Crisis

¿Momento de crisis en el negocio?

Descubre cómo las operaciones pueden transformar tu empresa.
¿Momento de crisis en el negocio?
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Durante la elaboración del plan de negocio, el rol del emprendedor es fijar las estrategias a seguir y su modo de implementación pero, ¿qué pasa en momentos de crisis? Y es que a veces no es que las cosas vayan mal; es que van pésimo. Sin duda se trata de un momento de reflexión: ¿Qué se hizo mal?, ¿Qué falló?, ¿Qué se debe hacer?

Es entonces cuando se busca replantear las estrategias que se siguen ya que no están dando los resultados esperados. Para establecer el camino hacia la posible solución, el primer paso es responder las siguientes preguntas acerca de la esencia de la organización y el negocio:

Sobre la filosofía:

  • ¿Nos separamos de nuestra Misión (nuestra razón de ser)?
  • ¿Hicimos a un lado nuestra Visión (nuestro futuro deseado)?

Sobre el entorno:

  • ¿Qué está pasando con el entorno de nuestro negocio?
  • ¿Hemos identificado tendencias y cambios en nuestro entorno?

Sobre la relación con el cliente:

  • ¿Evaluamos de forma correcta nuestras capacidades, alcances y limitantes sobre la oferta al cliente?
  • ¿Escuchamos la opinión de los clientes?
  • ¿Identificamos como satisfacían sus necesidades?

Una vez realizado el diagnostico de estos tres conceptos, el siguiente paso es revisar el modelo del negocio respondiendo las siguientes preguntas:

Sobre el producto/servicio:

  • ¿Es una propuesta de valor atractiva?
  • ¿Realmente satisface una necesidad definida a un segmento suficientemente importante?

Sobre el mercado:

  • ¿Está bien identificado el segmento y cliente elegido?
  • ¿Conocemos las características y hábitos de consumo?

Sobre las operaciones:

  • ¿Está bien diseñadas para entregar el producto/servicio prometido al cliente con las características ofrecidas?
  • ¿Se consideró la satisfacción de las personas que laboran en la organización al diseñar las operaciones?

En muchas de las ocasiones, si no es que en la gran mayoría, la causa de crisis en los negocios es una incompatibilidad entre los últimos tres componentes mencionados.

Cuando el emprendedor enfrenta una crisis, una de sus primeras opciones es el rediseño de su modelo de negocio; que incluye tanto el concepto del producto/servicio como el mercado meta al cual se dirige. 

Evidentemente cada emprendedor define la propuesta de valor que oferta y el segmento de mercado al cual se orienta; por lo que en este artículo se pone especial énfasis en las operaciones y algunas de las variables que hacen posible el éxito económico de la organización.

De este modo, vamos a definir que la estrategia de operaciones es el plan de acción trazado por el emprendedor para alcanzar su misión.

Las organizaciones logran su objetivo y obtienen ventajas competitivas a través de tres formas conceptuales: diferenciación (hacer las cosas diferente), liderazgo de costo (ser la opción más económica) y tiempo de respuesta (ser los más rápidos en entregar el producto).

Una vez que el emprendedor ha definido la estrategia de operación de su negocio (competencia en diferenciación, competencia en costo o competencia en respuesta), es importante que identifique cada área funcional de su negocio (compras, producción, etc.) y les defina misiones particulares afines a la estrategia principal.

Por ejemplo, si el emprendedor elige una estrategia de competencia en tiempo de respuesta, la misión del área de compras deberá ser realizar todas las acciones necesarias para mantener niveles adecuados de materia prima en almacén. De este modo las actividades del área de producción no se verán interrumpidas al contar siempre con material disponible para procesar, evitando retrasos y entregando al cliente en el tiempo pactado.

La idea clave de este concepto consiste en alinear a todas las áreas para que apoyen a la organización a cumplir su misión global. Esto significa que el emprendedor debe traducir estos conceptos estratégicos en tareas tangibles que se deben cumplir.

Ahora bien, independientemente del concepto de negocio de cada emprendedor, existen diez áreas en las cuales tomar decisiones acertadas puede tener un impacto altamente efectivo para lograr la diferenciación, el bajo costo y la respuesta. Estas decisiones, en conjunto, se conocen como decisiones de operaciones y son las siguientes.

