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Cómo Hacer Todo Mejor

Cómo Hacer Todo Mejor
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Cómo Hacer Todo Mejor Cómo Hacer Todo Mejor Como Lograr Que Abran su Correo Directo Como Despedir a Alguien Como Mantener a Sus Acreedores a Distancia Como Pedir Disculpas Despues de Cometer un Error Como Aumentar la Velocidad de su Computadora Como Obtener Ventaja Sobre su Arrendador Como Elegir Tecnologia Evitando su Tecnofobia Dos Síntomas Indiscutibles de que la Tripulación Está a Punto de Irse a Pique o que Debe Aceptar la Derrota Son: Contactos

Cómo Hacer Todo Mejor

Desde cómo despedir a un empleado, hasta cómo lidiar con latecnología.

Por Geoff Williams

Desde el instante del nacimiento, fuimos alentados a ser mejores. Nuestrospadres nos enseñaron a caminar en vez de gatear. Nuestros maestros nosmostraron que éramos más inteligentes de lo que creíamos.Nuestros entrenadores nos impulsaron a correr más y los líderesde nuestra comunidad a ayudar más. Por otro lado, las revistas, latelevisión, los libros y las canciones nos inspiran a dejar de lado elocio para soñar . . . y soñar en grande,sueños de emprendedor.

Sin embargo, casi todos los días perdemos un poco de impulso, pues no esfácil conservar la misma energía entre la tempestad de faxes,correo electrónico, mensajes, correo de voz, memoranda, trituradoras depapel, estados de cuenta de tarjetas de crédito, prestaciones deempleados, análisis de flujo de efectivo y formas fiscales. Perdemosánimo y no hacemos las cosas de la mejor manera posible y, muy a nuestropesar, esa actitud se refleja en nuestros negocios. Por eso estamosaquí, para enseñarle cómo hacer todo mejor. Todo.Después de leer este artículo,es muy seguro que usted aumente suinteligencia, sus bienes y su atractivo, y quizá incluso logre programarsu videocasetera.

Bien, quizá ya descubrió que estamos prometiendo demasiado (locual demuestra que ya es más inteligente). Sin embargo, tal vez laspáginas siguientes sirvan para responder al llamado de que puede hacertodo mejor.

Como Lograr Que Abran su Correo Directo

Todos abominamos recibir correo de propaganda. Y usted no es laexcepción, a menos de que se trate de su propia publicidad. Ahora bien,si incluso en ese caso se rehusa a leerla, ha llegado el momento de revisar susestrategias, pues sus cartas de ventas deben, al menos, ser personales,cálidas e individualizadas. Y lo anterior se aplica a todas y cada unade las miles que envía.

La regla: Christopher Nicholas, presidente de Eagle ConsultingGroup, Inc., empresa dedicada a la asesoría e investigaciónestratégica con sede en Pennsylvania, advierte que el correopublicitario no debe tener apariencia de publicidad. Conviene imprimir losdomicilios de sus clientes en el sobre, en vez de etiquetarlos.

&flashquotVaríe el tamaño y la forma de sus sobres. Los de 8.5 por 11pulgadas con una pequeña ventana en el extremo superior izquierdoestán de moda. Personalmente, prefiero sobres máspequeños&flashquot, dice Nicholas. Algunas personas han tenido éxito consobres manuscritos y hay empresas que emplean a cientos de personas pararealizar esta tarea, afirma Nicholas.

Los timbres funcionan mejor que el porte pagado y la entrega inmediata. Algunosexperimentan con diferentes timbres en vez de utilizar uno solo por el costototal del envío.

La excepción a esta regla: Si quiere que sus sobres seabran a como dé lugar, considere las sugerencias de Neil Griffin,director creativo de Jam Communications, empresa con sede en Washington, D.C.

*Use un paquete grande que contenga algún objeto suelto en el interior(una pluma, una agenda o cualquier otro regalo). La curiosidad obligaráa abrir el paquete para saber lo que se encuentra flotando en el interior.

