Inbox Zero es una fantasía. Estoy tratando de calendario cero en su lugar. No puedes controlar quién se acerca o pide tu tiempo. Pero puedes controlar a quién se lo das.
Por Jason Feifer Editado por Frances Dodds
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
¿Recuerdas cuando la "bandeja de entrada cero" era el objetivo de todos? La idea era que, de alguna manera y de alguna manera, fuera posible despejar tus pensamientos limpiando tu bandeja de entrada.
Mientras escribo esto, tengo 131 correos electrónicos sin abrir esperándome. La bandeja de entrada cero es una fantasía, y lo acepto. He llegado a creer que no debemos definir nuestro éxito por (o vincular nuestra cordura a) cosas que no podemos controlar por nosotros mismos. Si alguien puede enviarnos un correo electrónico, ¡podría enviarme un correo electrónico ahora mismo! — entonces la cantidad de correos electrónicos en nuestra bandeja de entrada en un momento dado está fuera de nuestro control.
Relacionado: Sea dueño de su tiempo: 8 habilidades esenciales de gestión del calendario
Entonces, en lugar de apuntar a la bandeja de entrada cero, cambié mi objetivo a algo que está a mi alcance. Se llama "Calendario cero".
Este es mi término para un día sin reuniones. Es un día para hacer un trabajo profundo, para pensar sin interrupciones y luego, cuando llegue el momento, para cuidar el cuerpo y la mente también.
¿Suena imposible? Te aseguro que el Calendario Cero tampoco me sale de forma natural. Mi instinto es empacar mis días con reuniones, plazos y tareas, con una cosa chocando con la siguiente. Me avergüenza admitirlo, pero siento una especie de orgullo enfermizo cuando tengo dolor de cabeza al final del día, como si usara mi cerebro al máximo de su capacidad. Pero hace unos meses, ocurrió un feliz accidente: miré mi calendario y, por pura suerte, no tenía absolutamente ninguna cita ese día.
Miré este calendario abierto con asombro, como un bebé viendo el cielo nocturno.
Entonces me di cuenta de lo que significaba: podía hacer el tipo de trabajo que solo es posible sin interrupciones. ¿Ese gran proyecto que solo había abordado de refilón? Hoy se hace. ¿Esa gran idea que no había tenido tiempo de explorar? Ahora podría pensarlo bien. A las 2 de la tarde, había logrado tanto que fui a dar un largo paseo en bicicleta, ¡y no me sentí culpable ni preocupada! Mientras conducía por el camino, se me ocurrió: necesito hacer esto con más frecuencia.
Pero no podía simplemente esperar por más accidentes felices. Esto requeriría una acción proactiva. Busqué el próximo día libre de citas en mi calendario. Faltaban semanas. Lo bloqueé y escribí "día sin reuniones". A medida que se acercaba el día, lo protegí ferozmente.
Relacionado: Cómo la gestión del tiempo puede ayudarlo a evitar el agotamiento
¿Otras personas están haciendo esto? Me preguntaba. Encuesté a mis seguidores de LinkedIn y descubrí que el 62% bloquea un día al menos una vez al mes. Algunos me dijeron que lo hacen semanalmente. Un tipo, el fundador de Third Nature, Brian Helfman, dijo que bloquea una semana completa una vez por trimestre. "Es como unas vacaciones en casa, pero soy más productivo que cualquier semana normal", escribió. Pero muchos otros dijeron que intentan hacerlo y, a menudo, fallan o se olvidan.
Es por eso que te estoy hablando de esto ahora.
Incluso los más exigentes entre nosotros deben admitir: la grandeza no sucede cuando se encuentra entre reuniones. Y las reuniones en sí mismas no producen grandeza. Aquí, en cambio, están las tres verdades que debemos recordar:
1. No podemos confundir la productividad con una agenda apretada.
2. No hay premio por ser el más ocupado.
3. Si no reclamamos el tiempo que necesitamos, otros nos lo reclamarán.
A diferencia de la bandeja de entrada cero, que requiere mantenimiento y supervisión constantes, Calendar Zero le permite comenzar de a poco. Es posible que usted, como yo, no pueda imaginar un día libre de reuniones todas las semanas, o incluso cada dos semanas. Multa; haz lo que puedas y construye a partir de ahí. Demuéstrese a sí mismo lo valioso que puede ser. Incorpóralo a tus hábitos.
Relacionado: No te aferres demasiado a tus objetivos. Las mejores oportunidades son a menudo inesperadas.
Comience así: saque su calendario ahora mismo y busque el día siguiente que aún no se ha reservado. ¿Puedes bloquearlo? Si es así, hazlo. Si no, busca el siguiente. No pares hasta que hayas escrito esas palabras mágicas en tu calendario: "día sin reuniones".
Ese es tu día. Te lo mereces. Harás grandes cosas con él. No dejes que nadie te lo quite.
