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Tu email: tips para hacer de tu enemigo un aliado

¿Tu bandeja de entrada da más miedo que una película de horror? Te damos algunos tips para recuperar el control.
Tu email: tips para hacer de tu enemigo un aliado
Crédito: Depositphoto.com
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Comienza el año, y seguramente uno de tus propósitos (¿ya leíste mi nota sobre los propósitos de año nuevo?) es hacer mejor uso de tu email. Eso incluye, por supuesto, no dejar que se te junten cientos de correos electrónicos.

Sé que no puedes tomarte demasiado tiempo en responder mail tras mail, así que es preciso hacer algo para resolver tu situación.

Afortunadamente, hoy vivimos en un mundo lleno de herramientas digitales que nos resuelven la vida. Así que, con todas las ganas de que este año logres llegar al Xanadú de la “bandeja cero”, te comparto algunas apps y tips para mejorar el uso de tu mail:

Apps para un email más inteligente

-Boomerang (agenda y automatiza correos). Esta app te permite agendar correos, programar notificaciones y saber cuándo no te han respondido un correo. No más “marcar no leído” esperando a que te respondan, o correos enviados a las 3 am que la verdad, se ven muy mal.

-Assistant.to (agenda reuniones en un clic). “Te propongo vernos martes 9 am” - “No puedo, ¿miércoles10 am?” “Estoy ocupado, ¿qué día te queda de la próxima semana?”. ¡Estas conversaciones saturan nuestras bandejas de entrada y hacen que agendar una reunión sea un verdadero dolor de cabeza! Esta app te permite poner en el correo una serie de links con respecto a las horas que tienes disponibles, y cuando la otra persona escoge una, se agenda automáticamente en tu calendario y en el suyo. ¡Reunión agendada en un solo correo! Descárgala aquí.

-Doodle (organiza reuniones en grupo). Sólo hay una cosa peor que agendar una reunión por correo, ¡agendar una reunión por correo en grupo! Assistant.to sirve para reuniones de uno a uno, pero Doodle te permite saber las horas en las que todas las personas de un grupo están disponibles con un correo. Conoce el servicio aquí.

Hábitos para usar mejor tu correo

Ok, las apps no pueden hacerlo todo; tú también tienes que poner de tu parte. ¿La buena noticia? Hay ciertas estrategias que te ayudarán a acercarte a la deseada bandeja cero.

-Destina un tiempo específico para revisar tu email. No hay nada que mate más la productividad que responder correos conforme llegan. Te recomiendo que, todos los días, destines dos segmentos de tiempo sólo para revisar y contestar correos. Hazlo cada día a la misma hora y trata de encontrar espacios en los que no tengas muchas interrupciones.
    
Tres notas muy importantes sobre este punto:
        
No lo hagas al inicio del día. Aunque parezca buena idea, pues a esa hora todavía no empieza la locura del día, utiliza tu primera hora (o dos) de la jornada laboral para resolver tus pendientes más importantes, que te aseguro, NO son vaciar tu bandeja de entrada.

Esto requerirá disciplina y constancia. Al principio resultará difícil dedicar tiempo sólo a responder correos electrónicos, pero si eres disciplinado y te obligas a no distraerte, pronto obtendrás un hábito que te ahorrará muchas horas de trabajo (y muchas frustraciones, también).
No aceptes distracciones. Seguro te toparás con mil interrupciones en estas horas: ignóralas en la medida de lo posible. No contestes llamadas ni recibas personas, si lo puedes hacer en una reunión, ¿por qué no ahora? Tendrás el resto del día para darles el 100 por ciento de tu atención.

Cataloga todo. ¿Utilizas las etiquetas y los filtros que tiene tu correo? ¿Sabías que puedes automatizar los mails de ciertos destinatarios para que no lleguen a tu bandeja de entrada, sino a una carpeta en específico? Te aseguro que tener los correos divididos automáticamente por carpetas te ayudará muchísimo a organizarte. Esto te puede servir especialmente con los correos que son sólo para leer, como boletines o artículos, pero no quieres que te saturen la bandeja de entrada.

Desuscríbete de lo que no necesitas. ¿A cuántas cosas estás suscrito que en verdad nunca lees? En lugar de “marcar como no leído,” dedícale 30 segundos al correo para salirte de su lista de suscripción y no volverlo a recibir nunca. Haz del botín “unsuscribe” tu mejor amigo.

Una nueva filosofía de comunicación

Estamos ya en 2016, y creo que es momento de que cambiemos algunas de las costumbres y los hábitos que tenemos al momento de comunicarnos por correo.

Al principio algunos de estos cambios parecerán difíciles o impopulares, pero te invito a que te unas a mi rebelión para “modernizar” la forma en la que nos comunicamos y así, juntos, conquistar al mundo ser mucho más eficientes.

Ve al grano. Algo que aprendí mientras vivía y trabajaba en Nueva York (una ciudad en la que nadie tiempo para nada NUNCA) es que un correo de una línea puede ser mucho más efectivo que un correo de 4 párrafos. En México nos encanta ser rolleros, desearles a todos un buen día, inicio de año y hasta preguntarles por su perrito, y es que sentimos que necesitamos ser demasiado amables para tener una buena relación laboral. Ya estamos en una nueva era, y podemos aceptar que un correo que va directo al punto no implica falta de cortesía, sino que incluso puede llegar a ser todo lo contrario: respetuoso con el tiempo del otro. (En NY, uno de mis sponsors escribía únicamente el título del correo, nunca mandaba nada en el contenido).

Utiliza otros canales de comunicación. ¿Sabes cuál es la mejor manera de tener un email más eficiente? ¡Dejar de usarlo tanto! En esta revolución de la comunicación, podemos aceptar que hay maneras más eficientes de transmitir un mensaje, y si usamos algunos de estos medios, podemos dejar de tener bandejas de correos saturadas. Algunos de estos canales alternativos son:

Slack: una especie de WhatsApp para el mundo laboral que te permite crear grupos, subir documentos, guardar las conversaciones en la nube y revisarlas en todos tus dispositivos. Es una manera de dejar de escribirse tanto correo interno y comunicarse de modo mucho más eficiente.

WhatsApp: ¿Qué? ¿Cómo que voy a usar los chats con memes que mandan mis amigos para ser más eficiente en mi trabajo? Parece una idea poco ortodoxa, pero recuerda: estamos en una revolución de la comunicación. Te aseguro que la mayoría de tus clientes, aliados, socios, o personas con quienes te escribes por correo para organizar reuniones, hacer preguntas o incluso pedir información, no tendrán ningún problema si les propones comunicarte con ellos directamente por “whats”.

Tú, ¿tienes otros hábitos o estrategias para hacer que tu mail sea más eficiente? ¡Cuéntamelo por favor! Sólo no lo hagas por mail.

Juan del Cerro es emprendedor, promotor y entusiasta del emprendimiento social, director ejecutivo de Socialab México y conductor de Disruptivo. Búscalo en Twitter como @delcerrojuan.