*Coloque cinta adhesiva sobre la pestaña para que parezca estar selladapersonalmente.

*Omita el domicilio del remitente o el nombre de su empresa. Los clientes loabrirán para saber quién lo envío.

Como Despedir a Alguien

Puede contratar a un pelotón de fusilamiento o bien a ciertos&flashquotdetectives&flashquot privados que envían al más allá a cualquiersujeto. Sin embargo, si su estilo es más conservador, recorte y pegue laguía práctica que le ayuda a saber cómo despedir personal,sugerida por George Scharm, expolicía convertido en verdugo a sueldo deTSS Consulting Group, Inc., en Chicago. Consulte la guía antes deempuñar el hacha.

Es evidente que se requiere discreción para actuar con los empleados quese encuentran en la cuerda floja porque de lo contrario, como apunta Scharm, sirecibe una visita de las autoridades laboralescorrespondientes . . . no queremos ni pensar en losresultados.

Evite referirse a su empresa como a una familia. Scharm advierte: &flashquotTransmite unmensaje equivocado. Ustedes forman un equipo, una organización quefunciona bien, no una familia&flashquot, y tiene razón porque, a final decuentas, ¿quién desea ser excomulgado por mamá ypapá?

Al empuñar el hacha: Si un empleado es despedido a mitaddel bosque, nadie podrá escucharlo. Y de eso se trata. El despido deberealizarse lejos de sus compañeros de trabajo. Scharm aconseja, &flashquotAunquetenga que invitarlo a una cafetería o hacerlo antes o después delhorario laboral, o incluso en fin de semana si no hay otra solución&flashquot.Los viernes son los mejores días para los despidos, ya que el fin desemana contribuye a que la situación se enfríe.

Respete la dignidad del empleado. &flashquotNo grite ni pierda los estribos. No saque arelucir las faltas; en otras palabras, evite la enumeración de loserrores cometidos a lo largo de los años. Sólo anunciedesapasionadamente que el empleado en cuestión no cumplió con elcontrato pactado, es decir, un contrato que se limita a `yo le pago y ustedtrabaja para mí'.&flashquot

Cuando el empleado ventile sus problemas, escuche y muestre compasión,pero no se involucre en un debate. Su decisión está tomada y nose alterará.

¡Caen cabezas! Jamás los conduzca a su escritorio osu espacio de trabajo (frente a sus compañeros). &flashquotEs humillante--advierte Scharm-- si no hay otra opción envíe suspertenencías por correo al día siguiente''.

No les permita irse con las manos vacías (además de lo queestipula la ley). Ofrezca pagar algunas clases universitarias o unos cuantosmeses en un programa de bolsa de trabajo. O bien, otorgue algún tipo deindemnización adicional. &flashquotConviene asegurarse de que no lo estádejando en la calle. Que su gesto sea comprendido como una ayuda parareestructurar el futuro&flashquot, dice Scharm.

Como Mantener a Sus Acreedores a Distancia

Todos conocemos las reglas básicas que difundió LuisColón, director de Marcus Group Enterprises, Inc., empresa dedicada aimpartir seminarios para tranquilizar acreedores: pague sus deudas másantiguas primero, trate a los acreedores como personas y jamás permitaque se enteren de que usted suda la gota gorda. Pero cuando el flujo deefectivo escasea, estas reglas son insuficientes . . .

El dinero escasea, pero no está desesperado: RobertTeinowitz, copropietario de The Spark Factory, una empresa de mercadotecnia enCalifornia, recuerda: &flashquotAlgunos proveedores aceptan tarjetas de crédito.El truco radica en saber cuándo son los días de corte de sutarjeta&flashquot, y cabe subrayar que Teinowitz es un genio de lasmatemáticas.

La ecuación: El corte de su tarjeta es el 25 de marzo y lafactura de su acreedor vence el 28 del mismo mes.