1. Diseño de bienes y servicios. El diseño de bienes y servicios define gran parte del proceso de transformación. Las decisiones de costos, calidad y recursos humanos suelen determinarse mediante las decisiones de diseño. Por lo general, los diseños definen los límites inferiores del costo y los límites superiores de la calidad.

2. Calidad. Deben determinarse las expectativas del cliente sobre la calidad y establecerse políticas y procedimientos para identificar y alcanzar esa calidad.

3. Diseño de procesos y capacidad. Existen diferentes alternativas de procesos para productos y servicios. Las decisiones de proceso  comprometen a la administración con tecnología, calidad, uso de recursos humanos y mantenimiento específicos. Estos gastos y compromisos de capital determinarán gran parte de la estructura básica de costos de la empresa.

4. Selección de la localización. Las decisiones de localización para las organizaciones tanto de manufactura como de servicios pueden determinar el éxito final de la empresa. Los errores en esta coyuntura pueden afectar negativamente otras eficiencias.

5. Diseño de la distribución de las instalaciones. Los flujos de material, las necesidades de capacidad, los niveles de personal, las decisiones de tecnología y los requerimientos de inventario influyen en la distribución.

6. Recursos humanos y diseño del trabajo. Las personas representan una parte integral y costosa del diseño total del sistema. Por lo tanto, deben determinarse la calidad de la vida laboral proporcionada, el talento y las destrezas requeridas, así como sus costos.

7. Administración de la cadena de suministro. Estas decisiones definen qué debe hacerse y qué debe comprarse. También se consideran calidad, entrega e innovación, todas por un precio satisfactorio. Es necesaria la confianza mutua entre comprador y proveedor para lograr una compra efectiva.

8. Inventario. Las decisiones de inventario sólo pueden optimizarse cuando se consideran la satisfacción del cliente, los proveedores, los programas de producción y la planeación de recursos humanos.

9. Programación. Deben desarrollarse programas de producción factibles y eficientes; asimismo, se debe determinar y controlar la demanda de recursos humanos e instalaciones.

10. Mantenimiento. Las decisiones deben tomarse considerando los niveles deseados de confiabilidad y estabilidad, y deben establecerse los sistemas necesarios para mantener esa confiabilidad y estabilidad.

Es de vital importancia, que una vez definidas las diez decisiones de operaciones e identificadas las tareas clave para llevarlas a la práctica, el emprendedor identifique los factores críticos para el éxito de su negocio. Los factores críticos para el éxito (FCE) son aquellas actividades necesarias para que una empresa logre sus metas.

Los factores críticos para el éxito pueden ser tan significativos que una organización debe realizarlos de manera correcta para poder sobrevivir en la industria. Por ejemplo, un FCE de McDonald’s es la distribución de las instalaciones. Sin una área de juegos, un servicio a automóviles efectivo y una cocina eficiente, McDonald’s no puede ser exitoso.

El emprendedor comienza esta búsqueda al preguntarse:

  • ¿Qué tareas deben realizarse particularmente bien para que cierta estrategia tenga éxito?
  • ¿Cuáles actividades me ayudarán a  proporcionar una ventaja competitiva?
  • ¿Cuáles elementos contienen la más alta probabilidad de falla, y cuál requiere un compromiso adicional de recursos administrativos, monetarios, tecnológicos y humanos?

Sólo mediante la identificación y el fortalecimiento de los factores críticos para el éxito una organización puede lograr una ventaja competitiva sostenible.

A pesar de que una de las acciones más frecuentes de los emprendedores para enfrentar crisis en su negocio es el rediseño del concepto del mismo, un aspecto de vital importancia dentro de un panorama más en particular, son las operaciones y las herramientas afines que apoyan las estrategias definidas ya que implican el accionar práctico en el día a día; es decir, las operaciones constituyen las actividades habituales por las cuales el emprendedor y la organización cumplen su misión.

Es así como, siguiendo las recomendaciones que enfoca este artículo, muchos emprendedores podrán actuar frente a crisis e incluso capitalizar la coyuntura del momento mediante el acceso a mercados de mayor valor agregado con un poco de creatividad y ajustes en la organización de su negocio.

Ante una crisis de negocio, es preciso actuar sobre causas verdaderas; sin embargo, el camino hacia la identificación de esas causas constituye un auténtico esfuerzo por parte del emprendedor para el autodiagnóstico y la determinación de la situación, estando siempre con la disposición de identificar áreas de oportunidad, manejando el cambio siempre con una filosofía dinámica.