გასაკეთებელი საქმეების უკეთესი სიების შედგენის 10 გზა

პროგრესის მიღწევა გსურთ ყოველდღიური ამოცანების შესრულებისას? გასაკეთებელი საქმეების ეფექტურ სიას უზარმაზარი მნიშვნელობა აქვს, და ეს მარტივი რჩევები ყველაზე საუკეთესო სიების შედგენაში დაგეხმარებათ
გასაკეთებელი საქმეების უკეთესი სიების შედგენის 10 გზა
ფოტო: Pixabay

Grow Your Business, Not Your Inbox

Stay informed and join our daily newsletter now!
7 min read

You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.

რამდენად ეფექტურია თქვენი გასაკეთებელი საქმეების სია? გეხმარებათ თუ არა  თქვენი დღის დაგეგმვაში? გეხმარებათ თუ არა პრიორიტეტების დასახვაში? თუ  ეს ამოცანების უსასრულო ჩამონათვალია, რომლის გადახედვისასაც დანაშაულის გრძნობა გიჩნდებათ იმის გამო, რომ ზოგიერთი რამ ჯერ კიდევ არ გაგიკეთებიათ? იქნებ უკვე აღარ აპირებთ ამ სიიდან რომელიმე ამოცანის შესრულებას?

 მთავარია, საქმეების კარგი ჩამონათვალი გქონდეთ და თქვენ გემსახურებოდეთ, და თქვენ არ უნდა იყოთ მასზე დამოკიდებული.

კარგი სია ყველაზე მნიშვნელოვან საქმეებზე ყურადღების გამახვილებაში დაგეხმარებათ.  როგორ უნდა შეადგინოთ ეს სია? მოკლე და კონკრეტული ამოცანები უნდა ჩამოწეროთ.  ერთ დღეში მეტისმეტად ბევრის ჩატევა არ უნდა სცადოთ და  ამასთან ერთად, ერთზე მეტი სიაც უნდა შეადგინოთ. 

სწორი სტრატეგიის შემთხვევაში, ეს სია უფრო დიდი მიზნების მიღწევაში დაგეხმარებათ. საქმე ისაა, რომ თავდაპირველად თქვენი მიზნები უნდა განსაზღვროთ და ისინი შემადგენელ ნაწილებად დაყოთ. როდესაც პატარა დეტალებამდე დახვალთ, მაშინ უნდა შეიყვანოთ თქვენი ყოველდღიური საქმეების სიაში.  

ქვემოთ გაეცნობით, რა უნდა იცოდეთ, რომ თქვენი ყოველდღიური საქმეების სია დაგეხმაროთ.

1. საჭირო აპლიკაცია შეარჩიეთ (ან ფურცელი გამოიყენეთ)

უკეთესი სიის შედგენისას პირველი ნაბიჯი იმის გადაწყვეტაა, სად უნდა შეინახოთ იგი, თუ ფურცელი გირჩევნიათ, სცადეთ და თუ კარგად გამოგდით, მშვენიერია! მარტივი ელექტრონული ცხრილი ან ტექსტური დოკუმენტიც ასევე კარგი იქნებოდა.

თუმცა, უნდა ითქვას, რომ გასაკეთებელი საქმეების აპლიკაციებს ფურცელთან შედარებით მთელი რიგი უპირატესობა აქვთ:

  • აპლიკაციებს ჩაშენებული შეხსენებები აქვთ
  • ციფრული სიების რედაქტირება გაცილებით მარტივია
  • ციფრულ სიას, რომელსაც ღრუბელზე ინახავთ, ვერ დაკარგავთ
  • თქვენი ამოცანების სიის შეცვლა და პრიორიტეტების, თარიღის ან ალფაბეტის მიხედვით განხილვა შეგიძლიათ
  • სია შესაძლოა საერთო იყოს, სხვებისთვისაც შეძლოთ ამოცანების დასახვა და შეტყობინებების მიღება, როდესაც შეასრულებენ.
  • ისეთი აპლიკაციის  შერჩევა შეგიძლიათ, რომელიც თქვენი მოტივატორი იქნება, ლამაზი დიზაინი ექნება ან აპლიკაცია თამაშების ელემენტებით.

რომელი აპლიკაციაა ყველაზე კარგი? ამ მხრივ ძალიან დიდი არჩევანია და ნებისმიერზე შეგიძლიათ  ყურადღების შეჩერება. შესაძლოა, მთელი დღეც კი დაკარგოთ ყველა ვარიანტის შესწავლისას. მე ბევრი მათგანი გამოვცადე, და მათ შორის, ყველაზე მეტად შემდეგ აპლიკაციებს გირჩევთ: TodoistAny.doAsana და Things.

