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Negocios con Sentido

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Negocios con Sentido

Emprendedores descubren en el outsourcing una oportunidad de negocioúnica

Por Ixel Chiw

Las historias de éxito de proyectos de outsourcing son cada vezmás frecuentes a medida que las organizaciones recurren a lasubcontratación para todo tipo de funciones. Un ejemplo de ello esPrestaciones Universales, empresa cien por ciento mexicana constituida concapital de las principales cadenas de autoservicio en México-pertenecientes a la Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio yDepartamentales (ANTAD)- que surgió para ofrecer el servicio de vales(o títulos de servicio) de despensa y restaurante como parte de lasprestaciones que reciben los trabajadores de varias compañías anivel nacional.

En el momento de su fundación, los directivos de PrestacionesUniversales decidieron no absorber la creación interna de todas lasáreas que representaba operar el negocio pues les implicaba caer engastos y en la realización de funciones que no tenían que ver conla especialidad de su giro &flashquotNos preciamos de conocer nuestro negocio, por lotanto, para empezar de una manera rápida, con un arranque fuerte,necesitamos gente especializada en cada ramo, y que no es propiamente elnuestro&flashquot, dice Antonio Pierce Alfaro, director de operaciones de PrestacionesUniversales.

Ante tal panorama, &flashquotEl outsourcing tiene una ventaja, es decir, através de esta estrategia de negocios puedes contratar a una empresa yaconstituida, una compañía con toda la experiencia en su ramo, enlugar de arrancar de cero y pasar por toda la curva de aprendizaje; es mejoraprovechar todo el know how que te da una de esas empresas yaexistentes&flashquot, dice Pierce.

Ya que la función medular de esta empresa es la comercializaciónde cupones, decidió contratar los servicios de outsourcing en lasáreas de tecnologías de la información, impresión ydistribución. En lo que respecta al campo tecnológico,Prestaciones Universales contrató a la multinacional Unisys para que ledesarrollara un sistema de administración y control de los cupones. Estaempresa de tecnologías de la información le resuelve la parte decaptura, construcción y control de las bases de datos de los afiliados(control de folios, diferencia de productos, altas y bajas, cambio de clientesy afiliados, etc.), además del manejo y soporte de redes. &flashquotEl principalmotivador de la subcontratación es contar, en muy poco tiempo, con unaestructura tecnológica hecha por un especialista&flashquot, dice Pierce.

Otra ventaja del outsourcing tecnológico (o de cualquier tipo) esque una empresa no podría lograr, por sí misma, laseconomías de escala que tiene una compañía especializada,&flashquot...no somos el único outsourcing de Unisys, sino que compartimosequipo de punta con varios clientes y lo atractivo para nosotros es que pagamosy ocupamos exactamente lo que necesitamos; si lo hiciéramos por nosotrosmismos nos tardaríamos más y, por otro lado, gastaríamosen lo que no utilizáramos en determinado momento&flashquot, dice Pierce quienasegura que el gasto que se destina a la operación de esta árease reduce de un diez a un 15 por ciento a través del outsourcing.

Agregando Valor

Sin embargo, a pesar de que la contratación de servicios deoutsourcing en el área tecnológica está en auge,toda la industria de la subcontratación está experimentandocambios: de ser una táctica para reducir costos, se estáconvirtiendo en una estrategia para agregar valor.

Prestaciones Universales, por ejemplo, decidió imprimir los dos millonesy medio de vales que comercializa mensualmente con un impresor especializado,lo que le permite entregar un producto que, de ser un simple cupón, seconvirtió en una chequera de vales personalizada.

De igual manera, Prestaciones Universales entrega en outsourcing ladistribución de los vales. &flashquotNo somos compañía de trasladospor lo que recurrimos a una empresa especializada en transportar valores, yaque no nos conviene hacernos de toda una infraestructura entransportación: comprar camionetas, asegurarlas, blindarlas, pagar rentade estacionamiento, tenencias, mantenimiento, sueldo del chofer, entre muchosaspectos más&flashquot, dice Pierce.

Según Pierce, los puntos claves que determinan la entrega enoutsourcing de algunas de las funciones son: buscar que la empresa aquien se le van a entregar el trabajo demuestre experiencia en su ramo y queexista un alto grado de confidencialidad y solidez para soportar laoperación requerida.

