La solución de 5 minutos que puede transformar su lista de tareas pendientes

¿No estás seguro de lo que sigue? Pruebe el sistema de cuatro cuadrantes para maximizar su impacto.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Hay días en los que mi lista de cosas por hacer se siente electrificada. Cada tarea pulsa con urgencia y la página tiene tantos elementos destacados que parece una constelación. Ya sea que sea un empleado, emprendedor, gerente o director ejecutivo, probablemente haya sentido lo mismo. Puede resultar difícil saber en qué trabajar o por dónde empezar.

La respuesta está en una sola palabra: Impacto.

Encuentra la actividad con mayor potencial de mejora. Aplíquelo a sus números más grandes, incluidas métricas como clientes, dinero, exposición o ahorros, y verá resultados exponenciales. Esa es la ecuación de impacto. Individuos, equipos, departamentos y organizaciones enteras pueden utilizar este enfoque para tomar decisiones y establecer prioridades estratégicas.

Los cuatro cuadrantes de impacto

Puede descargar la imagen de los cuatro cuadrantes usando este enlace.

Todos queremos hacer un trabajo significativo, pero no siempre es fácil identificar qué actividades producirán los mayores dividendos. Si se enfrenta a este dilema, haga una lista de todas las posibilidades. Tenga en cuenta que este no es un inventario de tareas sencillo; a veces, la impresora necesita más papel, por ejemplo, tanto si desea llenarlo como si no. En su lugar, escriba todos los proyectos o áreas de enfoque que compiten por su atención.

A continuación, dibuje un diagrama sencillo de cuatro recuadros. Volverá a consultar este cuadro cuando asigne la letra A, B, C o D a cada elemento de su lista. Así es como se descomponen las letras.

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Cuadrante A

Número pequeño + beneficio pequeño = impacto bajo

Arreglar un pequeño error de producto para un puñado de personas llega al cuadrante A. Estas son tareas de bajo riesgo con una recompensa igualmente baja, pero eso no significa que sean inútiles. Por ejemplo, cuando un desarrollador se une a nuestra empresa e inicia el bootcamp JotForm, le pedimos que aborde pequeños errores de software. Los nuevos empleados deben ponerse al día antes de realizar cambios críticos en el producto, por lo que estas tareas de baja presión y bajo estrés pueden ser una excelente manera de aprender.

Sin embargo, tenga cuidado con quedarse atascado en el cuadrante A. Las tareas de bajo impacto consumen tiempo y energía, y tienden a incluir trabajos de mantenimiento cíclicos. Un producto complicado, por ejemplo, nunca tendrá cero errores. Si dos personas examinan la misma característica, una puede ver la funcionalidad donde la otra ve fallas. Dedique la mayor parte de su tiempo a actividades de mayor impacto.

Cuadrante B

Número pequeño + gran mejora = impacto negativo

En 2012, Microsoft lanzó Windows 8 para competir con el estilo de interfaz visual de Apple. Microsoft invirtió una gran cantidad de tiempo y dinero para crear un sistema operativo confuso y desordenado que la mayoría de los usuarios de mouse y teclado rechazaban.

"Microsoft estaba persiguiendo duro al iPad", escribió Tom Warren en The Verge , "y la compañía se enfrentó a las pantallas táctiles mientras olvidaba para qué la gente realmente usa sus PC".

Windows 8 es solo un ejemplo de miles de productos, proyectos y empresas que no evalúan los números (y no comprenden a sus clientes). Por eso el cuadrante B es una zona de peligro. Proceda con extrema precaución aquí y recuerde que si invierte recursos valiosos en grandes mejoras, aplicarlos a pequeñas cantidades en realidad producirá un impacto negativo.

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Cuadrante C

Gran número + pequeña mejora = impacto modesto

Las complicaciones quirúrgicas pueden ser devastadoras para los pacientes. También son costosos para los proveedores de atención médica y, a menudo, se pueden prevenir. En 2009, los investigadores pidieron a los equipos quirúrgicos de ocho hospitales internacionales que adoptaran una lista de verificación de 19 elementos para todos los procedimientos de la sala de operaciones. Un año después de que los equipos implementaron la lista, las tasas promedio de muerte de los pacientes se redujeron en más del 40% , mientras que las complicaciones se redujeron en aproximadamente un tercio.

Una lista de verificación es una mejora pequeña y de bajo esfuerzo para un campo complicado como la cirugía. Pero los resultados pueden ser dramáticos e incluso cambiar la vida de una gran cantidad de personas. En nuestra empresa, a menudo lanzamos pequeñas actualizaciones de diseño y funciones que requieren un esfuerzo mínimo, pero los cambios que satisfacen a muchos usuarios siempre valen la pena.

Cuadrante D

Gran número + gran mejora = gran impacto

Has ganado el premio gordo. En este cuadrante, sus esfuerzos pueden producir resultados exponenciales. Tal vez desarrolle una característica de producto que cambie el juego que profundice la lealtad del cliente, o cree contenido que aumente drásticamente el tráfico orgánico.

Tenga en cuenta que puede medir el impacto de muchas formas diferentes, y las grandes cantidades no tienen por qué ser asombrosas. Por ejemplo, recientemente implementamos un sistema de recursos humanos que facilitará la vida de nuestros 300 empleados. En comparación con los XX millones de usuarios, 300 es un número pequeño, pero el cambio proporciona beneficios tangibles y continuos para las personas que impulsan nuestra empresa.

El cuadrante D es el punto óptimo, pero ¿cómo encuentra estos proyectos? Mire tanto dentro como fuera de usted o de su organización para identificar las mayores ganancias. En nuestra empresa, eso significa analizar los datos de los usuarios y explorar cómo apoyar a un gran grupo de clientes con iniciativas de alto impacto. También miramos hacia afuera para encontrar oportunidades impulsadas por cambios técnicos, culturales y organizacionales: ¿Cómo está trabajando la gente ahora? ¿Qué podría hacernos a todos más productivos ? Haga preguntas y manténgase abierto a nuevas posibilidades.

Lista. Asignar. Repetir.

Pruebe el sistema de cuatro cuadrantes para controlar una lista de tareas fuera de control o desarrollar prioridades mensuales, trimestrales y anuales. Escala de días a años y de individuos a empresas. El proceso también será más rápido e intuitivo con el uso repetido.

Además de proporcionar claridad cuando se siente abrumado, trabajar para lograr el máximo impacto calmará esa voz molesta que todos escuchamos a veces, la que pregunta si realmente está aprovechando al máximo su tiempo y si realmente lo está haciendo de manera significativa. trabajo. Decida qué es lo que importa, dónde está dispuesto a realizar mejoras importantes, luego elija los números correctos para multiplicar su impacto.

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Aytekin Tank

Escrito por

Entrepreneur Leadership Network VIP

Aytekin Tank is the founder and CEO of JotForm, the easiest online form builder. JotForm was ranked in the 2016 Entrepreneur 360™ List, an annual ranking of the most entrepreneurial private companies in the U.S.