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Consejos prácticos sobre correo electrónico

Ahorra tiempo y favorece el balance final del negocio: elabora una biblioteca de mensajes machote, bien redactados, coherentes y anima a tu personal a usarla
Consejos prácticos sobre correo electrónico
Crédito: Depositphotos.com
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1 Elabora un conjunto de plantillas en línea que garantice la calidad y continuidad del correo electrónico saliente. A medida que tu empresa vaya creciendo podrás ver que tus contactos más importantes de correo electrónico están repartidos en las libretas de direcciones del personal de ventas, de distribuidores y responsables de reventas, del personal de atención al cliente y de muchos otros.

No permitas que cada miembro de la empresa configure un mensaje de correo electrónico específico para cada asunto: se malgasta tiempo y supone un riesgo para el balance final del negocio (sin mencionar el potencial riesgo de responsabilidad).

¿Cómo puedes evitarlo?

Haz que estas personas, algo dispersas en su trabajo, elaboren mensajes coherentes, bien redactados, con el formato requerido y en el momento adecuado. Redacta varios mensajes tipo de correo electrónico y colócalos en un lugar concreto de la red de tu empresa (o en un sitio administrado por terceros), y anima al personal, a los distribuidores, a voluntarios o a cualquier persona pertinente a utilizar la biblioteca de mensajes.

2. Clasifica por colores el calendario o la bandeja de entrada. Esto supone un esfuerzo inicial, pero vale la pena. Selecciona la gama de colores según tus requerimientos. ¿Necesitas distinguir con rapidez entre información pública y privada? ¿O quizá deseas localizar fácilmente las reuniones obligatorias y las opcionales?

Una vez analizadas tus necesidades de trabajo, edita las etiquetas del calendario de forma que transmitan el tipo de información que consideras importante. La edición del esquema de codificación por colores en el calendario de Outlook es muy fácil. Sólo tienes que seleccionar Editar/Etiqueta/Editar etiquetas, darle un nuevo nombre a las etiquetas y hacer clic en Aceptar.

? Para hacer que los mensajes de distintos remitentes aparezcan en colores diferentes, selecciona Herramientas/Organizar/Usar colores. Escribe el nombre del remitente y el color donde se indique y haz clic en Aplicar color.

? Dentro del correo electrónico, puedes utilizar la función Formato automático para que los correos electrónicos de distintos remitentes aparezcan en colores diferentes. Los mensajes de tu jefe pueden ir en rojo, por ejemplo. Los que te envían sólo a ti, en azul; y los mensajes de una lista de distribución, en gris claro. Selecciona Herramientas/Organizar/Usar colores. Escribe el nombre del remitente y el color donde se indique y haz clic en Aplicar color.

? Para ver las reglas de codificación por colores, haz clic en Formato automático en la parte superior derecha del panel Organizar.

? También puedes utilizar marcas de seguimiento de distintos colores. Por ejemplo, utiliza marcas rojas para asuntos financieros o facturas por pagar, azules para los vendedores y anaranjadas para las marcas de seguimiento de correos personales. Puedes darte lujo con los colores, pero no uses más de cinco.

3. Cambia el asunto de los mensajes en el correo entrante para facilitar tu archivo, búsqueda y clasificación. Antes solía pensarse que el correo electrónico entrante era sagrado, es decir, que no se podía tocar. Pero ahora sé que puedo cambiar el asunto y que ese cambio supone una gran ventaja a la hora de ordenar y archivar los mensajes. A continuación se indica cómo hacerlo: No podrás cambiar un asunto en el panel de vista previa. Debes hacer doble clic en el mensaje y abrirlo antes de realizar los cambios. Cuando intentes cerrarlo, Outlook te preguntará si deseas guardar los cambios. (Otra forma es hacer clic en Editar y seleccionar Editar Mensaje para realizar los cambios.) También puedes editar el cuerpo del mensaje si quieres, por ejemplo, borrar aquellos fragmentos que no deseas conservar o añadir comentarios propios.

4. Elabora vistas y campos personalizados. No todo el mundo necesita personalizar el campo Contactos, pero si de repente te das cuenta de que debes utilizar una y otra vez el campo Notas para encontrar la misma información o de que saltas de pantalla en pantalla buscando datos relacionados, a continuación se ofrece una forma de facilitarte la labor:

? Empieza desde una vista que desees actualizar. En este caso, queremos configurar una variación de la vista predeterminada de la Lista de teléfonos, de la que puedes obtener acceso seleccionando Ver/Organizar por/Vista actual/Lista de teléfonos.

? Para empezar a personalizar, selecciona Ver/Organizar por/ Personalizar y, a continuación, haz clic en el botón Campos. A la izquierda verás una lista de campos disponibles y a la derecha, la lista de campos que se encuentran en ese momento en la vista. Para eliminar un campo de la vista, selecciona y haz clic en Quitar.

? Una vez que has eliminado los campos que no necesitas, selecciona los que desees de la lista de la izquierda y haz clic en Añadir. Para añadir un campo personalizado, haz clic en el botón Nuevo campo. En el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla escribe un nombre, selecciona un tipo de campo (por ejemplo, Texto, Número o Fecha) y, si así lo requieres, un formato para los datos.

? A continuación, guarda la vista seleccionando Ver/Organizar por /Vista actual/Definir vistas y resaltando Configuración actual de la vista. Haz clic en Copiar, escribe un nombre para la vista y después haz clic en Aceptar.

La vista que has configurado aparecerá en el menú Ver/Organizar por/Vista actual.

? Para añadir un campo personalizado, haz clic en el botón Nuevo campo y escribe el nombre en el cuadro de diálogo que aparecerá en pantalla. Dale un nombre y guarda la nueva vista, ésta aparecerá como opción en el menú Vista actual.

5. ¿Puedo recuperar un mensaje que ya haya enviado? Sí, dependiendo de la situación. Si el destinatario utiliza Outlook, si ambos utilizan Microsoft Exchange Server y si el mensaje no ha sido todavía abierto puede que tengas suerte. Abra la carpeta Elementos enviados, localiza el mensaje y haz doble clic en él para abrirlo. Ve a Acciones/Recuperar este mensaje. Si el mensaje todavía no ha sido abierto se te dará la opción de borrarlo o sustituirlo por uno nuevo. Nota: Si Outlook dice que ?No se recibió informe de lectura de este mensaje de ninguno de los destinatarios?, esto no quiere decir que el destinatario no lo haya visto. Es posible que no utilice Outlook o Exchange Server, razón por la cual la función de recuperación no resulta válida.

6. Utiliza tarjetas de presentación. Considérelas vallas publicitarias en miniatura. A continuación se explica de qué modo:

? Haz clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haz clic en la ficha Formato de correo.

? En Firma, haz clic en Firmas y después en Nueva.

? Selecciona las opciones que desees y haz clic en Siguiente.

? En Opciones de vCard, selecciona una tarjeta (vCard) de la lista o haz clic en Nueva vCard del contacto.

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