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Administra tu tiempo

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Administra tu tiempo Administra tu tiempo Diversos m?todos El tiempo es oro Procura el equilibrio En contexto

Administra tu tiempo

Dispones de 24 horas al d?a para desarrollar actividades en lasdiversas ?reas que integran tu vida... ¿cu?ntas, enrealidad, aprovechas?

Por Adriana Reyes

La administraci?n del tiempo es uno de los temas recurrentes en el mundolaboral. Un estudio sobre productividad, realizado por la Universidad de Tokio,demostr? que el trabajador promedio pierde entre 25 y 35 por ciento desu tiempo productivo, pues retrasa la realizaci?n de tareas medularespor errores en sus sistemas de organizaci?n.

&flashquotPor ello, es relevante aprender m?todos que nos permitan administrarnoscorrectamente en el tiempo: en nuestras actividades laborales, profesionales,sociales, f?sicas, fisiol?gicas, espirituales y familiares, loque redundar? positivamente en nuestra calidad de vida&flashquot, dice RicardoRicardez, titular del taller Gesti?n en el Tiempo que se imparteen el Instituto Tecnol?gico y de Estudios Superiores de Monterrey(ITESM).

Luis Ram?n Álvarez, director de Grupo Lidex, empresa dedicada ala capacitaci?n de recursos humanos y mejora de procesosadministrativos, sugiere dividir en dos grandes grupos las actividades que deberealizar diariamente una persona.

El primero se conforma de las actividades urgentes o inmediatas. El segundo serefiere a las acciones que nos llevan a cumplir nuestros objetivos de vida, esdecir, las que agregan valor a nuestra calidad de vida.

Diversos m?todos

Stephen Covey, en su libro Primero lo primero (editorialPaid?s), explica que existen cuatro cuadrantes en los que toda personadesarrolla sus actividades.

* 1º. Lo urgente e importante. Área que ocupan las crisis,los problemas apremiantes, las tareas que se vencen.

* 2º. No urgentes, pero importantes. Espacio para laprevenci?n, la planificaci?n, la recreaci?n, parareconocer y aprovechar nuevas oportunidades.

* 3º. No importante, pero urgente. Es el campo de lasinterrupciones, de las reuniones improductivas y no esenciales, peronecesarias.

* 4º. No urgente, no importante. Destinado a las trivialidades, lap?rdida del tiempo.

&flashquotMuchas de las personas que afirman que el tiempo no les rinde en lo absolutoest?n ubicadas en los cuadrantes uno y tres. Es peligroso cuando se hacede este desempeño un estilo de vida. Resulta desgastante y pocofruct?fero. A mediano plazo resulta insostenible&flashquot, afirmaÁlvarez, del ITESM.

Una persona que desee optimizar su tiempo, agrega el especialista, debe centrarsu vida en el cuadrante dos, es decir, dedicar la mayor parte del tiempo a loimportante.

El tiempo es oro

De acuerdo con Grupo Lidex, las siguientes acciones forman parte de unm?todo para manejar el tiempo adecuadamente:

Planear. Haz una lista de objetivos a cumplir. Veinte minutos diarios deplaneaci?n pueden ayudarte a ahorrar una hora. Llevarlo a cabodiariamente te ahorrar? cinco horas a la semana, lo que significa 250horas al año, m?s de dos semanas extra de tiempo para alcanzartus objetivos.

Jerarquizar. Decide qu? actividades son las m?simportantes que deben encabezar la lista de actividades diarias. Algunaspersonas llevan a t?rmino todas las tareas posibles que aparecen en sulista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividades baja debido a que las tareas que desempeñan, en su mayor?a,son prioridad C, es decir, se pueden delegar (las A son las metas urgentesmientras que las B, de mediano valor).

Seguimiento. Haz las cosas de acuerdo con lo planeado y verifica lospasos de cada objetivo.

Seg?n los especialistas, las ventajas de un ?ptimo manejo deltiempo son significativas:

* Los empleados realizan m?s tareas en suhorario.

* Los departamentos y equipos cumplen las fechas de los proyectoscon mayor facilidad.

* La empresa atiende m?s clientes sin aumentarel personal, los equipos o el espacio de oficina.

* Los gerentes destinanm?s tiempo a la b?squeda de oportunidades y menos a luchar con elpapeleo o a atender reuniones improductivas.

El calendario marca el pr?ximo inicio de 2004. Empieza ya a administraruno de los m?s preciados recursos con los que puedes contar: tu tiempo.

Procura el equilibrio

¿Ha o?do hablar del Karoshi? Si es as?, ojal? que nosea por una experiencia cercana. Se trata del t?rmino japon?s quese utiliza para denominar la muerte por exceso de trabajo.

De acuerdo con la Organizaci?n Mundial del Trabajo, Jap?n es unade las naciones con m?s altos niveles de mortandad entre hombres deentre 35 y 50 años de edad, quienes sometidos a altos niveles deestr?s --derivados de largas jornadas laborales, con altos niveles depresi?n y un fuerte sentido de autoexigencia -- sufren colapsosgeneralizados.

Las empresas niponas, impulsoras, durante los años ochenta, de la imagendel ?xito consolidada entre los workaholic, ahora saben que un empleadosin tiempo libre y sin vacaciones es poco productivo. En algunos casos,incluso, es fatal.

A tal efecto, son varias las compañ?as que ya implementaron elsistema de sellado de tarjetas de acceso para asegurar que sus trabajadoressalgan a tiempo de sus empleos.

Considera este caso como un aspecto extremo de la torpeza en laadministraci?n de jerarqu?as. Busca un sano equilibrio en tu viday tu negocio.

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