Franquicias

Actualiza los manuales de tu franquicia

Los manuales de operaciones permiten tener uniformidad en toda tu red. Actualízalos para satisfacer las necesidades del mercado.
Actualiza los manuales de tu franquicia
Crédito: Depositphotos.com

En el universo todo cambia. Y es que cuando hablamos sobre la importancia de actualizar los manuales de operación en una franquicia, se viene a la mente esa realidad de la vida y de la naturaleza: no hay nada permanente.

Es un hecho que en los negocios muchas cosas cambian: los mercados, los hábitos y costumbres de los clientes, las modas, los productos, los servicios, los precios, la tecnología, los procesos operativos, comerciales y administrativos. Todo cambia en mayor o menor medida.

¿Qué puede hacer una franquicia o cualquier empresa para adaptarse mejor al cambio? La respuesta es sencilla, pero la aplicación no tanto: actualizarse. Estar actualizado significa tener las respuestas a las necesidades del momento; estar al día.

Los manuales y los programas de capacitación son las principales herramientas que tienen las empresas franquiciantes para transferir su tecnología y mantener la uniformidad en sus cadenas de negocios. Son los medios que utilizan para transmitir su “saber hacer” y reglamentar sus operaciones. De aquí la importancia de que siempre tengan información hecha y derecha, para evitar desviaciones o errores que mermen la rentabilidad de las operaciones.

Y aunque estos razonamientos son sencillos de entender, parecería sencillo decir: “hoy actualizaré mis manuales y mis programas de capacitación, asunto arreglado”. La realidad es otra: no es tan sencillo. Es todo un proceso que merece tiempo, reflexión y disciplina.

Es por esto que, a continuación, te compartimos algunos consejos para realizar dichas tareas, bajo la consideración de que cada franquicia es diferente, no sólo en su concepto de negocio y nivel de maduración como empresa, sino también en su estructura organizacional.

Llevar registro de todos los cambios a los procedimientos. Sin importar la frecuencia y el medio en que se den a conocer (un correo electrónico, un curso, etc.), se deben documentar y archivar, preferentemente dejando evidencia de quién lo autorizó y de la fecha de aplicación.

Actualizar los manuales por lo menos una vez al año. Con base al archivo de cambios en procedimientos y a través de la revisión general de los expertos en cada tema (cocina, servicio, administración, por ejemplo). Incluso en algunas empresas franquiciantes se organizan comités de revisión de manuales, ya que muchas veces un procedimiento que cambia puede afectar indirecta o directamente a otros procedimientos.

Autorización de los cambios y de la versión vigente. Es muy importante llevar un control de los cambios a las operaciones; siempre debe haber un responsable de autorizar o no las diferentes actualizaciones a los documentos. Generalmente esta toma de decisiones debe recaer en el Director de Área o de la Dirección General, dependiendo la organización de la empresa.

Verificar la implementación de los cambios. De nada sirven las grandes ideas si sólo las escribimos o las platicamos. Deben cristalizarse en las operaciones y esto sólo se consigue si se ponen en marcha correctamente: cuidando la planeación, la ejecución y la supervisión de las mismas.

Canalizar la información que nace en las trincheras. Contar con sistemas que nos permitan saber qué está pasando en el frente de batalla; lo bueno y lo malo, las felicitaciones y las quejas, escuchando a los clientes y a los empleados que conviven unos con otros cada día. Si se sabe aprovechar esta riqueza informativa seguramente se tomarán las mejores decisiones con respecto a la operación de los negocios.

En diferentes ocasiones la evolución de los negocios rebasa por mucho la capacidad de los empresarios para adaptarse a los cambios externos e internos, olvidando usar herramientas tan básicas y efectivas como son los manuales (procedimientos por escrito) y la capacitación (enseñanza de procedimientos).

Por: Alcázar & Compañía
www.alcazar.com.mx