ის შეარჩიეთ, რომელიც ყველაზე მოსახერხებელი იქნება თქვენთვის.  რამდენიმე სხვა ვარიანტიც არსებობს, რომლებიც გარკვეულ შემთხვევებში მართლაც შესანიშნავია: Google Tasks - G Suite აპლიკაციებთან ინტეგრირებისთვის, Microsoft To Do,  თუ Microsoft Office-სს ან Windows 10-ს იყენებთ,  Habitica, თუ თამაშის ელემენტები მოგწონთ, და OmniFocus, მათთვის, ვინც უამრავ დეტალს უმატებს თავის ამოცანებს. Trello,  ტექნიკურად  kanban-ის აპლიკაციაა, მაგრამ საუკეთესო არჩევანი იქნება,  თუ თქვენთვის ვიზუალურ მხარეს აქვს დიდი მნიშვნელობა.  

და კიდევ სხვა ბევრიც არსებობს. თუ ვერც ერთმა ვერ მიიპყრო თქვენი ყურადღება, მეგობრებს ჰკითხეთ, თუ რას იყენებენ ისინი.

2. ერთზე მეტი სია შეადგინეთ

ერთი სია ძალიან ცოტას აქვს მათ შორის,  ვისაც კარგი სიების შედგენა ეხერხება.  რამდენიმე სიის შედგენის საშუალებას ყველა კარგი აპლიკაცია მოგცემთ, მარტივებით დაიწყეთ, როგორებიცაა, სამსახური, პირადი და საოჯახო საქმეები.

გარდა ამისა, თქვენ იმ საქმეების სიის შედგენაც შეგიძლიათ, რომელთა გაკეთებაც  ოდესღაც გსურთ.

ერთზე მეტი სიის არსებობა ყურადღების გამახვილებაში დაგეხმარებათ, სამსახურის სიის გადახედვისას, არ გენდომებათ პირადმა საქმეებმა გაგიფანტოთ ყურადღება. როდესაც სახლში ხართ, სამსახურეობრივ მოვალეობებზე ფიქრით ნამდვილად არ დაიტვირთავთ თავს.

კიდევ რა გჭირდებათ? საყიდლების სია? რა საშინაო საქმეები უნდა გააკეთონ ბავშვებმა? ახალი სიის დამატება ან მათთვის ნებისმიერ დროს სახელის შეცვლაც შეგიძლიათ.

3. რაც შეიძლება სწრაფად დაამატეთ ახალი ამოცანები

როგორც კი ახალი ამოცანა მოგივათ თავში, რაც შეიძლება სწრაფად შეიტანეთ თქვენი საქმეების სიაში. როდესაც   ახალ ამოცანებს მათი გახსენებისთანავე ამატებთ სიას, მათზე აღარ შეაჩერებთ ყურადღებას. ის უკვე დაფიქსირებულია და აუცილებელი აღარ არის გახსოვდეთ.  

თუ თქვენი გასაკეთებელი საქმეების აპლიკაციაში კლავიშების რაიმე კომბინაციაა ახალი ამოცანების დასამატებლად,  აუცილებლად უნდა ისწავლოთ.

4. მიუთითეთ ამოცანების შესრულების ვადები

თუ თქვენს ამოცანებს შესრულების ვადები აქვს, სიას ეს მონაცემიც დაამატეთ, წინასწარ განსაზღვრული  ვადები პრიორიტეტების დადგენაში დაგეხმარებათ.

ყველა ამოცანა არ მოითხოვს მკაცრად განსაზღვრულ ვადებში შესრულებას,  მაგრამ ზოგჯერ სწორედ ვადების დადგენა დაგეხმარებათ,   ორი მიზეზის გამო:

პირველ რიგში, აპლიკაციების უმრავლესობა იმის დანახვის საშუალებას გაძლევთ, თუ რა უნდა გააკეთოთ „დღეს“, „ხვალ“  და „ამ კვირაში“, დამოუკიდებლად იმისა, თუ რომელ სიაშია ეს ამოცანები (პირადი, სამსახურეობრივი და ა.შ.). ნებისმიერ შემთხვევაში, თქვენ ყველაფერს დაინახავთ, თუ რა უნდა იყოს „დღეს“ და წარმოდგენა შეგექმნებათ იმაზე, თუ როგორ ჩაივლის დღე, ან შესაძლებლობით ისარგებლებთ და  თავიდან დაგეგმავთ დღეს, თუ თქვენი სიის გადახედვისას თავს დათრგუნულად იგრძნობთ.