Solución a la ecuación: Transfiera US$1,000 de sutarjeta de crédito a su vendedor antes del cierre de la tarjeta y delvencimiento de su deuda, es decir, el 27 de marzo.

Explicación: El estado de cuenta de su tarjeta, con elcargo por US$1,000, aparecerá alrededor del 30 de abril con vencimientopara el 24 de mayo. En esencia, usted lo que hace es pagar tres mesesdespués una factura expedida el 28 de febrero, y sin intereses, explicaTeinowitz.

¿Lo ataca la desesperación? Kevin Williams, de 26años, es propietario de Oasis Newsfeatures, una empresa dedicada adistribuir una columna sobre cocina a más de 70 periódicos enEstados Unidos; además, tiene una línea de alimentos basada ensus propias recetas. Pocos años atrás, Williams utilizólas siguientes estrategias:

*Algunos proveedores aceptan tarjetas de crédito, así es quecuando pague por teléfono, &flashquotaccidentalmente&flashquot dé un númerode cuenta equivocado o invierta un dígito, recomienda Williams.Días después lo llamarán, generalmente pidiendo disculpaspor haber anotado el número incorrecto. Así ganaráalrededor de tres días.

*Acuda a algún servicio de orientación de deudores o aorganizaciones no lucrativas que suelen ayudar a manejar deudas. Ahora bien, sise encuentra al borde de la bancarrota, piense que &flashquotdeclararse en quiebra es elúltimo recurso pero no es un mal recurso. Su presión arterialregresará a niveles normales y, después de todo es un alivio&flashquot,dice Williams.

Como Pedir Disculpas Despues de Cometer un Error

Es necesario aprender a disculparse pues, de lo contrario, los resultadosserán en verdad lamentables. Por eso solicitamos el consejo de Ann MarieSabath, propietaria de At Ease, Inc., empresa en Cincinnati dedicada aenseñar los modales y protocolo del mundo de los negocios.

Dos tendencias de pensamiento al servicio de sus objetivos aconsejan losiguiente:

No caiga presa del pánico. &flashquotA nadie preocupa que algosalga mal, pero a todos interesa la forma en que se maneja el error&flashquot, diceSabath.

Sea creativo. &flashquotLo importante es lograr que las disculpasfuncionen al grado que se piense que el error fue un acierto&flashquot.

Las mejores maneras para disculparse son:

*&flashquotEs importante que la gente sepa que en verdad lo siente. Para lograr loanterior es necesario sintonizarse en la misma frecuencia&flashquot, dice Sabath. Nobasta con decir cuánto siente haber causado molestias a su cliente oproveedor. Explique la inconveniencia de tal manera que, al disculparse, lagente sepa que usted comprende su situación.

*Envíe una tarjeta de agradecimiento después de disculparseverbalmente. &flashquotLa palabra escrita siempre parece más sincera que la oral.Después de todo, se habla demasiado&flashquot, destaca Sabath.

*Envíe un pequeño obsequio. &flashquotPuede ser cualquier cosa, desde unacanasta con golosinas o cualquier otro objeto que atraiga a los sentidos&flashquot, puesno hay que olvidar que, quien recibe una disculpa disfruta el aroma de flores ose deleita con el sabor de las golosinas. Sin embargo, Sabath añade quetambién funciona un vale por un obsequio, especialmente si se adapta alos intereses de su cliente o colega.

Como Aumentar la Velocidad de su Computadora

¿No ha cesado de expander su computadora desde que abandonó elNintendo en 1985 y se siente profundamente trastornado al pensar que tiene quegastar otro dineral en aumentar la memoria? Pues bien, en realidad no es tancomp-licado. A continuación aparecen tres indicaciones sencillas paraaumentar la memoria de su computadora sin aumentarla. Las sugerencias son deBill Howard, director ejecutivo de la revista PC Magazine.

