Franquicias

Guía para franquiciar

Conoce los pasos que siguieron los dueños de Los Tacos de la Abuela y cómo convertirse en franquicia transformó esta empresa familiar.
Guía para franquiciar
Crédito: Depositphotos.com

Para Los Tacos de la Abuela, un restaurante de cocina económica especializado en platillos yucatecos, convertirse en una franquicia tuvo más de una ventaja. Adoptar este modelo no sólo le permitió abrir nuevos locales, sino también profesionalizar la empresa familiar, modernizar su concepto y, al final, fortalecer el negocio.

“Ya no somos la mamá que cocina y el hijo que vende”, dice Jorge Alejandro Palacios Ruiz, director de Franquicias de la empresa.

A poco más de un año de su entrada al mercado de franquicias, la firma ya cuenta con tres unidades franquiciadas. Una de ellas está ubicada en Polanco, uno de las colonias más exclusivas de la Ciudad de México. “No hay duda: convertirnos en franquicia significó un antes y un después para nuestro negocio”, agrega el empresario.

¿Pero cómo empezó esta historia? Fue en 1982, en una fábrica de juguetes que en ese entonces tenían los dueños de la compañía. en Azcapotzalco. Como un beneficio para sus más de 100 empleados, los Palacios decidieron instalar un comedor industrial. La calidad de los platillos mexicanos, en especial de la cochinita pibil preparada según una receta familiar, terminó captando a más de 200 comensales diarios y ese mismo año el comedor se convirtió en un restaurante abierto al público.

Los Palacios, originarios de Mérida, todavía se felicitan por esa decisión. Es que en 1994, y al igual que muchas pequeñas y medianas empresas, la crisis económica los obligó a cerrar la fábrica. “Fue un momento muy doloroso, pero decidimos convertirlo en un reto y seguir adelante”, recuerda el empresario.

Ese mismo año, el restaurante se instaló en Naucalpan, Estado de México, ya con un menú especializado en comida yucateca. Con su concepto de “hacer sentir al cliente como en casa”, el negocio creció con paquetes especiales para empleados de la zona y cuatro puntos de venta en mercados sobre ruedas al norte de la capital. 

Fue en 2007 cuando la familia se convenció que las franquicias serían la ruta más rápida y efectiva para crecer. “Teníamos claro que, para expandirnos, necesitábamos estabilizar la operación y profesionalizarnos”, explica Palacios Ruiz.

Búsqueda de un consultor

El primer paso fue buscar a un consultor especializado que les confirmara que su negocio podía replicarse y que los ayudara a desarrollar la franquicia. “Solos hubiera sido tardadísimo y quizá nunca lo hubiéramos logrado”, reconoce el empresario.

¿Cómo eligieron al consultor indicado? Según los dueños de Los Tacos de la Abuela, la experiencia y los conocimientos sobre el mercado son imprescindibles, pero no suficientes. Como explica Palacios Ruiz, también es fundamental que la consultora y el cliente compartan valores, como el compromiso con el trabajo y el respeto por el consumidor. “Definitivamente, tiene que haber empatía”, agrega.

En enero de 2007, y luego de cuatro semanas de entrevistas, los dueños firmaron el contrato para el desarrollo de la franquicia. Eligieron una consultora de la Ciudad de México, cuyos directivos se tomaron el tiempo de visitar el negocio para “empaparse” del concepto y asegurarse de que era franquiciable. Además, se aseguraron de que la firma estuviera acreditada por la Secretaría de Economía y fuera miembro de la Asociación Mexicana de Franquicias (AMF).

Seminario de franquicias

La siguiente tarea de los Palacios fue capacitarse en los conceptos básicos, implicaciones y beneficios del sistema. Lo hicieron a través de un seminario de franquicias que les dio la misma consultora, al que asistieron las cuatro personas directamente involucradas en el proyecto.

“Invertimos mucho en nuestra preparación”, dice el director, que luego cursó el Programa de Certificación para Ejecutivos en Franquicias (Procef) que dicta la Universidad Anáhuac junto a la AMF. La familia y algunos empleados también empezaron a asistir a exposiciones y conferencias sobre el sector.

Planeación estratégica

Esta etapa implica algo tan sencillo, y tan complicado, como la definición del concepto del negocio y su proyecto de expansión. “Sólo cuando elaboramos nuestro documento de planeación estratégica tomamos conciencia de nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas”, reconoce el empresario.

Entre otros puntos, este documento –que se elabora con la guía del consultor– debe incluir la definición del negocio, su misión y visión, un análisis del mercado y de la competencia, los objetivos de crecimiento y la viabilidad financiera de la franquicia.

Manuales operativos

Los manuales operativos son uno de los pilares del éxito de una franquicia. En ellos se debe documentar el paso a paso de la operación y administración del negocio y sus unidades, para lograr la estandarización de los procesos, la imagen y el servicio. Es sumamente importante que sean detallados y claros, porque serán la guía para los dueños y empleados de unidades franquiciadas hagan bien su trabajo.

Este es una de las etapas que más tiempo y trabajo demandan para el desarrollo de una franquicia. En el caso de Los Tacos de la Abuela, se tuvo que documentar el peso de cada tortilla, de cada taco y hasta el corte que debía tener la cebolla y la lima de la sopa. “¡Tuvimos que poner la operación de un negocio de 25 años por escrito!”, recuerda el directivo. “En ese sentido, desarrollar una franquicia es como mudarse, hay que sacar y reacomodar cosa por cosa.”

