Realiza estas acciones sencillas para incrementar tu productividad

"No es que tengamos poco tiempo, es que perdemos mucho", Séneca.
Realiza estas acciones sencillas para incrementar tu productividad
Crédito: Depositphotos.com

Todos sabemos que la productividad es un tema importante cuando queremos ser empresas rentables. Para aumentar la productividad, la cual tiene que ver con la eficiencia en el desempeño de las personas (o máquinas), y la relación costo-beneficio haciendo uso del tiempo y de los recursos, existen una variedad de estrategias como lo son inversiones en la formación profesional, automatización de procesos, mayor rotación de los activos circulantes, operación con aprovisionamientos Just in Time para reducir los costos por inventarios, entre otros.

Sin embargo, también existen factores determinantes que se encuentran en un punto ciego del radar, y que al pasar por alto, interfieren de manera importante en lograr un incremento en la productividad, como lo son las distracciones que nos restan tiempo para enfocarnos en lo realmente importante, el exceso de reuniones no productivas o hacer cosas que no tienen nada que ver con la estrategia.

Para mí, ser productivo significa obtener los resultados esperados con menos recursos (tiempo, esfuerzo, dinero, etc). Y para lograrlo es indispensable:

  1. Volverte un experto en identificar las prioridades específicas de este momento (todo se puede hacer, pero no al mismo tiempo).
  2. Enfocarte y concentrarte para llevarlas a cabo.

Para lograrlo te voy a compartir ocho acciones eficaces que he puesto en práctica en mi organización para poder derribar obstáculos que, desde el silencio y el anonimato, están siendo un verdadero bloqueo para el aumento de la productividad.

1. Adiós a las puertas abiertas

Cada interrupción por pequeña que sea, como los típicos “tienes un minuto” restan a la productividad y al bienestar emocional de las personas. Determina tiempos específicos para estar disponible y reunirte con las personas de tu equipo, y después cierra la puerta. Suena fuerte la medida, pero el tema lo amerita.

2. Mantén el enfoque

A lo largo del desarrollo de los objetivos establecidos para lograr la estrategia, se van presentando y van surgiendo en forma paralela situaciones secundarias que, si bien algunas de ellas se convierten en una prioridad para el logro de los objetivos, muchas otras no lo son y nos distraen de lo verdaderamente imprescindible para lograrlos. Es un gran reto, además de una gran responsabilidad, someterlos a un análisis objetivo para identificar su impacto, utilidad y determinar si se ponen en la lista de “pendientes importantes” para ser considerados en la próxima definición de objetivos, o en su caso, darles salida inmediata para evitar que nos consuman un tiempo valioso en el que debemos estar enfocados en el cumplimiento de lo establecido.

3. Define reglas y políticas para el uso del email

De acuerdo con Sanebox’s solo el 38% de los mails que recibimos son relevantes, es decir el 60% nos quita tiempo.

  • Revisa y replantea con tu equipo para qué utilizan el mail.
  • Después identifiquen qué si funciona para la organización y que no, ¿Qué mails si necesitas y cuáles no?, ¿Cuáles serían más útiles trata en persona, por teléfono o en una reunión?
  • A partir de eso definan políticas y reglas sencillas para todos.
  • El objetivo a lograr es: Utilizar el mail de manera inteligente y constructiva, esto significa para mí, en general no invertir más de 1.5 hrs al día en esta función

4. Reuniones Efectivas

Es un hecho que las reuniones pueden ser muy efectivas, entre otras cosas, para eliminar la generación de largos correos internos y para alinear y revisar las acciones para el logro de objetivos. Sin embargo, también pueden ser un lastre tremendo para la productividad. Para hacerlas efectivas y prácticas te sugiero que en todas las reuniones definas claramente:

  • El objetivo: especificando que debe quedar terminado al finalizar la reunión y evitando todo lo que no tenga que ver con el objetivo específico de la reunión.
  • Un responsable de la reunión para la toma de decisiones y manejo de la reunión.
  • Tiempo destinado con cronómetro para avisar cuando queden 10 minutos y enfocarse en el logro del objetivo.
  • Definición de acciones y responsables de las mismas.

5. Define un máximo de 5 prioridades a trabajar por trimestre

Diferenciar lo urgente de lo importante ayuda mucho en el aumento de la productividad. Y lo importantes es lo que apoya el cumplimiento y logro de los objetivos. No obstante, no hay que olvidar que hay aspectos urgentes que cuando los atendemos, liberan las dificultades que se están presentando o que se pueden presentar para lograr los objetivos.

6. Transforma tu lista de pendientes en citas en tu calendario

Una lista de pendientes no te compromete ni te dice si realmente tendrás tiempo para terminar.  Al calendarizar tu lista de pendientes como citas en tu agenda podrás darte cuenta si realmente tienes o no tiempo para llevarlos a cabo y podrás tener el panorama completo sobre el tiempo real que te llevarán terminarlos.

Apégate a la estructura y planeación de tiempo y actividades de tu agenda, y siempre deja espacios abiertos para atender los imprevistos. Recuerda, tu día lo dicta tu calendario.

7. Aprender a decir “no” como parte de tu responsabilidad

Dentro de las culturas organizacionales menos productivas, se encuentra el hábito de no respetar los acuerdos de responsabilidad, entorpeciendo el desarrollo de lo establecido por constantes “responsabilidades adicionales” que se les pide a los involucrados. Si se te pide algo extra a lo establecido, pide información de cómo eso ayuda al logro de los objetivos y si después de analizar inteligente y constructivamente la petición te das cuenta que no ayuda y más bien entorpece dicho logro, aprende, como parte de tu responsabilidad, a decir “no” con las bases suficientes y ofreciendo alternativas.

Por otra parte, si esperas que tu equipo de trabajo te ayude a aumentar la productividad, comienza a generar una cultura de respeto a lo establecido que se combine con un criterio abierto para cuando es necesario apoyar con algo extra a lo pactado, pero como una situación atípica, y no como una práctica empresarial común.

8. Domina tu tecnología

Mientras estás trabajando apaga o silencia tu teléfono para que puedas concentrarte en tu trabajo, cada vez que te distraes para hacer otra actividad cuando necesitas de 20 minutos para poder continuar con lo que estabas haciendo. Sólo responde cuando estés realmente disponible.

Estoy segura que tener en el radar estos aspectos, te va a ser de gran ayuda para lograr el aumento de productividad todos deseamos en la empresa.

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