1. &flashquotEl primer paso es deshacerse de todos los archivos innecesarios quetiene en su computadora'' señala Howard, quien aconseja guardarlos en undisco de respaldo si piensa que realmente los necesitará. Lo que Windowso Mac no pueden guardar en su memoria en RAM lo guardan temporalmente en eldisco duro, y si éste no cuenta con suficiente espacio, quizálleve la información de un lado a otro.

2. Borre todos los archivos temporales que no ha usado en laúltima semana. ¿Cómo saber cuáles son temporales?Todos aquellos cuyo nombre tenga la terminación &flashquot.tmp&flashquot. Tambiénson los que aparecen en el directorio temporal de Windows.

3. Borre todos los programas que ya no use, para hacerlo, utilice lasfunciones indicadas para desactivar cada software que ya no desee.

Howard confía en estos tres pasos. Si los aplica, no hay modo de fallar.&flashquotTanto así que estoy dispuesto a dar mi número de teléfonopara recibir quejas&flashquot, garantiza, aunque tras una breve pausa añade queno, después de todo, no es para tanto.

Si con los archivos y programas que borró cree que necesita másmemoria, intente estos tres pasos que sugiere Michael Healey, presidente dePCBuild Upgrade Centers, empresa ubicada en Massachusetts.

1. Reduzca la paleta de colores. La mayoría de los usuarios tiendemasiados colores en sus sistemas; más de 256 colores es mucho para elusuario normal.

2. Elimine los programas innecesarios de inicio. ¿Cuántospequeños iconos carga al encender su computadora? Descarte barras detareas y utilidades especiales. Todo lo que necesita está en elescritorio o en el menú, por lo tanto, no sature su inicio.

3. Modifique su antivirus automático. La mayoría de losprogramas de antivirus revisan archivos internos y externos. &flashquotCambie estafunción para que la revisión automática sea sólo alos internos'', aconseja Healey. Mejor aún, si su computadora es tanmoderna que revisa sólo disquetes o cualquier información quebaja, entonces conviene desactivar la revisión interna por completo, yasí su sistema será mucho más rápido.

Si todo lo anterior no funciona, arroje su computadora por la ventana y, actoseguido, enciéndala, tal vez con el golpe adquiera mayor velocidad.

Como Obtener Ventaja Sobre su Arrendador

En el tiempo que se requiere para tomar el elevador y subir siete pisos parafirmar el contrato con su arrendador, conviene revisar la lista siguiente yaveriguar si puede obtener más ventajas antes de cerrar el trato.

Primer piso: ¿Lo acompaña su corredor de bienesraíces corporativo? ¿No? Si estuviera ahí, quizáusted no tendría que tomar este elevador. Los corredores negocianalquileres y ventajas con arrendatarios todos los días. Incluso elarrendatario paga la tarifa de su corredor y si usted se encuentra solo, es muyprobable que la negociación no la realice con su propio arrendador sinocon el corredor del arrendador. Por lo tanto, la situación secomplica.

Segundo piso: ¿Es solvente su crédito? De serasí, Susan Tuby, corredora de bienes raíces para Cushman &Wakefield of Florida, Inc., en Florida, pronostica: &flashquotLa solvencia crediticiadel arrendatario desempeña un papel importante en la obtención debeneficios del arrendador&flashquot.

Tercer piso: ¿Cuenta con una lista comparativa? Rubyaconseja mostrar al arrendador lo que otros propietarios estándispuestos a ofrecerle.

Cuarto piso: ¿Puede firmar un contrato a largo plazo? &flashquotSi laempresa es seria, estará dispuesta a firmar por cinco añosmínimo&flashquot, afirma Ruby. Más aún, &flashquotUn contrato a corto plazono lo lleva a ningún lado&flashquot. Y si no está seguro de que la empresapueda sobrevivir durante cinco o diez años, Ruby sugiere firmar conderecho a cancelación. Tal vez sea necesario pagar una penalidad si loabandona antes de la fecha estipulada en el contrato, pero, a cambio,obtendrá mayor flexibilidad.

