Finanzas

Cómo adoptar la factura electrónica

La emisión de este documento ya es una obligación, pero también ofrece muchas ventajas. Conoce las herramientas para adoptar este sistema.
Cómo adoptar la factura electrónica
Crédito: Depositphotos.com

La informalidad para evadir el pago de impuestos nunca debe ser vista como una opción para arrancar un negocio. Esto te impedirá acceder a créditos bancarios, limitarás tu cartera de clientes y te verás imposibilitado para participar en programas de gobierno, lo que a la larga no te dejará crecer.

Alberto Gutiérrez, consultor financiero de pequeña y mediana empresa (Pyme), explica que en cambio, como empresa formal, podrás hacer uso de aquellas opciones que ofrece la banca comercial. Ahí destacan oportunidades crediticias que van desde $10,000 hasta $12 millones, con plazos de entre seis y 48 meses, y tasas que van del 10 y al 13 por ciento.

Pero eso no es todo. El ser formal te permitirá multiplicar tus operaciones al estar facultado para emitir facturas. De igual manera, te posibilitará para ofrecer tus productos y servicios no sólo a personas físicas, sino también a empresas e incluso, a dependencias públicas. “Limitar el mercado sólo a quienes no requieren facturas, significa que se tendrán ventas mínimas”, advierte el experto.

Por si fuera poco, formalizarte también te brindará la oportunidad de acceder al Fondo Nacional Emprendedor, cuya bolsa este año ascendió a $9,377 millones.

La pregunta es: ¿qué régimen elegir para poner en orden tus actividades? Una opción es optar por el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), al que pasaron automáticamente aquellos que se encontraban bajo el régimen de Pequeños Contribuyentes (Repecos), como tortillerías, misceláneas, papelerías, entre otros.

EL RIF ofrece 10 años para migrar al Régimen General de Ley, lo que significa que el primer año no pagarás impuestos. Lo harás a partir del segundo año y serán progresivos, lo que te permitirá implementar una estrategia de planeación tributaria. Otro de los beneficios es que al igual que sucedía con los Repecos, los contribuyentes deberán declarar cada dos meses.

A esta figura se pueden sumar las personas físicas que realicen actividades empresariales y que además obtengan ingresos por salarios o por intereses, siempre que estos no excedan de $2 millones. También si te sumas a este esquema serás beneficiario del Régimen de Incorporación a la Seguridad Social (RISS), el cual tiene por objeto otorgar subsidio hasta por un periodo de 10 años, para el pago de las cuotas obrero patronales al Seguro Social y a las aportaciones al Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores.

Para incorporarte al RIF requieres inscribirte al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), para lo que sólo necesitas tu Clave Única de Registro de Población (CURP) y una computadora con Internet para realizarlo a través de la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT) (sat.gob.mx). Aunque si ya estás inscrito, sólo debes tramitar por Internet una contraseña para contribuyentes de este régimen.

Registra tus cuentas

Si eres una persona física con actividad empresarial, un profesional que emite facturas, obtienes ingresos por arrendamiento o te sumaste al RIF, llegó la hora de que registres tus cuentas.

Para ello, existe una herramienta electrónica gratuita que puso a disposición el SAT. Se trata de Mis Cuentas, que te ayudará a registrar tus ventas y compras, así como a generar facturas electrónicas, que constituyen el único esquema válido de comprobación fiscal. Para utilizarla, basta que tengas una computadora o teléfono móvil con acceso a Internet.

Para acceder a los servicios de esta aplicación sólo tienes que capturar tu RFC y contraseña del SAT. O puedes ingresar con tu Firma Electrónica Avanzada (Fiel), la cual debes solicitar vía Internet para después concluir el trámite en un módulo del SAT.

Los datos que necesitas proporcionar para generar una factura electrónica validada por el SAT a través de Mis Cuentas son: tipo de régimen en el que te encuentras adscrito, el comprobante que deseas emitir, el RFC de tu cliente, el concepto de la venta, además del costo e impuestos.

Un beneficio adicional de esta herramienta es que la facturación y registro de ingresos digital, se utilizará para llenar la declaración de impuestos, la cual será automatizada. También podrás consultar las facturas recibidas de tus proveedores.

