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Reglas para una operación eficiente

No basta con dominar los números de tu empresa. Conviértelos en la base para diseñar estrategias que aumenten su productividad.
Reglas para una operación eficiente
Crédito: Depositphotos.com
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Seguramente alguna de estas circunstancias te resulta familiar en tu negocio: cobros tardíos de las facturas; contabilidad deficiente; pobre seguimiento a la cartera de clientes o un equipo desmotivado de colaboradores. Estas situaciones son, en el fondo, el resultado de errores de gestión y tienen su origen en el área administrativa. Este departamento tiene la función de otorgar una estructura a la organización, mantener el orden y atender distintos procesos de evaluación del desempeño de una empresa.

El área administrativa juega un papel básico, pues se encarga de la gestión de la organización. “Debido a que está vinculada con las diferentes áreas (o procedimientos) de la operación es fundamental para el negocio”, explica Jorge Reyes, director del Centro para la Responsabilidad y Sustentabilidad de la Empresa de la Universidad Anáhuac México Norte.

Las tareas y responsabilidades de este departamento pueden resumirse en las cuatro etapas que conforman el proceso administrativo.
1. Planeación. Establecer los objetivos y estrategias del negocio.
2. Organización. Repartir las funciones entre las personas que integran la empresa y asignar los recursos financieros a cada área o proceso.
3. Ejecución. Llevar a la práctica las acciones definidas para lograr las metas de la compañía.
4. Verificación de los procesos. Esto se realiza a través de mecanismos para evaluar si la organización está alcanzando los resultados proyectados y enmendar los errores.

Dada su importancia, un administrador debe, además de estar capacitado en temas de su área, contar con habilidades gerenciales. Por ejemplo, liderazgo y coaching para facilitar el crecimiento y desarrollo del personal. También tiene que saber organizar, delegar funciones, trabajar en equipo y comunicar lo que requiere. Mientras que lo ideal es que sea humilde, mantenga una actitud de servicio y tenga la calidad humana para reconocer que las personas no son medios, sino fines en sí mismos.

Desde luego que los indicadores financieros y contables son la referencia más confiable para saber si la organización tiene una buena o mala administración. “Siempre se recomienda buscar a alguien externo, a fin de que realice un diagnóstico integral y objetivo. El problema de hacer análisis internos es que se está sumergido en la propia operación. Por lo tanto, puede ser que no se vean ciertos errores que, incluso, ya se volvieron parte del proceso”, asegura Reyes.

Todo esto ayuda a determinar si los objetivos de la empresa están vinculados a su visión y misión, y si están acordes con su planeación estratégica. Por otra parte, “conviene tener indicadores que vinculen el flujo de efectivo con el proceso”, agrega el académico.

A detalle, pueden también replantearse los mecanismos de comunicación dentro de la organización. En la aceleradora de negocios de la Universidad Anáhuac México Norte, por ejemplo, se evalúa el perfil de gestión, que incluye indicadores de producción y procedimientos; mercadotecnia, comercialización y ventas; aspectos financieros, temas de autorregulación, derechos humanos, ambientales y de vinculación con la comunidad.

En cualquier caso y sin importar la profundidad del dictamen sobre la labor administrativa desempeñada en una empresa, para corregir las fallas hay que aceptar, precisamente, que existen. De ahí que es indispensable mantener una actitud de mejora continua y apertura al cambio. Asimismo, hay que crear un plan para corregir los procedimientos erróneos y nombrar a un responsable para ejecutarlo.

La labor incluye asignar un presupuesto para dicha tarea –en caso de ser necesario– y llevar un cronograma para medir los avances. Por último, hay que evaluar los resultados y determinar porqué se avanzó o no en la mejoría de determinado aspecto. Implementar esta práctica de manera constante, permitirá que el área administrativa contribuya a que la empresa se renueve de manera continua.

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Analiza los siguientes puntos y sigue los consejos de los expertos para fortalecer tu negocio.

1. Bases sólidas y flexibles. El departamento administrativo debe dotar de una estructura básica a la organización a través de manuales de procedimientos. Si bien tiene que haber reglas definidas y establecidas, éstas también deben ser flexibles a fin de que la empresa se adapte a los cambios del mercado.

2. Comunicación constante. Además de trazar las metas y crear las estrategias de la compañía, los directivos tienen la responsabilidad de darlas a conocer entre el resto de los colaboradores que integran el equipo de trabajo. El diálogo permanente entre las diferentes áreas de la organización es la clave para que los planes se conviertan en acciones y generen resultados.

3. Delegar funciones. Lo mejor es dividir las tareas administrativas entre los colaboradores de esta área para que la operación de la firma no dependa sólo del director general. Eso sí, siempre alguien debe encabezar cada proyecto.

4. Motivación. El hecho de alentar al equipo a participar activamente en los procesos de planeación y toma de decisiones ayuda que los empleados se sientan identificados con los objetivos de la empresa.

5. Evaluación. Una estrategia integral nunca estará completa si no se le da el seguimiento adecuado a las tácticas implementadas. Para ello, hay que hacer monitoreo calendarizado para detectar tanto los aciertos como las áreas de oportunidad aún sin explorar.

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