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Utiliza este truco para programar las tareas importantes durante tus horas más productivas Aquí te explicamos por qué deberías registrar tus ciclos de energía y planificar tu horario tomándolos en cuenta.

Por Aytekin Tank

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nomadnes | Getty Images

Con el verano en pleno apogeo, muchos de nosotros nos preparamos para disfrutar de unas merecidas vacaciones. Para mí, el verano significa tomar un descanso de Jotform y viajar a la granja de olivos de mi familia en Turquía. Mi esposa, nuestros dos hijos pequeños y yo pasaremos dos semanas completas allí, ayudando en la granja y disfrutando del hermoso campo turco.

Una cosa curiosa que noto cada vez que vamos es que a los niños les cuesta más trabajo adaptarse a la diferencia de horario de diez horas. Aunque mi esposa y yo nos forzamos a adaptarnos durante esos primeros días, por ejemplo, quedándonos despiertos hasta tarde a pesar del agotamiento para asegurarnos de que dormiremos, los niños siguen sus relojes internos. Inevitablemente, uno de ellos estará despierto a las tres de la mañana, listo para comenzar el día. Pero pronto, sus ritmos circadianos se ajustarán a su nuevo entorno. Se dormirán un rato después de que se ponga el sol (alrededor de las 8:30 pm) y, si tenemos suerte, dormirán nueve o diez horas seguidas.

Cuando somos jóvenes, tendemos a estar más conectados con los ciclos naturales de nuestro cuerpo, o la cronobiología. Nos despertamos cuando estamos descansados y nos dormimos cuando estamos cansados. Pero a medida que envejecemos, engañamos a nuestros cuerpos para que vayan en contra de esos ritmos con la ayuda de cosas como la melatonina y la cafeína.

Si en lugar de eso intentamos volver a nuestras costumbres más jóvenes, es decir, abrazamos nuestros ritmos circadianos en lugar de intentar vencerlos, no solo nos sentiremos más descansados, sino que tendremos más energía para dedicar al trabajo relevante, o como me gusta llamarlo, las "tareas importantes".

Aquí te comparto un vistazo más detallado de cómo puedes optimizar tu horario de trabajo según tus niveles de energía naturales.

Lleva un diario de energía

A lo largo del día laboral promedio, experimentamos picos y valles de energía en ritmos ultradianos, que ocurren en ciclos de 90 a 120 minutos. Si alguna vez has comenzado una tarea sintiéndote motivado y lleno de energía, pero una hora después te encuentras navegando por Twitter y buscando los M&M's, entonces sabes cómo funcionan los ritmos ultradianos.

Los altibajos de energía son normales. Simplemente no podemos mantener un enfoque máximo durante todo el día. Dicho esto, podemos aprovechar el poder de nuestros ciclos de energía al entender nuestros ritmos individuales. Un diario de energía es un buen punto de partida.

La autora Yulia Yaganova recomienda un experimento de tres semanas en el que calificas tu energía, enfoque y motivación al final de cada hora usando una escala del uno al diez. Yo lo he hecho y puedo atestiguarlo: te sorprenderá ver lo rápido que surgen ciertos patrones. Después de apenas una semana de llevar un diario, me di cuenta de que mis momentos de alta energía, o "momentos óptimos", ocurrían justo después de mi sesión de gimnasio por la mañana, antes del almuerzo y más adelante en el día, alrededor de las cuatro o cinco de la tarde.

Este ejercicio de llevar un diario también es una oportunidad para anotar qué tareas te dan energía y cuáles te parecen tediosas y agotadoras. Considerar si algunas de estas últimas se pueden automatizar para conservar tu energía mental. Para las primeras, sigue leyendo.

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Combina momentos de alta energía con las "tareas importantes"

Una vez que identifiques tus momentos óptimos y el trabajo más significativo y energizante, puedes sincronizarlos en tu horario diario.

En un artículo para Harvard Business Review, el profesor Christopher M. Barnes explica que los gerentes que desean maximizar el rendimiento de los empleados deben considerar los ritmos circadianos al asignar tareas, plazos y expectativas. Los empleados también deben ser conscientes de sus propios ritmos al planificar sus días.

Barnes escribe: "Las tareas más importantes deben realizarse cuando las personas están en o cerca de su máximo nivel de alerta (aproximadamente una hora antes o después del mediodía y las seis de la tarde). Las tareas menos importantes deben programarse para momentos en los que la alerta es menor (muy temprano por la mañana, alrededor de las tres de la tarde y ya tarde, por la noche)".

Por supuesto, los ritmos de todos no son iguales. La flexibilidad es clave al planificar horarios o establecer plazos según los niveles de energía.

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Considera si necesitas hacer un cambio

No hay duda: ciertas actividades son más propensas a suceder si las planificamos temprano en el día. Tomemos, por ejemplo, al ejercicio: aunque no seas una persona mañanera, tienes más posibilidades de ir al gimnasio si planeas hacerlo desde al iniciar tu día. Es poco probable que te llamen para una reunión o te tienten con la hora feliz a las seis o siete de la mañana.

Aunque nuestros niveles de energía ocurren de manera natural, no son estáticos. Para lograr tus objetivos diarios, es posible que necesites ajustar tu reloj natural. Solo asegúrate de hacer los cambios de manera gradual.

Como explicó Kimberly Fenn, neurocientífica cognitiva que estudia el sueño y el aprendizaje en la Universidad Estatal de Michigan, a The New York Times, despertar más temprano no es solo cambiar tu hora de acostarte, es cambiar todo tu ritmo circadiano.

El cortisol, la hormona que nos despierta, inunda nuestro sistema por la mañana. "Pero si de repente cambias tu despertador de las ocho a las seis de la mañana, tus niveles de cortisol no serán lo suficientemente altos cuando suene y es posible que te cueste más de lo normal salir de la cama".

Empujar gradualmente tu hora de acostarte puede ayudarte a cambiar eficazmente tu ciclo de energía.

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Maximiza tus posibilidades de éxito

Has creado tu diario de energía, identificado tus momentos óptimos y planeado qué tareas y actividades completar en qué momentos.

Ahora, ¿qué sigue?

Maximiza tus posibilidades de éxito. Para hacerlo, prepárate con anticipación automatizando tantos pasos como sea posible.

Es probable que puedas ahorrar tiempo y asegurarte de seguir el horario utilizando herramientas automatizadas, y muchas de ellas no requieren programación y son gratuitas. Solo necesitas ponerlas en marcha y ellas se encargarán de hacer el trabajo pesado.

Por ejemplo, utiliza una aplicación de calendario para asignar tiempo a tus tareas importantes. Cuando llegue el momento, no tendrás que deliberar sobre qué hacer a continuación. Simplemente lo haces. Si estás tratando de comenzar un nuevo hábito, por ejemplo, escribir algunas páginas por la mañana, organiza tu espacio de trabajo al final de cada día y automatiza las tareas que normalmente consumen tus horas de la mañana, como enviar tu boletín, asegurarte de que las facturas se paguen a tiempo o verificar nuevos suscriptores. (Mi nuevo libro, en inglés, contiene un índice de herramientas automatizadas para todo eso y más).

Al final, se trata de prepararte para el éxito y aprovechar tus biorritmos al máximo para potenciar tu energía creativa. A medida que avanzamos en la vida, desarrollamos hábitos que van en contra de nuestros ciclos innatos. Pero nunca es demasiado tarde para revertir esos hábitos. Toma un consejo de los niños y escucha los ritmos naturales de tu cuerpo.

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Aytekin Tank

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