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5 tips para aprovechar los viajes de trabajo

Convenios, programas de fidelidad y descuentos por reservación anticipada pueden optimizar tu presupuesto.
5 tips para aprovechar los viajes de trabajo
Crédito: Depositphotos.com
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Nuevamente, Samuel González Guzmán, presidente ejecutivo de Fundación E, debe trasladarse a otra ciudad por motivos de trabajo. Entonces piensa en aquello con lo que más batalla durante sus viajes de negocios: los alimentos. Este viajero frecuente quisiera que las comidas en los hoteles fueran más saludables, preparadas sin grasa e incluso orgánicas.

También dice que se vuelve complicado cuadrar los horarios en que te entregan la habitación con las juntas y vuelos. “Sería una gran evolución si rentaran por 24 horas”, comenta. Y como casi siempre anda deprisa, buscará para su siguiente estancia aquellos alojamientos que tengan las mejores recomendaciones y le ofrezcan un late check out.

Como cientos de personas, Samuel acostumbra recurrir al sitio Web TripAdvisor para leer una de las 225 millones de opiniones de viajeros que expresan ahí su experiencia sobre el servicio que recibieron durante sus estancias. Y es que hoy ya no basta con dar la mejor imagen, calidad, precios y servicios, reconoce Xavier Collard, director de Ventas y Mercadotecnia del JW Marriott Hotel Mexico City: un hotel debe generar valor, muchas sonrisas y agradecimientos. Pero esto ya no sólo aplica entre los vacacionistas, sino también entre los viajeros de negocios.

Este hecho cobra mayor relevancia en México, donde el 80% de las ocupaciones las realizan los hombres de negocios, revela Rafael García, presidente de la Asociación Mexicana de Hoteles y Moteles. Señala que las plazas más frecuentadas por estos visitantes son la Ciudad de México, Monterrey, Guadalajara, León y Puebla.

En el país hay más de 18,000 hoteles; 2,000 de ellos pertenecientes a cadenas hoteleras y 16,000 independientes, lo que se traduce en 650,000 cuartos, añade García. “En los próximos años se prevé una construcción de 200,000 habitaciones, es decir, tres veces más de la oferta turística existente hoy entre Cancún y la Riviera Maya, donde hay cerca de 70,000 cuartos”, señala por su parte Carlos Pantoja, socio a cargo de la industria de Hotelería y Turismo de la consultora Deloitte. Se prevé este incremento ante las reformas en materia económica que están sucediendo en el país y que podrían atraer un mayor número de visitantes, sobre todo en materia de negocios, explica el especialista.

¿Por qué es importante este aspecto? Porque el gasto que realiza un turista de negocios es de tres a siete veces superior al que tiene alguien que viaja por placer, reconoce Selene Salas, directora general de Turismo de Reuniones en la Secretaría de Fomento Turístico en el estado de Guerrero. Las necesidades a cubrir entre estos dos tipos de visitantes son distintas: destacan la ubicación, conectividad y la seguridad, comenta Javier Barrera, vicepresidente de franquicias de Grupo Posadas.

Sobre todos los aspectos, el Wifi está considerado como un punto fundamental que deben cubrir estos establecimientos, señala Juan Carlos Cabrera, Country Manager para Ruckus Wireless México. “El servicio de Internet ya está considerado como uno de los más importantes cuando los viajeros seleccionan un hotel, sin importar si se trata de un viaje de negocios o de placer”, comenta. Aunque existen alternativas, como los teléfonos inteligentes, el ejecutivo considera que la mejor opción es que el establecimiento ofrezca una red propia y segura para sus huéspedes.

Collard prioriza una habitación confortable que tenga un espacio para trabajar, un buen restaurante, gimnasio y un centro de negocios. Por su parte, Blanca Herrera, directora de servicios de Franquicia en Hoteles City Express, resalta la categoría del hotel, una tarifa preferencial y un desayuno gratuito. Finalmente, Seyed Rezvani, director general de Mundo Imperial Acapulco lo dice en una sola frase: “Dar todo en uno”.

City Express y One Hoteles, cadenas de bajo costo para viajeros de negocio, incluyen un desayuno continental tipo bufet que consiste en café, leche, jugo de frutas, pan blanco integral y dulce, fruta picada y de mano. Adicionalmente, por una cuota extra se puede obtener chilaquiles, huevos, frijoles, entre otros. “Los viajeros de negocios buscan algo práctico pero de buena calidad y que cumpla con sus expectativas”, indica Herrera.

