Elementos indispensables para organizar un evento corporativo

Si estás planeando tener una reunión con personas interesadas en tu empresa, debes seguir los siguientes consejos.
Elementos indispensables para organizar un evento corporativo
Crédito: Depositphotos.com

Organizar un evento corporativo puede ser un gran reto, más si se trata de un proyecto de un emprendedor primerizo que desconoce todos los detalles que se deben tener en cuenta. No obstante, los expertos aseguran que la clave para lograr que un evento sea un éxito (ya sea con tus empleados, inversionistas, clientes potenciales o asociados) es que éste sea una gran experiencia. 

Más allá de los detalles que vayas a regalar, si vas a usar un evento corporativo para comunicar algo, debes asegurarte de que se trate de una experiencia memorable. Para lograrlo, como en casi todo en el mundo de los negocios, debes poner mucha atención a los detalles. 

La empresa especializada en meetings corporativos Tempo, enlistó los elementos clave que debes tener en cuenta para que los asistentes a tu evento te recuerden por siempre. 

1. Número de participantes, edad y género

Puede parecer obvio, pero más allá de conocer más allá de sólo conocer el número de participantes para determinar la sede y cantidad de insumos necesarios, el hecho de tomar en cuenta la edad y género es indispensable para adaptar las actividades al público; un experto que toma en cuenta el público objetivo, logrará captar la total atención de su audiencia.

 2. Objetivo del evento

Esto te sirve para comenzar la planeación del mismo. Puede ser para premiar al personal de tu empresa, motivar al equipo, lanzar un producto, hacer una fiesta de aniversario o de fin de año. Todos los eventos tienen un fin y las actividades que en estos se realicen deben ir encaminadas a lograrlo.

3. Presupuesto

No importa si decides organizar el evento tú mismo o contratar a una empresa especializada, debes tener en cuenta desde el principio el presupuesto destinado al evento para elaborar una propuesta de actividades y desarrollo en general del evento, tratando siempre de realizar más con menos. Es importante contar o desarrollar convenios con proveedores para poder maximizar los recursos.

4. Definir la sede

Una vez que ya tengas definidos los detalles anteriores, debes buscar un lugar para celebrar tu evento. Debes tomar en cuenta los horarios y facilidad de arribo al lugar, o bien, si el lugar no es de fácil acceso, buscar opciones de transportación para ofrecer a los asistentes.

5. Agenda del evento 

Tener un horario con actividades específicas ayuda a los organizadores a llevar un control en el desarrollo del evento y permite tomar decisiones rápidas en caso de que, por alguna razón, una de las ponencias o elementos planeados no salga como se tenía previsto.  

6. Tiempo de planeación 

Por último, es importante recordar que la realización de un evento exitoso, sea cuál sea y con el objetivo que se pretenda lograr, debe llevarse a cabo si es posible con al menos tres meses de anticipación.  

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