Cómo adoptar el enfoque de Marie Kondo para flujos de trabajo y procesos Los empresarios deben ordenar la productividad y la eficiencia.

Marie Kondo, la consultora de organización de fama mundial, nos ha enseñado muchas cosas sobre la productividad. Su método KonMari es un enfoque inspirado en el minimalismo para aumentar la eficiencia y la productividad categoría por categoría en lugar de habitación por habitación. La idea clave detrás del método de Kondo es descartar elementos que no agregan valor. Ella anima a las personas a eliminar elementos que ya no tienen un propósito y a conservar elementos significativos.

En esta era de trabajo híbrido, los empleados están más presionados para rendir cuentas por su tiempo. Evaluar y optimizar los flujos de trabajo puede tener un efecto dramático en la productividad. El 58% de los empleados de alto rendimiento necesitan espacios de trabajo más silenciosos y menos abarrotados para funcionar mejor, y ahí es donde entra en juego el método KonMari.

Ya sea que sus empleados trabajen de forma remota o en la oficina, ordenar su espacio es importante, ya que reduce el caos y crea un entorno de trabajo perfecto. También es importante ordenar los flujos de trabajo para impulsar la productividad de los empleados y de la organización. Los flujos de trabajo ordenados permiten a los empleados concentrarse en trabajos de alto valor. Dedican más tiempo a desarrollar ideas que agreguen valor y a ganar nuevos negocios.

A continuación, le mostramos cómo puede utilizar el enfoque de Kondo para mejorar su negocio.

Seleccione las categorías adecuadas para automatizar

El método KonMari se centra más en organizar por categoría que por ubicación. Al aplicar el método en su organización, céntrese en los procesos que necesitan automatización, no en los departamentos. Decida qué automatizar y cuánto automatizar.

En cada organización, múltiples procesos repetitivos disminuyen la productividad de los empleados. Pero son fundamentales para las operaciones comerciales. La forma más fácil y rápida de optimizar estos procesos es a través de la automatización. Concéntrese en automatizar las tareas que no requieren mucha intervención humana.

La automatización puede minimizar las tareas mundanas y permitir que el personal se concentre en un trabajo de alto valor que se alinee con las metas y los objetivos comerciales. Haga coincidir las habilidades y fortalezas de los empleados con sus roles. El alto compromiso de los empleados reduce el estrés, mejora la salud y aumenta la satisfacción laboral. Y cuando los empleados son más productivos, las ganancias aumentan.

Adopta un enfoque minimalista

El enfoque de Kondo tiene que ver con el minimalismo. Si bien la gestión de los procesos organizativos es una parte clave de todos los negocios, no significa que cuantos más procesos tenga, más rentable será. Los únicos procesos que vale la pena mantener son los que agregan valor al negocio. Elimine los procesos obsoletos, como los procesos basados en papel, y aumente la eficiencia.

El método KonMari se divide en dos partes: descartar y organizar. Kondo cree que cuantos más elementos elimine, más fácil será mantenerse organizado. Aproximadamente 120.000 muertes en los EE . UU. Cada año están relacionadas con el estrés en el lugar de trabajo. De hecho, casi el 80% de los empleados sufren algún tipo de agotamiento. Cuando los empleados trabajan en lo que aman, aumentan el compromiso, la productividad y la satisfacción laboral.

La automatización agiliza los flujos de trabajo y elimina la duplicación. Cuando se combina con la autonomía, puede aumentar la productividad organizacional. Cuando los empleados deciden qué tareas hacer, cuándo hacerlas y cuánto tiempo dedicar a ellas, tienen un 43% menos de probabilidades de experimentar altos niveles de agotamiento.

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Elimina procesos innecesarios

Kondo ha adaptado las técnicas lean en el método de fabricación empresarial 5S en los primeros 3: seiri (ordenar), seiton (enderezar) y seiso (brillo, barrido). 5S es el sistema de producción de Toyota (TPS), un método de mejora de procesos cuyo enfoque clave es eliminar el desperdicio.

El método KonMari se trata de seleccionar cuidadosamente lo que desea conservar y deshacerse de todo lo demás. El método enfatiza el descarte de elementos que no agregan ningún valor. Seleccione los flujos de trabajo para automatizar en su organización y cuánto automatizar. Si algunas tareas no agregan valor a su negocio, deséchelas.

Los procesos están destinados a ayudar a su empresa a funcionar mejor, pero las condiciones cambiantes del mercado hacen que evolucionen constantemente. Flujos de trabajo que alguna vez agregaron valor, pueden necesitar ser modificados o reemplazados.

El enfoque de las 5S ayuda a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo y eliminar el desperdicio. Como todo tiene un lugar, los empleados pueden encontrar tareas fácilmente y gestionar mejor los procesos. Esto reduce el desperdicio de tiempo y aumenta la productividad.

Kondo habla extensamente sobre la eliminación del papel. Este enfoque es útil en los negocios porque mejora las operaciones. Los documentos en papel no son seguros, ocupan mucho espacio y dan más trabajo a sus empleados. Digitalícelos y colóquelos en una plataforma para facilitar el acceso.

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Integre la automatización sin problemas

Es natural que las personas se resistan al cambio porque no saben lo que trae. Pero una vez que ven que es beneficioso, su perspectiva cambia. El método de Kondo te ayudará a ordenar tus flujos de trabajo, pero es su técnica de limpieza la que te ayudará a adquirir una nueva mentalidad. Sus empleados pueden pensar que la automatización significa perder sus trabajos, cuando les haga ver que están equivocados, lo aceptarán.

Involucre a sus empleados a lo largo del proceso de automatización y haga que sean dueños de él. Gánate su confianza capacitándolos para que utilicen el software en su beneficio. Deje en claro que siguen siendo importantes y ayúdelos a adaptarse a sus nuevos roles. Incorpore la automatización a la perfección y haga que el proceso sea gradual para que su equipo tenga tiempo de aprender.

Revise constantemente los procesos y flujos de trabajo

El enfoque de KonMari alienta a las personas a ordenar y desechar constantemente las cosas innecesarias en lugar de limpiar de una vez. Cuando revisa constantemente los flujos de trabajo automatizados, puede mejorarlos para aumentar la eficiencia. Una vez que instale el software de automatización, no se detenga allí. Revise los flujos de trabajo de vez en cuando para asegurarse de que no haya cuellos de botella. Puede identificar oportunidades de mejora.

Las evaluaciones periódicas también le ayudan a determinar si los flujos de trabajo automatizados están proporcionando los resultados esperados. Si los resultados no son buenos, vea qué puede cambiar o eliminar. También puede considerar probar diferentes programas de automatización.

Utilice el método KonMari y aumente la productividad

Hay varias formas de aplicar el enfoque de Kondo en el entorno empresarial. Si valora la productividad y la eficiencia, utilice la técnica para ordenar los flujos de trabajo de forma sistemática. Creará un mejor ambiente de trabajo con empleados motivados.

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