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4 tips para eliminar las juntas innecesarias

No dejes que las reuniones te quiten la mitad del día. Sigue estos consejos y logra que sean productivas para que tu equipo trabaje mejor.
4 tips para eliminar las juntas innecesarias
Crédito: Depositphotos.com

Odio las juntas. Las evito lo más que puedo. Me aburren y creo que son una pérdida de tiempo. Creo que no soy el único, el gurú del marketing, Peter Druker, sentía lo mismo. “Las juntas son por definición el permiso a una organización deficiente. O te reúnes o trabajas, no puedes hacer las dos cosas al mismo tiempo” (Libro: El ejecutivo efectivo).

Si yo estuviera a cargo de tus juntas implementaría estas cuatro reglas:

1. No hay meta final = no hay junta. Cada reunión debería incluir un objetivo breve y claramente definido antes de programarla. Además, todos los asistentes deberían conocerlo también. Una meta indica un medio de acción, no sólo una discusión. Todos los que vayan, deben dirigirse a la misma meta lo más rápido posible.

2. Acorta la junta planeada a la mitad.  Determina cuánto tiempo necesitas estar en la junta y divídelo entre dos. La mayoría de las juntas que duran 60 minutos pueden terminar en 30. Dale un límite de tiempo y observa cómo todos se vuelven más eficientes.

3. Limita el número de participantes. Entre más gente atienda a la reunión, perderás más tiempo y será más difícil enfocarte en el objetivo. Las juntas con dos personas son mucho más productivas que aquellas en las que hay tres.

Jeff Bezos funciona en base a la “regla de las dos pizzas”: nunca tengas una junta en la que dos pizzas no puedan alimentar a un grupo entero. Si trabajas en una empresa grande considera adoptar esta regla.

4. No hay distracciones. Alguien debe jugar el papel de “supervisor” para que la conversación siga adelante. Claro, esto significa comenzar con un resultado claro para la junta. Nadie quiere el rol de policía en la conversación, pero alguien tiene que hacerlo. “Lo siento, ese puede ser un tema importante pero no para esta junta."

Las reuniones existen como un mal necesario. Pero puedes disminuir esto mientras mejoras la productividad de tu equipo implementando estas cuatro reglas.