

Haz que estas personas, algo dispersas en su trabajo, elaboren mensajes coherentes, bien redactados, con el formato requerido y en el momento adecuado. Redacta varios mensajes tipo de correo electrónico y colócalos en un lugar concreto de la red de tu empresa (o en un sitio administrado por terceros), y anima al personal, a los distribuidores, a voluntarios o a cualquier persona pertinente a utilizar la biblioteca de mensajes.

2. Clasifica por colores el calendario o la bandeja de entrada. Esto supone un esfuerzo inicial, pero vale la pena. Selecciona la gama de colores según tus requerimientos. ¿Necesitas distinguir con rapidez entre información pública y privada? ¿O quizá deseas localizar fácilmente las reuniones obligatorias y las opcionales?

Una vez analizadas tus necesidades de trabajo, edita las etiquetas del calendario de forma que transmitan el tipo de información que consideras importante. La edición del esquema de codificación por colores en el calendario de Outlook es muy fácil. Sólo tienes que seleccionar Editar/Etiqueta/Editar etiquetas, darle un nuevo nombre a las etiquetas y hacer clic en Aceptar.

? Para hacer que los mensajes de distintos remitentes aparezcan en colores diferentes, selecciona Herramientas/Organizar/Usar colores. Escribe el nombre del remitente y el color donde se indique y haz clic en Aplicar color.

? Dentro del correo electrónico, puedes utilizar la función Formato automático para que los correos electrónicos de distintos remitentes aparezcan en colores diferentes. Los mensajes de tu jefe pueden ir en rojo, por ejemplo. Los que te envían sólo a ti, en azul; y los mensajes de una lista de distribución, en gris claro. Selecciona Herramientas/Organizar/Usar colores. Escribe el nombre del remitente y el color donde se indique y haz clic en Aplicar color.

? Para ver las reglas de codificación por colores, haz clic en Formato automático en la parte superior derecha del panel Organizar.

? También puedes utilizar marcas de seguimiento de distintos colores. Por ejemplo, utiliza marcas rojas para asuntos financieros o facturas por pagar, azules para los vendedores y anaranjadas para las marcas de seguimiento de correos personales. Puedes darte lujo con los colores, pero no uses más de cinco.

3. Cambia el asunto de los mensajes en el correo entrante para facilitar tu archivo, búsqueda y clasificación. Antes solía pensarse que el correo electrónico entrante era sagrado, es decir, que no se podía tocar. Pero ahora sé que puedo cambiar el asunto y que ese cambio supone una gran ventaja a la hora de ordenar y archivar los mensajes. A continuación se indica cómo hacerlo: No podrás cambiar un asunto en el panel de vista previa. Debes hacer doble clic en el mensaje y abrirlo antes de realizar los cambios. Cuando intentes cerrarlo, Outlook te preguntará si deseas guardar los cambios. (Otra forma es hacer clic en Editar y seleccionar Editar Mensaje para realizar los cambios.) También puedes editar el cuerpo del mensaje si quieres, por ejemplo, borrar aquellos fragmentos que no deseas conservar o añadir comentarios propios.

4. Elabora vistas y campos personalizados. No todo el mundo necesita personalizar el campo Contactos, pero si de repente te das cuenta de que debes utilizar una y otra vez el campo Notas para encontrar la misma información o de que saltas de pantalla en pantalla buscando datos relacionados, a continuación se ofrece una forma de facilitarte la labor:

? Empieza desde una vista que desees actualizar. En este caso, queremos configurar una variación de la vista predeterminada de la Lista de teléfonos, de la que puedes obtener acceso seleccionando Ver/Organizar por/Vista actual/Lista de teléfonos.

? Para empezar a personalizar, selecciona Ver/Organizar por/ Personalizar y, a continuación, haz clic en el botón Campos. A la izquierda verás una lista de campos disponibles y a la derecha, la lista de campos que se encuentran en ese momento en la vista. Para eliminar un campo de la vista, selecciona y haz clic en Quitar.

? Una vez que has eliminado los campos que no necesitas, selecciona los que desees de la lista de la izquierda y haz clic en Añadir. Para añadir un campo personalizado, haz clic en el botón Nuevo campo. En el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla escribe un nombre, selecciona un tipo de campo (por ejemplo, Texto, Número o Fecha) y, si así lo requieres, un formato para los datos.

? A continuación, guarda la vista seleccionando Ver/Organizar por /Vista actual/Definir vistas y resaltando Configuración actual de la vista. Haz clic en Copiar, escribe un nombre para la vista y después haz clic en Aceptar.

La vista que has configurado aparecerá en el menú Ver/Organizar por/Vista actual.

? Para añadir un campo personalizado, haz clic en el botón Nuevo campo y escribe el nombre en el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla. Dale un nombre y guarda la nueva vista, ésta aparecerá como opción en el menú Vista actual.

5. ¿Puedo recuperar un mensaje que ya haya enviado? Sí, dependiendo de la situación. Si el destinatario utiliza Outlook, si ambos utilizan Microsoft Exchange Server y si el mensaje no ha sido todavía abierto puede que tengas suerte. Abra la carpeta Elementos enviados, localiza el mensaje y haz doble clic en él para abrirlo. Ve a Acciones/Recuperar este mensaje. Si el mensaje todavía no ha sido abierto se te dará la opción de borrarlo o sustituirlo por uno nuevo. Nota: Si Outlook dice que ?No se recibió informe de lectura de este mensaje de ninguno de los destinatarios?, esto no quiere decir que el destinatario no lo haya visto. Es posible que no utilice Outlook o Exchange Server, razón por la cual la función de recuperación no resulta válida.

