Recursos Humanos

8 claves para comunicar durante la emergencia

¿Cómo informar a los clientes o a tus empleados sobre los efectos de la gripe en la empresa? No es una decisión fácil, pero acá te planteamos una serie de consejos que te facilitará la tarea.
8 claves para comunicar durante la emergencia
Crédito: Depositphotos.com
  • ---Shares

Las malas noticias no son fáciles de comunicar, es un hecho. Pero en tiempos complicados se hace necesario implantar un buen sistema de comunicación tanto dentro de la compañía como con los actores externos, como los socios y por supuesto los clientes. Así evitamos que la emergencia se transforme en caos y termine afectando al negocio.

 

1- Reproducir los consejos de las autoridades

Lo mínimo que se debes hacer como empresario es repetir los mensajes y consejos de dominio público que hemos escuchado hasta la saciedad a través de los medios oficiales y que tienen como origen la Secretaría de Salud. Aunque lo más probable es que la gran mayoría de tus empleados ya los conozcan, nunca está de más reproducir esos consejos. 

 

2- Seleccionar fuentes de información verídicas

Lamentablemente la desinformación abunda en tiempos de emergencia. Los medios de comunicación amarillistas y poco profesionales publican información dudosa, por lo que es mejor determinar qué medios son los más adecuados para informarte tú y a tus empleados. 

 

3- Elegir los medios adecuados para comunicar

Según un estudio realizado por la Asociación Mexicana de Comunicaciones (AMCO), un 27% de las empresas eligieron el correo electrónico, el 22% la intranet un 22% posters como método para comunicar durante la emergencia sanitaria de abril. La gran preguntas es: ¿son estos los métodos más adecuados? No hay una sola respuestas para esa pregunta, pues depende de las características de cada empresa y sus empleados. 

 

Por ejemplo, los empleados jóvenes suelen utilizar mucho y preferir los medios de comunicación más nuevos (mensajes de texto, el chat, correos electrónicos, etc.), mientras los más adultos desconfían más de estos y los encuentran "más fríos". En todo caso, una de las mejores alternativas es también la más simple y directa: la comunicación oral. Hablar con tus empleados es una muestra de liderazgo, además de crear confianza y reflejar control y calma, características necesarias para un líder en tiempos de crisis. 

 

4- Elegir un encargado comunicacional

Elegir a alguien especialmente para que se encargue de la comunicación, es decir un vocero, tanto a nivel interno como externo es una buena decisión. Este empleado debe tener las características de un buen comunicador, que se sepa expresar bien y con llegada con el resto de los empleados, y por supuesto mucha credibilidad.

 

5- Atacar los rumores

Los rumores son una de las mayores fuentes de desinformación. Según la AMCO, en la emergencia anterior, el 76% de los empresarios logró identificar los rumores al interior de la empresa y el 71% decidió atacarlos de forma oportuna, para así evitar el pánico dentro de la empresa. ¿Pero cómo se ataca a la desinformación? Pues simple, con con verdad, con datos verídicos. Si creas un ambiente comunicacional propicio, donde los empleados se sienten informados, se reduce drásticamente la posibilidad de rumores.

6- Crear una red de contactos

No solo tu negocio está en riesgo de ser afectada por la influenza A (H1N1), sino todo tu entorno o los llamados stakeholder (grupos de interés), como los clientes, proveedores, socios, etc. Es importante mantener una comunicación fluida con ellos, para lo cual necesitas armar una red de contactos a la cual se puede acceder cada vez que lo requieran dentro de la empresa.

7- Transparencia hacia los clientes

La transparencia es uno de los valores más importantes dentro de la comunicación, y los clientes la aprecian más que nadie. Si tu empresa está pasando por tiempos complicados, comunícaselo a tus clientes. Si estos son pocos, puedes hacerlo de forma más personalizada (un llamado por teléfono es lo ideal, pero también puede ser un correo electrónico). Si tienes página web y tus clientes la conocen, también es una plataforma ideal para comunicarte. Ten en consideración que no basta con comunicar el problema, también se debe informar sobre la solución planteada.

8- Estimular a los empleados

Otra buena opción es la motivación. En este caso se apeña más a las emociones que a la razón, y lo que se busca es estimular a las personas para que se mantengan informadas sobre la epidemia, cuiden adecuadamente de sí mismas y sirvan como factor de concientización entre sus familiares y amigos.

Para saber más tips anti-influenza para tu negocio:

¿Cómo evaluar que tan preparado está tu negocio?

Claves para evitar contagios del virus AH1N1 en la empresa

Consejos para gestionar al personal durante la contingencia sanitaria

10 consejos para que tus empleados no caigan en pánico

9 medidas recomendadas para los restaurantes