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3 maneras de lidiar con el exceso de correos electrónicos

El correo electrónico es una bendición y una maldición al mismo tiempo. Nos mantiene en contacto, pero también es un distractor.
3 maneras de lidiar con el exceso de correos electrónicos
Crédito: Depositphotos.com
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De acuerdo con un informe del McKinsey Global Institute, el 28 por ciento de nuestra semana laboral lo dedicamos a leer, eliminar, ordenar y enviar correos electrónicos. En los años 90, cuando el correo electrónico se estaba volviendo popular, la gente esperaba para abrir su correo. Pero ya no vivimos en la época de "tienes un e-mail".

Hoy en día, nuestra relación con el correo electrónico, en el mejor de los casos, es bloquearnos. El correo nos controla, pero debemos dominarlo.

Existen motivos  por los que nos sentimos atraídos hacia el correo electrónico pero hay formas de lidiar con él.  A continuación te decimos cómo reducir la sobrecarga de correo electrónico y la manera de obtener tiempo para realizar actividades más productivas.

1.Mantén tus cuentas personales y de negocios separadas

"El correo electrónico activa una parte del cerebro que yo llamo cerebro de lotería, esa parte produce el pensamiento, la ilusión,  y la creencia de que los milagros pueden suceder. Esta situación causa una sensación de esperanza”, dice Nancy Coller, psicoterapeuta.

Lo que esperas recibir en la lotería de tu correo es ese "boleto ganador" que puede significar todo. Desde una referencia positiva  de trabajo hasta un nuevo contrato, sin embargo, la mayoría de los correos electrónicos que son boletos ganadores, se pueden descartar fácilmente.

Configura cuentas de correo electrónico independientes para las cuentas relacionadas con la empresa, otra para  tus cuentas personales y otra para aquellos que son basura. Por ejemplo, es posible que quieras que todos los correos electrónicos de tu empresa se dirijan a tu sitio web y que todos los mensajes de correo electrónico personales vayan hacia tu cuenta de Gmail.

Después de revisar todas tus cuentas, desactiva las  alertas de correo electrónico y de  redes sociales. Revisa tu correo electrónico en intervalos predeterminados durante todo el día. Si quieres tener una buena noche de sueño intenta no abrir tu buzón antes de ir a la cama.

2.Envía y responde solo cuando sea necesario

Mientras más correos electrónicos envíes, más mensajes recibirás. Por eso es importante que te preguntes: ¿Es realmente necesario este mensaje?

Aquí hay algunos consejos que te ahorrarán tiempo:

Evita agradecer a quien te da las gracias.

Resiste el impulso de "responder a todos" cuando recibas un correo de grupo.

Modifica el nombre que va en la línea de asunto siempre que cambien los temas de discusión.

Durante una semana, mantén un registro de las veces que durante el día revisas tu correo electrónico. La siguiente semana proponte revisarlo menos. Date cuenta del momento en que tienes el impulso de revisarlo y de manera consciente elije no ceder ante esa situación. Puedes estar aburrido pero en medida de que tengas más conciencia, podrás controlar mejor tus ganas de querer checarlo.

3.  Haz una dieta de correo electrónico

Realizar un buen trabajo requiere de nuestra plena concentración y frenar el trabajo para verificar el correo electrónico cada cinco minutos puede descarrilar el objetivo por completo. Un estudio de la Universidad de California en Irvine informa que aunque el 82% de todos los trabajos interrumpidos se reanudan el mismo día, tardan un promedio de 23 minutos en  retomar la actividad.

Utiliza el poder del bloqueo para completar las tareas importantes sin interrupción. Marca en tu calendario los tiempos asignados para la realización de tareas específicas que no se interrumpieron, abstente de revisar tu correo y de permitir interrupciones externas durante esos bloques de tiempo.

A pesar de que puede tomar unos minutos revisar el correo electrónico, las distracciones pequeñas, pueden representar mucho tiempo perdido a lo largo de tu día. Establece un temporizador y toma sólo 15 minutos para revisar tu correo electrónico varias veces al día. Luego pasa a la siguiente actividad.