მეორე, ამ ამოცანების შესასრულებელი ვადების დადგენით, თქვენს კვირასაც ეფექტურად დაგეგმავთ,  რაც თავისთავად დროის მართვის შესანიშნავი სტრატეგიაა.

5. ყოველდღიურად გადახედეთ თქვენი გასაკეთებელი საქმეების სიას

ყოველი დილა გასაკეთებელი საქმეების სიის გადახედვით დაიწყეთ და შეაფასეთ, რამდენად გონივრულად გაქვთ ის შედგენილი, შემდეგ კიდევ ერთხელ გადახედეთ მას.

არ დაივიწყოთ, რომ თუ მეტისმეტად ბევრი ამოცანა გაქვთ დაგეგმილი ამ დღისთვის და იცით, რომ ყველას ვერ შეასრულებთ, საკუთარ თავს თვითონ განაწყობთ წარუმატებლობისთვის.

6. ყოველდღიურად მხოლოდ სამიდან ხუთ ამოცანამდე შეასრულეთ

მე საშუალოდ სამიდან ხუთი ამოცანის შესრულებას ვახერხებ დღეში. თუ შემთხვევით 12 ამოცანას დავგეგმავ, ვიცი, ყველას შესრულებას ვერ შევძლებ, რაც იმას ნიშნავს, რომ პრიორიტეტების შეცვლა და ზოგიერთების შესრულების ვადების შეცვლა მომიხდება. თუ ამ პოტენციურ პრობლემას ჩემი სამუშაო დღის დაწყებამდე აღმოვაჩენ, როგორღაც მოვერგები ამ ვითარებას, და თავს დაძაბულად არ ვიგრძნობ ყველა იმ ამოცანის გამო, რომელთა შესრულებასაც ვფიქრობდი, მაგრამ ვერ შევასრულე.

თქვენი ყოველდღიური საქმეების ლიმიტი როგორია? ეს დამოკიდებული იქნება იმაზე, რა ტიპის ამოცანებს ჩამოწერთ და რამდენად რთული იქნება მათი შესრულება. თუ ყოველდღიურად ადევნებთ თვალყურს რამდენ ამოცანას ასრულებთ, დროთა განმავლობაში, იმასაც გაიგებთ თქვენი მაქსიმუმი რამდენია. სხვათა შორის უნდა ითქვას, რომ  საუკეთესო აპლიკაციები ამას თქვენს ნაცვლად გააკეთებენ. როგორც კი ამ მაქსიმალურ რაოდენობას დაადგენთ, გონივრულ ოდენობამდე შეამცირებთ ყოველდღიური ამოცანებს.

რაც მეტ ამოცანას შეასრულებთ დღის განმავლობაში, მით მეტად დააფასებთ ამ თქვენს სიას.  ეს დადებითი განწყობა თქვენი  შრომის ნაყოფიერების ზრდასაც შეუწყობს ხელს.

7. თქვენს სიაში მიზნები კი არა, ამოცანები შეიტანეთ

მიზნები - მასშტაბური მიღწევებია ან სასურველი შედეგები. ჩვეულებრივ, მათი რაოდენობრივი შეფასება მეტისმეტად რთულია.  მაგალითად, „სრულყოფილად ვისწავლო ჰინდი“, ამ პუნქტის შეყვანა თქვენს სიაში,  ეფექტური არ იქნება.

რა არის ამოცანები? ამოცანები მოქმედებებია, რომლებსაც მიზნის მისაღწევად ასრულებთ. დაშალეთ თქვენი მიზნები და ამოცანებს მიიღებთ. ამოცანები მარკერებია მიზნისკენ მიმავალ გზაზე, ისინი სპეციფიკურია და რაოდენობრივად შეიძლება მათი აღრიცხვა. ძალიან ხშირად ეს ერთეული მოვლენებია (თუმცა, შესაძლოა ისინი მეორდებოდნენ). ამგვარი ამოცანის მაგალითებია, „ჰინდიზე საუბარი ჩემს საყვარელ ფილმებზე“, „სამი ახალი ზმნის სწავლა ჰინდიზე“ ან „სამი საათი მეცადინეობა“.

გასაკეთებელი საქმეების სიაში მიზნები კი არა, ამოცანები უნდა შეიტანოთ.

8. მიზნები და ამოცანები ცალ-ცალკე უნდა გქონდეთ

იდეალურ შემთხვევაში ამოცანები, რომლებსაც ყოველდღიურად ასრულებთ, თქვენი დიდი მიზნების შესასრულებლადაა გამიზნული. თუ ასე არაა, რატომ კარგავთ დროს მათ შესასრულებლად? თქვენ უნდა იცოდეთ, როგორი მიზნები გაქვთ, მაგრამ გასაკეთებელი საქმეების სიაში არ უნდა ჩაწეროთ.