6. Utiliza tarjetas de presentación. Considérelas vallas publicitarias en miniatura. A continuación se explica de qué modo:

? Haz clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haz clic en la ficha Formato de correo.

? En Firma, haz clic en Firmas y después en Nueva.

? Selecciona las opciones que desees y haz clic en Siguiente.

? En Opciones de vCard, selecciona una tarjeta (vCard) de la lista o haz clic en Nueva vCard del contacto.

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La startup chilena que lleva los idiomas a las cafeterías llegó a México

Poliglota

Hace 10 años, en 2009, José Sánchez y Carlos Aravena, en ese entonces alumnos de la Universidad Católica de Chile, decidieron crear un nuevo modelo educativo para la enseñanza y aprendizaje de idiomas, proyecto al que más tarde se sumaría Nicolás Fuenzalida. Y es que, durante años, intentaron aprender inglés a través del método tradicional: en una escuela de idiomas, con el clásico método de memorización, materiales que no se actualizan constantemente y los típicos exámenes en papel, pero nunca fueron capaces de lograr una conversación fluida.

Tras 5 años de desarrollo y perfeccionamiento, estos 3 emprendedores finalmente lograron su cometido: crear un método innovador de enseñanza de idiomas y levantar recursos por un monto de 300,000 dólares de un Fondo de Inversión suizo para lanzar al mercado chileno su startup, a la que llamaron Poliglota.

Fue tal el éxito de Poliglota en Chile que al poco tiempo vino la internacionalización. En 2018, la compañía arribó a México, uno de los mercados más importantes en Latinoamérica, debido a su vecindad con Estados Unidos, que es su principal socio comercial; y más tarde llegaron a Perú. El próximo año, Aravena y sus socios tienen pensado abrir operaciones en Brasil, el gigante de la región; así como consolidar su presencia en México, país donde solo el 5% de su población habla fluidamente el idioma inglés, aunque dicho porcentaje es más alto que el de Latinoamérica, que es de solo 2%.

Poliglota

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Para ello, la startup chilena pretende levantar, en el segundo semestre del año, entre 3 y 5 millones de dólares (mdd) de Fondos de Inversión de México, Chile y Miami. 

“Esta segunda ronda para levantar recursos se abrió en agosto pasado y se cierra en enero de 2020. Hemos decidido abrir las puertas de Poliglota a inversionistas de Fondos de Inversión que quieran sumarse para continuar con nuestra expansión en Chile y México, donde nuestra metodología ha tenido una alta demanda; queremos ser más agresivos en estos mercados y también abrir operaciones en Brasil, que igualmente es un gran mercado, al que queremos llegar. Vamos con todo”, subrayó Sánchez, en entrevista con Alto Nivel.

Hoy, Poliglota cuenta con 500 profesores y 12,000 estudiantes, de los cuales 4,000 alumnos se encuentran en México y el 90% de estos estudia el idioma inglés. “Este año vamos a cerrar con 8,000 alumnos en Ciudad de México y en 2020, año en que abriremos operaciones en Monterrey y Guadalajara, el objetivo es alcanzar la cifra de 20,000 estudiantes; queremos convertir a México en un país bilingüe”, indicó el fundador de Poliglota.

Poliglota

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Del aula a la cafetería

Pero ¿qué hace a Poliglota tan diferente del resto de las escuelas de idiomas? Primero, ofrece clases de inglés, francés, italiano, alemán y portugués en grupos pequeños, de 3 a 8 estudiantes por grupo, que garantizan un feedback personalizado del profesor; segundo, los profesores son expertos en el idioma y están preparados para enseñar, corregir y alentar el avance del alumno; tercero, los grupos son nivelados, es decir, están conformados con personas que tienen el mismo nivel, lo que facilita la conversación, sin miedo a equivocarse; cuarto, el método se centra en la práctica real de capacitar para la comunicación; quinto, las clases se imparten en cafeterías cercanas a la casa u oficina de los estudiantes, que son ambientes sociales que invitan a la conversación; y, por último, las clases (2 por semana de 90 minutos) se toman en horarios pensados para que no interfieran con las actividades de las personas. 

“Algo muy importante es que contamos con profesores de diferentes nacionalidades: Gran Bretaña, India, Lituania, Italia, Alemania, Francia, Portugal, México, Estados Unidos, entre muchos otros. Estamos en un mundo global y te puede tocar hablar inglés u otro idioma con alguien de otro país que tiene una pronunciación diferente y no entender nada, no lograr comunicarte. Pero no solo eso, nuestros profesores son gente interesante, con distintas profesiones, que nosotros preparamos y que pueden aportar otro tipo de conocimientos y experiencias a nuestros alumnos. En los niveles básicos, nuestros profesores hablan muy bien el español, pues muchos de ellos son mexicanos y latinoamericanos, pero a medida que se avanza los maestros son de otros países, que no hablan nada de español”, explicó Sánchez.

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Todo parece indicar que esta startup chilena tiene un futuro promisorio dentro de la industria de la enseñanza de idiomas, cuyo valor de mercado a nivel global se estima en más de 20,000 mdd. Y México será clave de ese futuro.

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