Redes sociales

Guía para utilizar las redes sociales en el trabajo

Bien aprovechadas, estas plataformas tienen el potencial de mejorar la productividad promoviendo las conexiones con otros colaboradores o fuentes de información externas.
Guía para utilizar las redes sociales en el trabajo
Crédito: Depositphotos
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.
El explosivo crecimiento de las redes sociales (Facebook, Tumblr, Google+, LinkedIn, Pinterest, Snapchat, YouTube, Instagram, Twitter, Flickr, Yelp, etcétera) no sólo ha transformado la forma en que las personas nos comunicamos personal y profesionalmente sino que, además, son grandes herramientas que pueden ser utilizadas en las organizaciones para realizar relaciones públicas, ventas, reclutamiento, capacitación, mejorar el trabajo en equipo, y mantener una comunicación actualizada, entre otras.

Tradicionalmente las redes sociales en el trabajo se utilizan para:
  • Tomar un descanso mental.
  • Mantenerse conectados con la familia y amigos mientras se trabaja.
  • Crear y mantener conexiones profesionales.
  • Obtener información que ayude a solucionar problemas o mejorar procesos.
  • Construir o fortalecer relaciones con los compañeros de trabajo.
  • Mantenerse actualizados en temas relevantes para el negocio o puesto.


Bien aprovechadas, estas plataformas tienen el potencial de mejorar la productividad promoviendo las conexiones con otros colaboradores o fuentes de información externas. Algunas formas en que se pueden utilizar las redes sociales para mejorar los resultados de la organización son:

Incrementar la colaboración

A través de una red social de la empresa (SNS-Social Networking System) los colaboradores pueden apoyarse entre sí solucionando dudas. Por ejemplo, imagina que tienes un centro de atención telefónica donde atiendes a cientos o miles de clientes al día; la mayoría de las preguntas frecuentes que hacen los clientes están documentadas y a la mano para que los asesores telefónicos puedan contestarlas, sin embargo, siempre existirán clientes con preguntas que no están documentadas y que el asesor desconoce. Con una red social interna, el asesor puede formular la pregunta del cliente y recibir de sus compañeros la respuesta en tiempo real.

Mejorar la comunicación

El director general puede tener un podcast o video semanal, quincenal o mensual que mantenga informados a todos sobre los resultados, objetivos de la organización, reforzamientos de los valores y situaciones importantes que hayan ocurrido o vayan a suceder.

Contar con un blog en donde las diferentes áreas puedan mantener conversaciones con preguntas y respuestas que todos puedan consultar, reforzar políticas internas, comportamientos esperados, eventos, entre otros temas.

Capacitación

En el tema de capacitación las organizaciones tienen que cambiar la forma en que hoy tienen conceptualizados y organizan sus programas de entrenamiento, creando programas y foros que se actualicen con el conocimiento y experiencia de todos, no solo del área de capacitación.

Crear una plataforma de aprendizaje a través de videos de capacitación, creados por la misma organización o utilizando lo que ya existe en la red, combinada con cuestionarios en línea que validen el nivel de conocimiento.

Contar con un sistema que permita compartir el conocimiento a través de todos los niveles tipo blogs o Wikipedia, el cual, el mismo colaborador experto, y no necesariamente capacitación, va actualizando. De esta forma el conocimiento está a la mano para todos en todo momento.

Videos o foros de chat en donde el propio personal expone su experiencia, conocimiento, problemas que se les presentaron y cómo los resolvieron.

Reclutamiento

Automatizar el llenado de solicitudes, cuestionarios y diagnósticos que forman parte del proceso de reclutamiento y selección y tener las estadísticas y resultados en el momento.

Compromiso de los colaboradores

Los colaboradores que sienten que sus opiniones son escuchadas y que la empresa los mantiene informados se comprometen más con su trabajo.

Algunas empresas cuentan con páginas corporativas de Facebook para mantener comunicación de dos vías con sus colaboradores, si quieres tener algo más privado puedes tener un blog interno.

Adicionalmente puedes utilizar las redes sociales para reconocer públicamente el buen desempeño de un departamento o personas en especial.

Recomendaciones para el buen funcionamiento de las redes sociales

Definir política de comunicación

Muy pocas empresas tienen políticas de uso de las redes sociales en el trabajo, para aquellas que no las tienen, sugiero:

  • Definir reglas sencillas del uso de las redes sociales durante las horas de trabajo: Se puede o no, en qué horarios, durante cuánto tiempo, en qué dispositivos, qué redes sociales si y cuáles no.
  • Etiqueta de presentación, es decir, en qué forma se deben presentar los colaboradores, tono de las conversaciones, palabras o frases prohibidas.
  • Identificar qué se puede publicar o enviar a todos y qué debe mantenerse privado. Recuerda que lo que escribes, aun en privado, puede ser visto por otra persona, sé siempre profesional en lo que envías.
  • Especificar que las quejas relacionadas con el trabajo deberán ser enviadas al área de Capital Humano y no expresadas públicamente en las redes sociales.
  • Hacer hincapié en que siempre se debe guardar respeto.
  • Tener una mezcla de comunicación personal y profesional adecuada. Las redes sociales de la organización deberán estar diseñadas para trabajar mejor y ser más productivos, por ejemplo, está permitido darle un toque personal a la comunicación, siempre y cuando, no se pase una línea que pueda hacer sentir mal a las demás personas.


Con el objetivo de no afectar la productividad de la organización, definir un reglamento de uso de las redes sociales para cuestiones personales en horarios de oficina.

En la actualidad es indispensable utilizar las redes sociales y bien aprovechadas son herramientas fundamentales que te ayudarán a crecer tu negocio.

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