Quinto piso: ¿Cuál es su actitud? Bill Beck, corredorde Colliers International, empresa administradora de bienes raíces consede en Idaho, subraya que es importante no parecer demasiado ansioso pormudarse a su nueva oficina. Usted está en posición de ventajaahora, no después. &flashquotEs más factible obtener beneficios cuandofirma contrato por vez primera. Así es la naturaleza humana.Después de todo, uno viste sus mejores galas frente al desconocido y lacamiseta vieja en casa. Los arrendadores tienden a volverse posesivos y apensar que uno es su arrendatario y que no se mudará &flashquot, dice Beck.

Sexto piso: Así es que no se siente demasiado feliz,¿verdad? Si su alquiler data de varios años atrás y hapensado en mudarse, recuerde que no conviene que el arrendador se entere.

Séptimo piso: ¿Por qué se encuentra en esteelevador? Beck recomienda firmar el contrato en territorios propios.

Como Elegir Tecnologia Evitando su Tecnofobia

La primera regla es no pasar por experto, si puede evitarlo, aconseja Chris J.Gullette, programador de software de la sucursal de TASC, Inc., enOrlando, empresa de tecnología valuada en US$400 millones. Y advierte:&flashquotEvite caer en la tentación de usar la frase `paradigma orientado alobjeto', a menos que sepa lo que significa&flashquot. Sin embargo, si es necesariofingirse experto y no desilusionar a nadie, a continuación aparecenalgunos consejos de resultados instantáneos.

Su oportunidad para ganar un Oscar: Gullette advierte, &flashquotNomuestre temor. Aunque los expertos en cibernética tienen fama (muchasveces con razón) de ser gente antisocial, percibimos el miedo a latecnología igual que los tiburones detectan el olor de la sangre&flashquot.

&flashquotNo se preocupe por cometer errores. Yo los cometo todo el tiempo, pese ainvertir diez horas al día frente a una computadora. Uno de losprincipales prejuicios respecto a las computadoras es que pueden arruinarcualquier cosa si se oprime la tecla incorrecta. Casi todo lo que haga--excepto dar formato a discos-- puede repararse rápidamente. Peroconviene contar con un amigo enterado que no difunda sus errores, aunque sea acambio de una o dos cervezas&flashquot, dice Gullette.

Pretextos para evitar toda situación tecnológica:Edward Mabry, profesor en comunicaciones de la Universidad de Wisconsin enMilwaukee, quien ha realizado extensos estudios sobre Internet, ofrece algunassalidas espléndidas:

*&flashquotMe gustaría usar la computadora, pero de nuevo sufro de milesión de muñeca&flashquot.

*&flashquotMe gustaría usar la computadora, pero soy daltónico ydejé mis filtros de pantalla en casa. ¡Qué mala suerte!&flashquot

Strategic Management Group, Inc., empresa de asesoría con sede enPhiladelphia que se especializa en capacitar a empresarios en el uso deinstrumentos tecnológicos, nos ofrece algunos términostécnicos sin sentido que podrían confundir a cualquier usuario decualquier tipo de equipo y que, al mismo tiempo, lo harán pasar porexperto en cómputo:

*&flashquotNo es posible ejecutar esa función antes de convertir elposcript encapsulado a un formato de archivo con código largo&flashquot.(¿Qué les parece?)

*&flashquotNo olviden programar el syquest a 20MHz antes de ejecutar ese tipo defunciones&flashquot.

*&flashquotEncantado de ayudarte; estaba justo dirigiendo un módulo deaprendizaje asincrónico en Internet cuando me distraje con el T1&flashquot.

*&flashquotCreo que aplicaré esa técnica de seguimiento de meta paraimpresionar a este increíble app que es un Java puro&flashquot. (Enrealidad, lo correcto sería decir: &flashquotJava se concibió al usar unparadigma orientado al objeto, mientras que C++ es una expansión dellenguaje de procesador&flashquot. Pero se lo aseguro, usted no quiere saber lo quesignifica todo lo anterior.)