Miguel Ángel Rendón Valdés, director de la licenciatura en Administración Financiera del Tec de Monterrey Campus Estado de México, recomienda a los usuarios de Mis Cuentas ser muy precisos, ordenados y puntuales en la información que capturarán. Esto ya que al ser una aplicación del órgano fiscalizador, éste estará totalmente al pendiente de los movimientos que realices. El lado positivo de esta política de “observación” es que las empresas tienen que hacer todo al pie de la letra, lo que las lleva a tomar decisiones más estratégicas, puntuales y correctas, dice el académico.

Con estas acciones, el SAT busca facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones fiscales de manera gratuita. Sin embargo, igualmente existen soluciones diseñadas por empresas privadas que te permitirán emitir facturas electrónicas y apoyarte en tu contabilidad.

En el caso de facturas electrónicas únicamente es necesario que te asegures de contratar un proveedor autorizado por el SAT para asignación de folio e incorporación de sello digital. Para ello, en su página puedes encontrar una lista de los que están certificados.

Recibos de nómina

Otra de las obligaciones que tienes como empresa a partir de este año es la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI) por concepto de sueldos y salarios. La reforma fiscal en materia de Impuesto Sobre la Renta (ISR) establece que se debe expedir y entregar CFDI a las personas que reciban pagos por prestación de un servicio personal subordinado, por salarios y demás prestaciones para poder deducirlos.

En promedio, se certificarán alrededor de 75 millones de recibos de nómina mensuales en el país, considerando que el SAT tiene registrados 25 millones de personas físicas como asalariados. Enrique Gómez Moya, director general de Carvajal Tecnología y Servicios México, asegura que en el país los empleados reciben uno o varios recibos de nómina de manera mensual, por lo que éste es el segundo documento más emitido después de la factura electrónica, así como boletos de avión y de transporte terrestre.

El directivo detalla que los beneficios de los CFDI son una mayor eficiencia y rapidez en la cobranza, automatización de procesos administrativos e integración de información contable a sistemas del usuario. “Esta práctica también genera ahorros derivados de los nulos gastos de impresión, envío, mensajería y almacenamiento”, agrega Gómez Moya.

Estos comprobantes también pueden generarse de manera gratuita por medio de Mis Cuentas. El SAT señala que paulatinamente se irán simplificando el resto de las obligaciones de los patrones, debido a que se integran y sistematizan los registros de la nómina, de seguridad social y de impuestos federales.

Asimismo, existen diversas soluciones en el mercado que ofrecen este servicio de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Sólo verifica en la página del SAT que estos cumplan con los requisitos que solicita la autoridad fiscal.

Contabilidad electrónica

La emisión de facturas electrónicas, así como de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet (CFDI) por sueldos y salarios te ayudará a prepararte para la contabilidad electrónica, la cual será obligatoria a partir de enero de 2015.

Con la nueva disposición fiscal se obliga a las empresas a presentar su contabilidad en línea por medio del Buzón Tributario del portal del SAT, en tres formatos XML válidos. Estos abarcan la balanza de comprobación, los catálogos de cuentas y el formato de pólizas, para lo que se requerirá de un software.

La información que emitirán los contribuyentes catalogados como personas morales permitirá al SAT tener un control estricto de las finanzas, impulsará la recuperación integral del IVA y le permitirá determinar a qué contribuyentes les aplicará auditorías y otros requerimientos.

Ojo: la buena noticia es que esta disposición no aplica para los contribuyentes que registren sus operaciones en la herramienta electrónica Mis cuentas, como los contribuyentes dados de alta en el Régimen de Incorporación Fiscal. A continuación te presentamos algunas opciones que te permitirán entrar de lleno y sin problemas a esta nueva era de comprobantes fiscales digitales.

5 Soluciones

ASPEL

Soluciones adaptables al tamaño de cada empresa enfocadas a emitir facturas electrónicas, recibos de nómina digitales y contabilidad en línea.
01 (800) 277 35123

FACTURAXION

Solución para Pymes que incluye desde la emisión de facturas electrónicas y comprobantes digitales hasta cálculo de impuestos, envió al SAT y almacenamiento.
01 (800) 877 0173

FACTURIZATE.MX

Solución para la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet. Está dirigida a personas físicas o morales con un volumen bajo de facturación.
01 (800) 322 8874

MICROSIP

Soluciones para emitir facturas y comprobantes digitales, así como para llevar la contabilidad electrónica.
(55) 5543 2285

SIFEI

Soluciones administrativas y de facturación electrónica a la medida.
01 (800) 017 4331