Por otro lado, es importante que la empresas que van a hacer uso deloutsourcing distingan perfectamente qué partes del negocio se leva a dar a un outsourcer, &flashquotEn nuestro caso, la parte estratégicaes la venta de cupones, por lo tanto nos dedicamos a tratar directamente con elcliente y pagamos porque el especialista haga lo suyo&flashquot.

Asimismo, para Pierce es importante contar con dos outsourcers(proveedores) en cada función que entrega a la subcontratación,uno primario para el trabajo periódico, y uno secundario que puedaresolver cualquier emergencia. En el caso de la subcontratación desistemas de cómputo, el mismo Unisys contempla la posibilidad de cubrircualquier emergencia.

Organizando Negocios

Validata es una empresa cien por ciento mexicana que, desde su creaciónha sabido atender un mercado que no deja de crecer. Esta compañíaubicada en Puebla, México, nació en 1993 con la idea de ofrecerservicios en el área de tecnologías de la información através del outsourcing. &flashquotBásicamente ofrecemos serviciosde captura de datos, proceso (control y depuración) de bases de datosasí como venta y creación de software para operar estasdos unidades de negocio&flashquot, dice Fernando Macías Garza, director generalde Validata.

Después de empezar con dos personas hace seis años y un par decomputadoras, hoy en día la subcontratación de serviciostecnológicos le ha permitido a Validata emplear a 350 personas yfacturar $9 millones (alrededor de US$ 1 millón) en 1998.

La captura de datos está enfocada a atender problemas de captura dedatos y conversión de documentos a archivos electrónicos aclientes fundamentalmente en Estados Unidos, ya que en México aúnno se desarrolla este mercado. Sin embargo, &flashquotLos archivos de las empresas seestán cayendo de papel; papel que ocupa mucho espacio. Lacuestión fiscal, por ejemplo, debido a que la legislaciónmexicana obliga a las empresas a mantener sus archivos fiscales por diezaños, provoca que las ésta acumulen papel que está sujetoa mojarse o incendiarse, además de que cuesta dinero tenerloalmacenado&flashquot, dice Macías. La conversión a archivoelectrónico significa tomar esos papeles, escanearlos y extraer ciertainformación clave para generar una base de datos de imagen, de talmanera que si se busca, por ejemplo, cuántas facturas se han pagado acierto cliente se haga una búsqueda electrónica en lugar derecurrir al papel.

&flashquotEsta línea de negocio [captura de datos y conversión a archivoelectrónico] es una actividad que quisiera fomentar en Méxicoporque considero que sí habría campo para desarrollar el negocio.En Validata aún no tenemos un gran volumen de ventas en este rubro puesaún no se han descubierto al cien por ciento las ventajas que representaeste outsourcing&flashquot, dice Macías Garza.

Más allá del aspecto práctico que podría significarpara una empresa convertir sus archivos a formato electrónico, losclientes aún no ven las ventajas económicas que esto representa.Si un cliente dispone de un almacén para guardar sus archivos, significaque está pagando por esos metros cuadrados que ocupa. &flashquotCuando esoscostos se empiezan a volver más aparentes es cuando la empresa necesitacrecer y se da cuenta que desperdicia cierto espacio en archivo. Por otro lado,el tiempo de acceso a un archivo en papel es muy lento y muy costoso; cuando setiene papel sólo una persona lo puede estar viendo al mismo tiempo, sialguien más necesita revisarlo simultáneamente tiene que empezara sacarle copias&flashquot, dice Macías.

Sin embargo, las justificaciones de este servicio aún no son suficientesy los números no dicen mucho ya que existen varias cosas que sonsubjetivas, pero importantes (tiempo de acceso, liberación de espaciofísico, reducción del riesgo de incendio, entre otras). &flashquotEstamosen busca de ese tipo de negocio en México, la clave es presentar estasventajas directamente a los visionarios, y estar preparados para recibir a losconservadores una vez que se compruebe que recurrir a empresas especializadaspara la captura de datos y conversión de archivos realmente sirve&flashquot,asegura Macías. &flashquotUna empresa grande, simplemente en papel, se puedeahorrar grandes sumas de dinero, además habrá que aunar losahorros en tiempos de distribución, de organización ydestrucción de cualquier reporte&flashquot.

