Digitalización

Digitalización: el primer escalón para una empresa inteligente

Muchos negocios emergentes tienen el uso y aprovechamiento de la tecnología como una parte fundamental de su ADN, en cambio, compañías pequeñas con mayor trayectoria y experiencia tienen a sus pies el reto de migrar o integrar elementos digitales a su operación para hacerla más eficiente de adentro hacia afuera.
Digitalización: el primer escalón para una empresa inteligente
Crédito: Shutterstock
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La sustentabilidad se ha convertido en un valor fundamental para cualquier economía del mundo, ya que pone a las sociedades frente al reto de aprovechar mejor los limitados recursos naturales que tenemos. Esta filosofía ha detonado el desarrollo de políticas de reducción, reutilización y reciclaje de materiales, una perspectiva que también tiene una aplicación directa y crítica en entornos corporativos.

Al igual que las personas, las empresas generan una huella ambiental derivada de su operación. Hoy en día este indicador debe ser un foco rojo para las organizaciones, particularmente en lo que respecta a los negocios en México, ya que si el resto del mundo tuviera el  ritmo de consumo de nuestro país,  se requeriría del 186% de recursos producidos por el planeta en un año, indican cifras de Footprint Network.

Las consecuencias ecológicas de los procesos no son exclusivas de sectores industriales o de manufactura, sino que incluso en esferas de oficina existen prácticas que, de transformarse oportunamente, podrían disminuir significativamente la producción de desechos y contaminantes. 

Claramente, el uso indiscriminado del papel es uno de las primeras conductas a modificar para minimizar la huella ambiental de cualquier compañía. Esto implica, inicialmente, tomar consciencia de la necesidad de papel en la operación, evitando la impresión de documentos no relevantes y apelando a archivos digitales para contar con un control más transparente de los procesos internos.

“Muchas de las empresas actuales están sumidas en un caos de datos, derivado de lo que solemos llamar transformación digital. Este caos surge porque las organizaciones contienen una gran variedad de fuentes de información, tanto personal como comercial y administrativa, proveniente no solo de la operación, sino también de correos electrónicos, redes sociales, historiales de búsquedas, transacciones, etcétera. La cuestión es que solo 10% de la información que pasa a través de la compañía está disponible en un formato manejable para los empleados, lo que hace que todos esos datos que podrían aplicar con fines de negocio queden desaprovechados, aislados, además, de los documentos en físico”, relató Vanilda Grando, directora de Cuentas & Alianzas Estratégicas Globales de Kodak Alaris.

Si bien muchas empresas que han surgido en los últimos años han apelado a la tecnología como estructura madre de sus procesos, muchas pymes tradicionales se enfrentan a la problemática de migrar desde procedimientos análogos a plataformas y herramientas digitales para simplificar su trabajo, incrementando la complejidad de homologar el manejo de datos. 

•    Relacionado: Creze, la inteligencia financiera detrás de tu negocio.

Pese a las múltiples ventajas y soluciones que la tecnología nos ofrece en la actualidad, es difícil empatar la adopción de este tipo de instrumentos cuando los recursos de la empresa están presentados en un canal sumamente distinto.

Es así que uno de los retos para compañías de servicios financieros, despachos de abogados, consultorios médicos, dependencias de gobierno y prácticamente cualquier organización que cuente con un acervo documental considerable, es la digitalización de expedientes y lo que solemos llamar archivo muerto.

La digitalización de documentos implica para las empresas cinco ventajas fundamentales:
•    Disminución de huella ambiental al hacer un uso eficiente del papel.
•    Mayor acceso y disponibilidad de archivos.
•    Protección de acervo ante daños físicos.
•    Cruce de información para desarrollar mejores prácticas comerciales y administrativas.
•    Hace más fácil el buscar y compartir documentos entre los trabajadores de la empresa, incrementando la productividad y acelerando procesos.

“El escaneo de documentos se ha convertido en una tarea clave para modernizar los negocios, ya no hablamos de un producto, sino de una necesidad de digitalización profesional para dar un uso inteligente a la operación al aprovechar la información disponible para crear estrategias que incrementen la productividad”, explicó.

De este modo, partiendo de una base homologada de información la empresa puede mejorar la comunicación y colaboración de sus diferentes departamentos, creando métricas significativas que puedan aplicar para el cumplimiento de objetivos. 

Esta mecánica empresarial es lo que el Data Warehouse Institute define como inteligencia de negocios o BI (Business Intelligence): la combinación de tecnología,  herramientas  y procesos para transformar los datos almacenados   en información, la cual pueda traducirse en conocimiento útil para el establecimiento de planes y estrategias comerciales. 

“La transformación digital está aquí, la información ya está en las compañías y el reto está en cómo tratar esa información digital para reflejarla en un mejor servicio al cliente, en el desarrollo de ofertas más efectivas, en métricas de desempeño laboral, por ejemplo. Se trata de hacer de la información, sin importar su fuente, un recurso utilizable de forma efectiva y accesible de la forma correcta para la persona indicada, porque cuando se logra eso es que se está construyendo verdadera inteligencia de negocio”, finalizó Grando.

Ante esta perspectiva, el BI ofrece a las compañías ventajas competitivas en el mercado en que se desenvuelvan, posicionándolos a la delantera al más puro estilo de la frase popular “el conocimiento es poder”, brindándoles simultáneamente la capacidad de hacer más con menos.
 

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