Otras facilidades que hacen un viaje de negocios más placentero van desde un servicio de concierge de 24 horas y asistencia médica; hasta pequeños detalles que marcan la diferencia como un cepillo de dientes gratis, lavandería y tintorería, reserva de taxis y un late check out sin costo adicional. La mayoría de los hoteles ofrecen este último servicio, siempre y cuando haya disponibilidad. Además, priorizan a los huéspedes que son miembros de programas de lealtad o viajero frecuente. 

Generalmente, los convenios entre empresas y operadores hoteleros traen consigo una reducción del costo entre un 10 a 20%. Además, pertenecer a un programa de lealtad o de viajero frecuente beneficia con rebajas en los precios de un 10 a 15%, así como premios e intercambio de puntos por noches de hotel.

Congresos y convenciones

Otro segmento del turismo de negocios está constituido por los congresos y convenciones. Selene Salas, de la Secretaría de Fomento Turístico en el estado de Guerrero, explica que una convención es una reunión cerrada de entre 100 a 600 personas y organizada por un corporativo. En cambio, un congreso es más grande (de 300 hasta 2,000 o más personas), la realiza una organización y tiene fines de lucro, es decir, hay un piso de exhibición, se venden los gafetes y existe una mayor derrama económica.

Algunos hoteles ofrecen todo lo necesario para la realización de esta clase de eventos. Los servicios adicionales durante las convenciones son el catering, banquetes, decoración, montaje de stands, edecanes y equipo de audio y video. En Mundo Imperial, en Acapulco, Guerrero, tienen su propia imprenta y además ofrecen a los organizadores de eventos un servicio de concierge.

También existen cadenas que manejan el concepto Todo incluido, que cuentan con una oferta especial para congresos, convenciones y eventos especiales. Tal es el caso de Playa Hotels & Resorts, que en sus siete propiedades en el país ofrecen el servicio de coordinadores de grupos y convenciones. Con ello, “los viajeros de negocios encuentran en cada hotel un ambiente refinado y un servicio personalizado”, puntualiza Walter Dagri Trebisan, gerente de relaciones públicas de Playa Hotels & Resorts.

Cada resort cuenta con diferentes salones para conferencias, salas  de juntas y lugares al aire libre con conexión a Internet de alta velocidad incluida. Destaca además su oferta de equipos audiovisuales de última generación y en el caso de su propiedad de Los Cabos, el Hyatt Ziva, sus más de 3,000 metros cuadrados para eventos y convenciones, que incluyen un teatro con capacidad de 600 asientos.

Pilar Alvarado, directora de ventas de esta unidad, reconoce que tan sólo el 10% de sus visitantes pertenecen al segmento de negocios. De ellos, el 60% los buscan para la realización de convenciones y viajes de incentivos. Esto gracias a la experiencia gastronómica que propone la cadena, que está a cargo del chef argentino Máximo López May. 

Finalmente, hablando del tema de presupuestos, la oferta es vasta. El gasto promedio por hospedaje en hoteles de negocios en la categoría básica va desde $650 más impuestos por una habitación con desayuno incluido, como en el caso de City Express u One Hoteles. Un segundo presupuesto en hoteles más ejecutivos, como el Fiesta Inn parte desde $1,600 por noche; mientras que en una categoría de cinco estrellas o superior los precios oscilan entre $3,000 y $4,000 o más. Analiza cada una de las ventajas que te brinda cada cadena y haz de los hoteles de negocios tus socios estratégicos.

Tips para viajes más eficientes

1. Reservar con anticipación. Hazlo por lo menos con una semana de antelación. Así obtendrás descuentos de entre un 20 y 25%. Los precios se elevan considerablemente si lo haces uno o dos días antes. 

2. Ubicarse cerca del aeropuerto o lugar de trabajo. De esta manera no tendrás que cubrir gastos de transportación.

3. Bajar una aplicación móvil para reservar. Es muy práctico y puedes acceder también a promociones.

4. Pertenecer a un programa de lealtad. Al acumular puntos puedes cambiarlos por noches de hotel y premios.

5. Consultar a un agente de viajes. Eso te ayudará a optimizar tu presupuesto.