Franquicias

Cómo gestionar el inventario de una franquicia

El manejo de los inventarios es uno de los elementos fundamentales de las franquicias. Descubre las claves para gestionarlo y hacer tu red más eficiente.
Cómo gestionar el inventario de una franquicia
Crédito: Depositphotos.com

Uno de los elementos más complejos de las empresas son sus inventarios, que por lo general representan la mayor cuantía en el capital de trabajo de las empresas comerciales e industriales. En el manejo de los inventarios se toman decisiones respecto a cuándo hacer pedidos, a quién hacerlos y en qué cantidad.

Generalmente, en los sistemas de franquicias es obligación del franquiciatario vender o utilizar productos fabricados exclusivamente por el franquiciante o por terceros designados por éste.

Por tal motivo, la gestión de inventarios es un elemento fundamental en el manejo de una franquicia. Tanto para el franquiciante como para los franquiciatarios, la correcta definición de éste es muy importante. Esto debe quedar estipulado en los manuales que conforman el Know how.  

Los manuales describen por volumen los diferentes inventarios necesarios para el arranque y operación de la franquicia, definiendo además la manera de manejar los diferentes materiales en cada una de las tareas a realizar y la forma de aprovisionarse de ellos.

Desde su inicio, las franquicias de comida rápida o fast food son las más populares entre franquiciatarios y clientes finales. En ellas, gran parte de su éxito se debe a la rápida entrega de su servicio. Esto se consigue gracias a la eficiente gestión de sus inventarios de productos.  

He aquí las claves de esta gestión:

1. Existencia de un manual técnico de productos y servicios que facilita la gestión y manejo de los mismos.

2. Los materiales se piden una vez a la semana al centro de aprovisionamiento respectivo.

3. Son propiedad del franquiciante los centros y son jurídicamente diferentes de las tiendas franquiciadas.

4. Todos los días se revisan los inventarios, esencialmente los productos críticos que son aquellos perecederos, con el fin de tener control de los materiales que se están consumiendo y saber si existe armonía y ritmo en las entradas, procesos y salidas.

5. Se realiza un inventario semanal, que constituye la base para hacer los nuevos pedidos; para determinar el abastecimiento de los insumos en general se hace un inventario mensual, el cual incluye bienes perecederos y no perecederos, y productos de limpieza.

6. Las franquicias de comida cuentan con un depósito donde se almacenan productos secos, un depósito de refrigerio para las verduras y un congelador para carnes y pollos. Todos los materiales tienen una durabilidad medida en días y horas en función de la calidad del producto.

7. Si por cualquier causa se llega a quedar algún producto, debe ser desechado en atención de la calidad.

8. Se efectúa un monitoreo constante de los productos vendidos, lo que permite ser competitivo entre las diferentes franquicias de comida rápida. Con esa información se establecen los estándares en cuanto al tamaño, composición, empaque y presentación de los productos para lograr un control cuantificable de los mismos.

9. El tiempo estándar establecido para la preparación del servicio es uno de los elementos que define el  éxito de la franquicia e incide en la administración de los inventarios, los cuales son diariamente monitoreados. Para controlar el agotamiento del inventario, se aplica el  índice de rotación el cual refleja cuán a menudo los pedidos no son cumplidos como consecuencia de no tener materiales en inventario.

10. Una meta clave en la administración de inventarios es maximizar la rotación mientras se minimiza el agotamiento, que es el factor más importante de los procesos de producción de manufactura para disminuir el tiempo  “sin valor agregado” que se asocia a la terminación de un producto y, por lo tanto, para reducir el nivel de inventarios.

11. El sistema de registro del inventario que se utiliza es el Perpetuo o Permanente, que es aquel en donde el negocio mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario. De esta manera, pueden mostrar las existencias disponibles en cualquier momento, además son útiles para preparar los Estados Financieros mensuales o en cualquier período.


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