Tecnología

¿Necesitas un software empresarial?

Muchos sufren para administrar el negocio y cumplir con las obligaciones fiscales en tiempo y forma. La buena noticia es que gracias al software administrativo esta tarea es cada vez más fácil. Pero ojo: pregúntate si realmente lo necesitas.
¿Necesitas un software empresarial?
Crédito: Depositphotos.com
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Para Alberto Dunans, director general de Industrias Yoser, empresa textil dedicada al tejido de punto, una de las herramientas que ayudó a reducir sus gastos fue el uso de un software administrativo para revisar ciclos de compra-venta, pagar nómina, controlar cuentas bancarias o actualizar información contable y fiscal. Hoy, después de 10 años, los resultados son evidentes: la compañía ahorró más del 30% de su presupuesto.

¿Qué hizo? Profesionalizó la administración y transformó la tecnología en su mejor aliado. "Siempre existe cierto miedo al cambio", dice Dunand. "Pero, finalmente, un buen software facilita la operación del negocio, siempre que tengas personal capacitado y el apoyo de empresas externas".

La visión de Dunand, sin embargo, no la tienen todos los emprendedores. Muchos sobreviven actualizando datos, mes a mes, en una hoja de cálculo que a la larga se hace infinita, compleja y, muchas veces, inútil. Es entonces cuando buscan ayuda. "Los empresarios necesitan que sus negocios estén cada vez más ordenados", cuenta Cristina Rivas, gerente de Investigación de IDC, una de las firmas de análisis de mercado más prestigiadas del mundo. "El objetivo, casi siempre, es elevar la productividad y tomar decisiones más finas, en lugar de hacerlo al aire".

¿Quién podrá ayudarme?

Según IDC, el mercado de software empresarial se expandió un 23% durante el 2007, impulsado por compañías pequeñas y medianas en pleno crecimiento. La solución, sin embargo, no es mágica ni tampoco gratis. Por eso, es clave que analices si realmente lo necesitas. Para tenerlo claro, pregúntate:

1¿Cuánto tiempo dedico a la administración del negocio? Para mantener la rentabilidad de tu empresa necesitas dedicarte a su crecimiento, atender bien a los clientes actuales, encontrar nuevos nichos y perseguir márgenes más atractivos. Si pasas más tiempo frente a la computadora, calculando cuánto hay que pagar a Hacienda en el próximo periodo, es tiempo de cambiar.

2 ¿Cuánto tiempo me toma contar con información precisa sobre la organización? Tomar una decisión con información completa no debe llevarte más de un día. Este es el tiempo suficiente para conocer el flujo de efectivo, las obligaciones por cumplir y las facturas por cobrar. Si no es así, busca una herramienta que te ayude a hacerlo.

3 ¿Con qué precisión conozco la historia de mi empresa? Si para ti no es sencillo encontrar el historial de un cliente o un proveedor, o para tu contador es difícil mostrarte los resultados de la empresa en un periodo corto, es el momento de analizar la posibilidad de adquirir una herramienta que facilite el trabajo de todos. Una vez que llegaste a la conclusión de que es necesario destinar recursos para adquirir un software administrativo, realiza un plan sobre cómo lo harás.

Cómo comprar

Para Edgardo Martínez, director comercial del fabricante de software empresarial Aspel, algunos de los factores clave para elegir un software administrativo son:

1. Giro del negocio. Nunca será lo mismo administrar una empresa orientada a los servicios que a una que comercializa bienes. Un buen producto satisface todo tipo de necesidades. Por ejemplo, en una tienda de ropa será de gran utilidad que el software controle el inventario según colores y tallas. Detecta exactamente qué requieres y cerciórate que el software se adapte a ti y no tu negocio a él. Recuerda que la administración no se trata sólo de finanzas. Por otro lado, en una empresa de servicios lo más importante tal vez sea el control de las cuentas por pagar; mientras que en una tienda lo fundamental será controlar justo lo que ocurre en el mostrador.

2. Experiencia del proveedor. Evalúa si el proveedor conoce las complejidades del sistema fiscal mexicano, sobre todo si la solución es de una compañía extranjera. Con las reformas hacendarias en puerta es imprescindible que tu software las maneje correctamente y que te resulte sencillo actualizarlo año con año.

3. Respaldo para tu equipo. Asegúrate que tu proveedor o asesor esté dispuesto a atenderte en cualquier momento y que te respaldará ante cualquier eventualidad. Puede ser que requieras de ese servicio fuera de las "horas de oficina".

4. Inversión necesaria. No sólo evalúes el costo del software. Haz un análisis del equipo con el que cuentas para manejarlo y si tendrás que comprar hardware. Según los expertos, existen casos en que un software muy eficiente da pésimos resultados al instalarse en una computadora que no tiene la capacidad para soportarlo. Pregunta también si las actualizaciones, el servicio de soporte y las capacitaciones tienen un costo extra para contar con una idea precisa del monto de la inversión.

5. Capacidades del software. Evalúa todas las opciones que te parezcan interesantes. Los fabricantes más serios siempre ofrecen versiones de prueba con prácticamente todas las funcionalidades. Es conveniente que tú y tu equipo identifiquen a qué se enfrentarán y la mejor forma es usar los programas.

6. Referencias de terceros. Aunque pienses que ya elegiste la opción ideal, tómate un tiempo para pedir referencias entre empresas que utilicen esa herramienta. Esto te dará más elementos para tomar una buena decisión.

Recuerda que en el mercado existe una amplia variedad de software administrativo. Las empresas de mayor tamaño cuentan con opciones que controlan desde los inventarios hasta la relación con clientes. Para las más pequeñas hay productos con funciones similares, pero con un costo menor. Incluso algunos fabricantes lanzarán versiones que se manejan vía Internet, de forma que ni siquiera es necesario invertir en nuevas computadoras.

Si te animas, da un paso más. Pregunta, por ejemplo, si el software te facilitará la emisión de facturas electrónicas. A Industrias Yoser esta opción le permitió convertirse en uno de los principales proveedores en su ramo para grandes tiendas en México, Estados Unidos y Canadá.

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