Se elaboraron un total de 10 documentos, que incluyen la guía de pre apertura, los recetarios y los manuales de operaciones, recursos humanos, capacitación, identidad corporativa, mercadotecnia y publicidad. “Y una de las primeras cosas que nos dijo el consultor fue: ¡Prohibido los carteles fluorescentes y hechos a mano!”, recuerda el emprendedor.

Selección de proveedores

En la práctica, los proveedores son como un socio: pueden ayudarte a crecer o convertirse en una fuente de problemas para el negocio. Ante la perspectiva de expansión de su red de sucursales, el desafío de Los Tacos de La Abuela fue fortalecer su red de abastecimiento para que no sólo le asegurara calidad y precio, sino también la capacidad de atender en tiempo y forma a más unidades.

En el caso de los insumos, como la cebolla, los chiles y la cebolla, todos vienen de Mérida. Pero eso no fue todo: a la hora de “vestir” los locales, también hubo que buscar sillas y mesas cómodas, un sastre para que confeccionara los nuevos uniformes y hasta los gorros de los meseros, que al final se trajeron de Estados Unidos. “También es importante asegurarse de que el día de mañana esos proveedores van a seguir existiendo”, advierte Palacios.

Departamento de franquicias

Para los dueños de una empresa, convertirse en una franquicia significa dejar de enfocarse exclusivamente en la calidad de su producto y servicio para empezar a pensar en estrategias de operación, ventas y expansión.

Esto implica la creación de un Departamento de Franquicias, que permita al corporativo controlar la apertura de nuevas unidades, proporcionar a los franquiciatarios la asistencia técnica que necesitan y asegurar la productividad de todos los locales.

La estructuración del área de franquicias de Los Tacos de La Abuela, que hoy integran siete personas, requirió entre otros pasos la definición del perfil del gerente de franquicias, el organigrama del departamento, el programa de pre apertura, y el sistema de soporte y asistencia técnica de la red.. “Pasamos de la cocina a la oficina”, dice Palacios Ruiz.

Marco jurídico

En esta etapa, se deben desarrollar los lineamientos que regularán la relación entre el franquiciante y el franquiciatario, y los instrumentos que le brindarán legalidad y protección jurídica al negocio. Es aquí donde los conocimientos y experiencia del consultor se vuelven especialmente importantes.

El marco jurídico de la franquicia incluye, entre otros puntos:

* El registro de la marca.
* La Circular de Oferta de Franquicia (COF).
* La carta de intención.
* El Contrato de Franquicia.
* Los contratos anexos (como el de confidencialidad, el de comodatos de los manuales y el de licencia de uso de software).

Programa de comercialización

A 10 meses de que empezaron a desarrollar la franquicia, los Palacios tuvieron que ponerse a trabajar en cómo la iban a vender. Para ello elaboraron un programa de comercialización, que incluyera la estrategia de ventas de la empresa, el procedimiento para otorgar una franquicia y el sistema de evaluación de los locales comerciales (que deben tener como mínimo 60 m2).
 
En este punto quedó definido además un punto clave: el perfil del franquiciatario ideal de Los Tacos de La Abuela. ¿Quién es? Una persona de más de 28 años, de nivel socioeconómico alto o medio alto, al que le guste la comida mexicana, que tenga un carácter sociable, conocimiento en ventas y disposición para administrar el negocio.

La consultora capacitó además al director y gerente de franquicias de la compañía en cómo comercializar el negocio y en cómo tratar con los franquiciatarios. Porque como dicen los expertos, “no es lo mismo vender tacos que taquerías”.

Finalización del proyecto

Después de 18 meses de trabajo, llegó el momento de festejar: ¡Los Tacos de  la Abuela ya era una franquicia! Todos los directivos y empleados involucrados en el proyecto festejaron con una comida. Al final, el director de la consultora entregó a Palacios los manuales operativos y todos los documentos necesarios para salir a vender la oportunidad de negocio.

La prueba de fuego fue Semana Pyme 2008, donde la compañía tuvo su stand en el pabellón de franquicias. También se publicaron anuncios en revistas de negocios, como Entrepreneur, y algunos programas de radio.

Nota: el tiempo de desarrollo de una franquicia depende de la complejidad del negocio y de la dedicación de las personas involucradas en el proyecto.

Apertura de la primera franquicia

Los primeros franquiciatarios no tardaron en llegar. Fueron dos matrimonios, enamorados del concepto de Los Tacos de la Abuela y amantes de su comida. “Tardamos una semana en cerrar la negociación”, recuerda Palacios.

La capacitación de los dueños y empleados del lugar llevó un poco más, un mes exactamente. Tuvieron que aprender desde como “paladear” una receta, para asegurarse de que tuviera el toque exacto de condimentos, hasta cómo recibir a los comensales.

La primera franquicia abrió sus puertas el 25 de mayo de 2009, en Polanco. La segunda se vendió cinco meses después y se inaugurará en un mes, en el patio de comidas del centro comercial Espacio Esmeralda de Atizapán de Zaragoza, Estado de México. Y en diciembre se firmó el contrato de una tercera franquicia, que también operará en la capital del país.

¿Desafíos por delante? Muchos. El primero, seguir creciendo en la capital mexicana y el Estado de México en los próximos cinco años. Y para lograrlo será clave  ingresar al Programa Nacional de Franquicias (PNF) de la Secretaría de Economía. “Ya estamos trabajando en eso”, adelanta Palacios Ruiz.



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