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Cómo administrar mejor tu mail

Te presentamos una metodología en tres partes para lograr un control de tu bandeja de entrada y aumentar tu productividad.
Cómo administrar mejor tu mail
Crédito: Depositphotos.com
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Si cuentas los correos electrónicos que hay en tu bandeja de entrada, es muy probable que tengas más de los que te gustaría. La buena noticia es que existen formas de manejar el correo electrónico para que no se convierta en una tarea estresante. Primero que nada, haz carpetas para distribuir la información que recibes por asunto (“Pagos”, “Cobranzas”) o persona (“Proveedores”, “Clientes”). Ahora, aquí tienes una metodología en tres partes para lograr el control de tu bandeja de entrada e incrementar tu productividad.

1. Usa (mucho) tu carpeta de borradores. Este es un sistema de clasificación que puedes usar todos los días. Ve a tu bandeja de entrada y abre el correo más antiguo que haya ahí (si tienes correos anteriores al día de hoy, comienza con esos). Mientras revisas ese correo electrónico pregúntate: ¿basura?, ¿archivar?, ¿responder?, ¿reenviar? Si es para eliminar o para guardar, hazlo en ese momento.

Si necesitas contestar algún mensaje, selecciona ya sea la opción “responder” o “reenviar” y luego elige “guardar como borrador”. Después borra ese correo de la bandeja de entrada; no te preocupes, el mail te está esperando en la carpeta de borradores, ¿lo recuerdas? Puedes archivarlo, enviarlo, moverlo a la papelera o imprimirlo; sólo no lo dejes en la bandeja de entrada.

Adopta este sistema para revisar tu bandeja de entrada y así podrás archivar y eliminar tus correos según necesites, pues cada mensaje que debas responder o reenviar estará en la carpeta de los borradores.

2. Dedica 15 minutos a tus borradores. Cuando se trata de productividad, la concentración es más importante que el tiempo. Piensa: ¿qué tan difícil es mantener un pensamiento hasta concretarlo antes de que alguien (por correo electrónico o por mensaje instantáneo) te interrumpa? La concentración intensa y el pensamiento a profundidad son habilidades que, mediante la práctica, se pueden perfeccionar.

La solución para lograrlo es más sencilla de lo que crees: compra un timer de cocina. No trates de utilizar un reloj o el cronómetro de tu celular o smartphone porque puedes distraerte con otras aplicaciones. Fija la alarma para dentro de 15 minutos. Ahora concéntrate en tu carpeta de borradores durante ese tiempo. Envía tantos correos como sea posible.

Es cierto, mientras tu lista borradores se está haciendo más pequeña, tu bandeja de entrada puede seguir creciendo. Pero también lo es que si aplicas este sistema, no te estarás distrayendo después de cada correo electrónico que redactas y envías. De esta forma, lograrás hacer más.

3. Clasifica los mensajes que tengan alta prioridad. Platica con la gente con la que trabajas acerca de la mejor manera de llamar la atención sobre los asuntos que requieren una respuesta inmediata. En otras palabras, responde esta pregunta: “Cuando alguien necesita algo ‘urgente’, ¿cómo lo podemos identificar?”
Por ejemplo, podrías decidir que si algo puede esperar horas o incluso un día o dos, te mandarán el mensaje por correo electrónico. Si alguna cuestión requiere una respuesta más rápida, lo mejor es utilizar el teléfono, un mensaje de texto o uno directo por Facebook o Twitter. Y, por supuesto, si necesitas hacer un seguimiento, manda un correo electrónico.

Haz el experimento durante cinco días con sólo una o dos personas de tu equipo; elige gente con la que trabajes bien. Es muy probable que descubras que mientras más practicas estas técnicas, más eficiente y productivo te vuelves.