Para esta unidad de negocio, Validata cuenta con clientes que por lo regularson empresas grandes; actualmente trabaja con un gobierno latinoamericano paraprocesar la información de su registro civil, actas de nacimiento,matrimonio, defunción, etc., clientes que necesitan procesar las formasde Hacienda, un estado al que le procesan actas de nacimiento, entre otros.

La clave para lograr la satisfacción del cliente es la calidad en lacaptura y el tiempo de entrega de las bases de datos &flashquotEl cliente demandaestándares de calidad muy altos en donde es muy difícil queacepte más del uno por ciento de errores en la captura&flashquot, diceMacías. &flashquotEl outsourcing permite ofrecer un servicio especializado(zapatero a tus zapatos): la empresa de mensajería conoce muy bien elprocedimiento para mover paquetes, pero no cómo procesar toda las formase información que maneja para el envío de paquetes; esa es laclave de la subcontratación, permitir que las economías de escalay la metodología de una empresa especializada resuelva las funciones nomedulares de otras compañías&flashquot, asegura Macías.

Sin embargo, según este emprendedor, para lograr la calidad es necesariotener una infraestructura tecnológica de punta que permita rapidez,control en la información y personal capacitado. En cuanto a los preciospor el servicio, Validata maneja cada proyecto en forma especial, que por logeneral se basa en el número de caractéres capturados cuyo costovaría dependiendo del tiempo que se requiere para la búsqueda deinformación en el documento.

Una Razón para Hacer Negocios

Una de las herramientas más importantes con las que cuenta una empresapara vender sus productos o servicios es la base de datos de sus clientes.Según la experiencia de Macías, la mayoría de las bases dedatos de las empresas exhibe una notable falta de estandarización,muchas veces con información duplicada, con errores de captura y, por logeneral las direcciones de los clientes están mal, lo que limita muchasoportunidades de venta para la empresa, no le permite saber cuántosclientes tiene y aumenta el gasto por mensajería devuelta debido almanejo de direcciones equivocadas.

Para Validata, ésta ha sido otra oportunidad de desarrollo en el campode la subcontratación: la depuración de bases de datos através de programas de cómputo especializados diseñadospor ellos mismos.

En esta unidad de negocio en especial, esta empresa se ve obligada a cumplircon ciertos contratos de confidencialidad tanto con el cliente como con las 40personas que trabajan internamente en esta área, así como contarcon tecnología segura para evitar que se copie la información.

Los clientes que subcontratan a Validata en este apartado son especialmenteempresas grandes como telefónicas, bancos, aseguradoras, empresas decorreo directo, es decir, compañías que manejan bases de datosmuy amplias.

Y hablando sobre el potencial de mercado, &flashquotEn Validata todavía tenemosmucho mercado por atacar, es un mercado limitado a empresas que manejen basesde datos muy grandes; en la medida en que la cultura del correo directo enMéxico cambie, es decir en cuanto esas empresas empiecen a quererconocer mejor a sus clientes [si un almacén sabe que voy cada mes ycompro determinado producto, puede hacer uso del correo directo para avisarmeque se me está acabando ese producto que compro periódicamente, oincluso, man-dármelo], se irá abriendo el mercado para estenegocio ya que esas em-presas voltearán para subcon-tratar a lascompañías especializadas en la creación ydepuración de bases de datos, para que ellos puedan concentrarse en lasoperaciones medulares de su negocio y, como consecuencia, aumentar sus ventas&flashquot,asegura Macías.

Contactos

Prestaciones Universales, Génova 2, despacho 201, Col.Juárez 06600, México D.F., Tel./fax (525) 525-0275, (525)514-3415, e-mail: prestuni@data.net.mx

Unisys de México, Alfonso Nápoles Garándara No. 50,Col. Peña Blanca Santa Fe 01210, México, D.F. Tel. (525)261-9000, fax (525) 261-9222.

Validata, Circuito Del Sol Pte. 3905, Col Nuevo Amanecer 72400, Puebla,Puebla, Tel. (22) 37?5202 Ext. 109, E-Mail: dbrito@validata.com.mx

Internet: http://www.validata.com.mx