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¿En qué podemos servirle

¿En qué podemos servirle
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¿En qué podemos servirle ¿En qué podemos servirle?

¿En qué podemos servirle?

Cómo aprovechar al máximo el teléfono.

Kim T. Gordon

¿Cuál es el equipo de oficina que puede presentar a su negocio, darun claro mensaje sobre su producto o servicio, mejorar la imagen de sucompañía, e incluso tomar pedidos de sus clientes las 24 horasdel día, esté o no usted en la oficina. La respuesta es sencilla:su teléfono. Si usted solamente utiliza su líneatelefónica para hacer y recibir llamadas, está perdiendo un altoporcentaje del potencial de esta poderosa herramienta de negocios. Aquíle presentamos cuatro estrategias de bajo costo y alta tecnología queusted puede adoptar y obtener resultados inmediatos.

Aproveche su correo de voz. Cada vez que un prospecto o cliente entra encontacto con su negocio, usted tiene una oportunidad para comunicarinformación o incluso cerrar una venta. Pero piense, ¿quépasa cuando usted está fuera de la oficina o en la otra línea yno puede tomar la llamada? Si utiliza una contestadora convencional, suprospecto podría escuchar el mensaje que viene pregrabado, o bien eltono de ocupado. Esto ciertamente no le ayudará gran cosa. Pero con uncorreo de voz, con múltiples buzones, usted podría ofrecermás información, dejar un mensaje detallado o un pedido. Inclusoesto le ayudará a crear una imagen sólida de empresa profesional,enfocada hacia el servicio al cliente.

El número de buzones que necesita depende fundamentalmente del tipo denegocio que usted tenga y la forma en la que vende. Vamos a suponer que ustedtiene una empresa de diseño de Web, en este tipo de negocios, o de giroparecido, es conveniente contar con tres buzones que atiendan las llamadascuando usted no está o cuando está en la otra línea. Deesta forma mientras uno podría dar información sobre el serviciode diseño que presta su compañía, el otro podríahacer promoción sobre sus servicios o productos, y el terceropodría ser su buzón personal.

Así usted puede comprar equipo telefónico con correo de voz ycrear su propio sistema de clientes para su compañía, o utilizarel estándar que viene de fábrica en el equipo. De cualquiermanera, evite caer en un sistema de buzón donde las llamadas de losclientes terminan en una extensión donde no es posible retroceder otransferirse a otro buzón. Sobre todo, facilite que quien le llame puedaser atendido por una persona en horas de oficina.

Cierre ventas. Si usted actualmente toma pedidos por teléfono ocorreo, ¿porqué no aceptarlos por fax? De esta formareducirá el tiempo que pierde en el teléfono, y al permitir quesu cliente pueda hacer pedidos instantáneamente, las 24 horas deldía, facilitará y hará más rápido yconveniente la compra para ellos. Incluso podría ofrecer un incentivoespecial para aquellos que hacen pedidos vía fax como pequeñosregalos o descuentos que motiven al cliente a usar este sistema.

Establecer un sistema de pedidos por fax tiene casi el mismo costo que elaparato. Comience por dar a conocer a sus clientes y prospectos esta nuevaopción de compra. Incluya la información en sus cartas o en elcorreo directo que envía, y ofrezca órdenes de compra por fax ensu correo de voz. Una vez que la gente comience a hacer los pedidos,asegúrese de que reciban alguna confirmación de sutransacción.

Sólo el fax. ¿Está usted comunicándose en laforma antigua de enviar cartas por correo ordinario, o distribuyendo materialimpreso para darse a conocer? Si es así, usted podría ahorrarseuna considerable cantidad de dinero y tiempo con un sistema de envío defaxes en masa. Un buen ejemplo de esto es lo que implementó DavidLindenauer, dueño de Lindy Promotions, Inc., una compañíaque se dedica a organizar eventos y fiestas para jóvenes profesionistasen ciudades norteamericanas como Boston, Nueva York, Washington, DC, entreotras.

A través del e-mail, de la publicidad impresa y en radio, yenvíos de postales promocionales por correo ordinario, lacompañía de Lindenauer envía faxes a muchas personas,utilizando entre 50 y 100 diferentes listas de gente que tiene el perfil de sucliente.

Lindy Promotions envía faxes sólo a aquellos que hayan firmado lasolicitud para recibir más información, en eventos previos.Lindenauer describe su sistema de envío de faxes como &flashquotuna piezaintegral de nuestra estrategia de mercado. Es un sistema efectivo yeconómico de llegar a un gran numero de personas&flashquot.

Los sistemas para envío de faxes en masa son fáciles de usar yeconómicos, aunque quienes manejan un gran volumen de usuarios,prefieren delegar la ayuda a un contratista externo. Usted puede crear supropio volante para fax, con la información deseada y programar susistema para que envíe faxes durante toda la noche. Esto es una ventajaya que generalmente a esas horas ya nadie trabaja y la línea seencuentra desocupada.

Es importante que el sistema trabaje sobre una base de datos y envíefaxes solamente a personas que hayan expresado un interés en su empresao que ya son sus clientes, siempre incluya un número telefónicodonde ellos puedan llamar para pedir que su nombre se excluya de la lista defaxes cuando así lo decidan.

Derribe obstáculos. Su publicidad, relaciones públicas ocorreo directo, ¿incluyen en su información un número dellamada sin costo? Si no, usted está creando una barrera en sus ventas,una pared entre su compañía y sus clientes potenciales. A menosque su mercadotecnia vaya dirigida exclusivamente a la localidad dondeestá establecida su empresa, un número sin costo es esencial.Esta opción facilita la respuesta del mercado porque reduce el riesgoque la gente toma al contactar un negocio que no conoce, y transmite ciertaimagen de seriedad y confianza. Con la actual proliferación denúmero sin costo, no sería realista pensar que un prospecto decliente está abierto a pagar una larga distancia, sin conocer laempresa.

Afortunadamente los números sin costo son bastante accesibles en precio.Le sugerimos que en este sentido no se arriesgue luciendo como el niñonuevo de la cuadra. Incluya el número sin costo en sus materialespublicitarios, remueva un obstáculo en sus ventas y ayude a crear unaimagen de compañía fuerte y profesional.

Recuerde que el objetivo principal de comercialización de su empresadebe ser llegar a los clientes y, sobre todo, dejar que ellos lleguen a usted.Abra todas las líneas de comunicación disponibles y notarála diferencia.

Este artículo originalmente fue publicado en Entrepreneur Mexico.

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Con información de Reuters y Agencias

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