Como Reducir Perdidas

Incluso la tripulación del Titanic contaba con un plan de emergencia. Elproblema es que no fue el adecuado. Y como no es factible que el cineasta JamesCameron se inspire en su negocio en bancarrota para filmar una épica aun costo de US$1,000 millones, conviene abastecerse de botes salvavidas para elmomento en que su barco empresarial comience a hacer agua. Ahora bien, lapregunta es, ¿cómo fracasar con estilo? Puede alquilar el video dela película Titanic o seguir nuestro ejemplo y leer los consejosde Jim Schell, coautor de Small Business for Dummies (Lapequeña empresa para tontos).

Antes de abordar el barco: contrate a un abogado. Al respecto,Shell declara: &flashquotAl igual que el resto de la gente no me gusta consultarabogados; sin embargo, generalmente los empresarios somos demasiado optimistasy los abogados nos ayudan a prepararnos para la posibilidad del fracaso. Porotra parte, al iniciar un negocio, conviene enfrentar el hecho de que una partesignificativa de las pequeñas empresas fracasan, aunque no nos gustepensar en un panorama tan negro&flashquot.

Dos Síntomas Indiscutibles de que la Tripulación Está a Punto de Irse a Pique o que Debe Aceptar la Derrota Son:

*Cuando la llama se apaga. Esto, como sabemos, puede sucederle a cualquierempresa pero, en el caso de la pequeña empresa, el fuego puedeextinguirse durante épocas de vacas flacas o gordas.

*Cuando la única dirección posible es en reversa. Lo cualsignifica que hay momentos en que, pese a todos los esfuerzos, la empresa nosaldrá adelante.

Para esos momentos en que está a punto de chocar contra eliceberg, conviene proteger a quienes se preocuparon por usted. Losempleados y vendedores que le hayan otorgado mejores resultados deben ser losprimeros en ocupar los botes salvavidas. Retribúyalos con lo que pueda yadviértales que la empresa está haciendo agua.

¡Mantenga el optimismo! &flashquotLa mayoría de losempresarios vive de sueños y de sus esperanzas en el futuro. Porconsiguiente, planear el futuro es parte de la estrategia de cerrar con estilo.El fracaso no es el final del camino. Es sólo un cambio dedirección y, así como la vida continúa, ustedtambién debe seguir avanzando&flashquot, aconseja Schell. Y un últimoconsejo: envíe su aventura empresarial a James Cameron, quizá seanime a filmar la película de su naufragio, pero no olvide que en laetapa de planeación de su siguiente empresa, deberá traer acolación todos los errores, faltas, olvidos que cometió en elpasado. Es un hecho que de las malas experiencias se aprende bastante.

Contactos

At Ease Inc., e-mail: atease@eos.com

Colliers International, 475 S. Capitol Blvd., #300, Boise, ID 83702,EUA, Tel. 001 (208) 363-7687

Cushman & Wakefield of Florida Inc., Tel. 001 (407) 841-8000,fax 001 (407) 425-6455

Eagle Consulting Group Inc., Tel. 001 (717) 564-3202,e-mail: chrisnicholas@compuserve.com

Jam Communications Inc., Tel. 001 (202) 986-4750, ext. 11,e-mail: neil@jam-com.com

Litton TASC Inc., e-mail: gullette@mpinet.net

Oasis Newsfeatures Inc., e-mail: oasisnewso@aol.com

PCBuild Inc., Tel. 001 (781) 449-7575, ext. 228, Internet:http://www.pcbuild.com

Jim Schell, e-mail: smallbiz5@aol.com

The Spark Factory, Tel. 001 (310) 395-6775, e-mail:mailroom@sparkfactory.com

Strategic Management Group Inc., e-mail: morgan.smith@smginc.com

TSS Consulting Group Inc., Tel. 001 (847) 263-3673, e-mail:train10@aol.com

Triple Check Tax Services, e-mail: invest@triplechecktax.com ,Internet: http://www.triplechecktax.com