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Cómo reducir una excesiva carga de trabajo

Si estás utilizando parte de tu tiempo libre en tareas pendientes, es un signo de que tienes demasiado trabajo.
Cómo reducir una excesiva carga de trabajo
Crédito: Depositphotos.com
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¿Eres de los que se siente agobiado por tener mucho trabajo o por no tener suficiente tiempo para realizarlo durante la jornada? ¿Debes quedarte hasta tarde en tu puesto de trabajo para poder cumplir con los mínimos exigidos? ¿Lo has intentado todo pero sigues sin reducir las tareas que debes realizar? Las altas cargas de trabajo son muy comunes en nuestro actual mundo globalizado y es un hecho que tener tanto trabajo nos está afectando en todos los sentidos.

En algunos casos ir al trabajo ya resulta estresante, debido a que el subconsciente ya sabe lo que nos espera y una vez allí nos sentimos agobiados con sólo sentarnos en nuestro puesto. Una pesada carga de trabajo casi siempre significa limitaciones en nuestro tiempo libre.

Lo peor son las rutinas basada en excesivas cargas de trabajo, pues nos dejan con poco tiempo para cubrir las urgencias normales que surgen a diario (personales y de trabajo), y con un sentimiento de impotencia frente a tantas cosas por hacer, por lo que terminamos cayendo en un espiral de estrés y frustración que nos mantiene en un constante estado de agobio general lo que irremediablemente nos conducirá al "Burnout".

Un manejo exitoso de nuestra carga de trabajo es de vital importancia para sentirnos bien en el trabajo, lo cual es posible conseguir siguiendo una serie de sencillas técnicas:

Arma un listado de tareas
Mantener un listado es fundamental para el manejo de las tareas, sobretodo porque te dará una sensación de control que luego te ayudará a reducir el estrés pues evita que te olvides de algo importante. Es invaluable cuando necesitas hacer muchas tareas de diferente naturaleza y cuando no deseas olvidarte de algo. Si tienes demasiadas cosas por hacer y todas tiene alta prioridad, primero enuméralas sin importar el orden y luego reescríbelas estableciendo verdaderas prioridades.

Toma en cuenta que prive lo más importante sobre lo urgente, ésta es la clave. Este listado también te ayudará a ser más eficiente dejando de lado las tareas improductivas y haciendo que te concentres en lo que realmente importa incrementando tu productividad considerablemente.

Herramientas
Verifica que dispones de todas las herramientas y medios necesarios para realizar bien tu trabajo. Es decir, los materiales, los conocimientos, los recursos, equipo tecnológico y la formación necesaria.

Registra todas tus actividades
Ésta es una herramienta que te ayudará a entender cómo usas tu tiempo, mostrándote que existen actividades que te quitan tiempo y que son susceptibles de ser eliminadas o pospuestas, lo que te dará más tiempo para incrementar tu eficiencia. Es como si realizaras una auditoría a la forma en que utilizas tu tiempo.

Es imposible mantener todo en nuestra memoria por lo que con un registro de actividades podrás verificar la cantidad de tiempo que perdemos en actividades improductivas. En poco tiempo podrás identificar los tiempos productivos de tu rutina diaria y te ayudará a cambiar algunos hábitos nocivos para tu eficiencia.

Debemos entonces escribir todas nuestras tareas en una lista en el mismo orden en que deben ser ejecutadas en donde también incluiremos el tiempo estimado que podemos tardar para llevar a cabo cada una de ellas. Luego es importante proponer un plan de acción en el que estableceremos cómo y de que forma completaremos cada tarea en función del tiempo que hemos determinado.

Gestiona tu tiempo de manera óptima
Gestionar bien el tiempo disponible es fundamental para manejar las cargas de trabajo y por ende los niveles de estrés. La clave para un buen manejo del tiempo es concentrase en los resultados y no en las actividades que se realizan. Esto es de gran ayuda sobre todo cuando existen cargas excesivas de trabajo pues nos da cierto control sobre lo que estamos haciendo incrementando la productividad.

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Delegar
Delegar es la habilidad que nos permite asignar ciertas tareas que se relacionan a nuestras funciones pero que pueden ser desempeñadas por otras personas y se utiliza generalmente cuando ocupamos posiciones de responsabilidad que conllevan la supervisión de personal. Tomando en cuenta que delegar es también traspasar nuestras responsabilidades hemos de tomar en cuenta lo siguiente: decidir qué y cuanto delegar, para lo cual puedes revisar tu registro de actividades, y encontrar la persona adecuada a la que delegar:alguien capaz pero también con el tiempo suficiente para hacerla y evitar caer en un círculo vicioso.

Muchas veces hemos de delegar a alguien que no es del todo idóneo, en estos casos, toma en cuenta que ha de ampliarse la supervisión y esperar errores normales debido a la inexperiencia. Si es necesario toma un tiempo para entrenar a esta persona, lo cual reducirá futuras pérdidas de valioso tiempo en el futuro.

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Maximiza tus horas de trabajo
Llega más temprano en lugar de irte más tarde, las horas de la mañana suelen ser más productivas que las de la noche. También puedes reducir la hora de la comida (aunque no puedes dejar de comer), come ligero y evita el alcohol. Reduce al mínimo las pérdidas de tiempo, como charlar con los compañeros, traslados innecesarios, gestiones no urgentes, etc.