სადმე სხვაგან ჩაწერეთ თქვენი მიზნები და  თუ თქვენს სიაში შენიშვნების სექციაც არის, იქ გადაიტანეთ. თუ დღიურს აწარმოებთ, იქ ჩამოწერეთ თქვენი მიზნები და სამ თვეში ერთხელ ან კიდევ, წელიწადში ერთხელ გადახედოთ. პერიოდულად გაიხსენეთ თქვენი მიზნები, მაგრამ არ დაივიწყოთ, რომ საკუთარ თავს იმ კონკრეტული საქმეებიდან მოწყვეტის საშუალება არ უნდა მისცეთ, რომლებიც მაგალითად, დღეს უნდა გააკეთოთ.

9. ხშირად ჩაიხედეთ თქვენი საქმეების სიაში

ეფექტური სია მთელი დღის განმავლობაში დაგეხმარებათ. კვირის დასაწყისში გადახედეთ მას, რომ თქვენი დროის დაგეგმვა შეძლოთ. დღის დასაწყისშივე გადახედეთ, რომ თქვენი დღის გეგმების შემოწმება შეძლოთ. მას სადილის შემდეგაც გადახედეთ, რომ იცოდეთ, კიდევ რაზე უნდა გაამახვილოთ თქვენი ყურადღება დღის დარჩენილი დროის განმავლობაში. 

როდესაც რომელიმე ამოცანაში გარკვევა გიჭირთ, ან მცირე ხნით დასვენება გჭირდებათ მის გასააზრებლად, თქვენს სიას გადახედეთ, რაიმე პატარა და მარტივი მოიძიეთ (ნაკლებად მომთხოვნი ამოცანა, რომელიც დიდ ყურადღებას არ მოითხოვს), რომლის გადაჭრაც ასეთ დროს შეგიძლიათ.

რაც მეტად გადახედავთ თქვენი საქმეების ჩამონათვალს, მით მეტად მიენდობით მას. რაც მეტად მიენდობით მას, მით ნაკლებ გაგახსენდებათ, რა ამოცანები გაქვთ შესასრულებელი. რაც ნაკლები გექნებათ გასახსენებელი, მით თავისუფალი იქნება თქვენი გონება და მას მთლიანად მიმართავთ მიმდინარე ამოცანის შესრულებაზე.

10. ისეთი სია შეადგინეთ, რომლის გადახედვაც ადვილია

თუ ხშირად ჩაიხედავთ თქვენი გასაკეთებელი საქმეების სიაში (და ჩემი აზრით, ამას აუცილებლად უნდა აკეთებდეთ), სწრაფად მიხვდებით, რამდენად სასარგებლოა ერთი შეხედვით დანახვა იმისა, რის გაკეთება გჭირდებათ.

თქვენი ამოცანები ლაკონურად, ან სტენოგრამის მსგავსად ჩაიწერეთ. ბევრ აპლიკაციას პრიორიტეტების რეიტინგი ან ვარსკვლავები აქვს, რომელთა დამატება და  მნიშვნელოვანი ამოცანების გამოყოფა შეგიძლიათ. თქვენი ამოცანების კოდირება სხვადასხვა ფერითაც შეგიძლიათ, თუ ეს დაგეხმარებათ. სხვადასხვა სიმბოლოები გამოიყენეთ, რომლებიც მეტ ინფორმაციას მოგცემთ ამოცანაზე. მაგალითად, საჭიროა თუ არა ამ ამოცანის შესასრულებლად სატელეფონო ზარი, ან უკავშირდება თუ არა ის სამედიცინო მომსახურებას. არ აქვს მნიშვნელობა,  რამდენად სწრაფად გადახედავთ თქვენი ამოცანების ჩამონათვალს, თქვენ საკმაოდ  ბევრი ინფორმაციის მიღებას შეძლებთ იმაზე,  თუ რის გაკეთებაა საჭირო.

პროდუქტიულობის გასაღები

კარგი სია შრომის ნაყოფიერების საფუძველია. ამოცანების მართვის აპლიკაციის მოძებნას და ამოცანების მართვას თქვენთვის მოსახერხებელი გზით, დიდი სიხარული მოაქვს. თქვენს სიაში შეყვანილი ამოცანების  შესრულება მოვალეობის შესრულების  შეგრძნებას მოგცემთ და სამუშაოს ორგანიზების საკვანძო ელემენტიცაა. გასაკეთებელი საქმეების ჩამონათვალის საიმედო სისტემა ცხოვრებას ამარტივებს და ნაკლებად სტრესულს ხდის მას.

Latest on Entrepreneur