Productividad

5 básicos para manejar tu tiempo con efectividad

Además de esforzarte en el éxito de tu startup y de tu equipo, como emprendedor, hacer ejercicio, cultivar tus conocimientos, seguir aprendiendo y, sobre todo, descansar, son parte vital de mantenerte activo con eficiencia. Para lograrlo, hay que ser un campeón de tu propio tiempo.
5 básicos para manejar tu tiempo con efectividad
Crédito: Depositphotos.com
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Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Cuando mis amigos y conocidos ven mi calendario, al menos por primera vez y a primera vista, su reacción inicial es abrir los ojos de impresión. “¿Cómo le haces?” Me preguntan. Y agregan, “Yo no podría vivir así, ¿de dónde sacas tanta energía?”. A primera vista, mi agenda se ve como si estuviera ocupado en citas, juntas, llamadas, comidas, cenas y compromisos de cinco de la mañana a 10 de la noche. Lo que no saben, sino hasta que yo lo explico, es que es gracias a ese control estricto que puedo hacer de todo, hasta descansar.

Hay diversidad de artículos e información sobre manejo del tiempo para mejorar la productividad, y aunque cada uno toma lo que mejor le viene, todos los consejos son útiles (yo aplico muchos de ellos). Pero en mi experiencia, nada me ha resultado tan efectivo como ver las horas de mi día como un proyecto al que le pongo la misma atención y cuidado que le pongo a las horas que dedico a mis empresas y clientes. Administrar el reloj como si yo fuera mi propio jefe, haciéndome responsable de cumplir con los objetivos que yo mismo he marcado, es la mejor forma no solo de avanzar, sino de evolucionar. 

Comparto cinco básicos que aplico diario para sacar el mayor provecho de mi día, y en el intento, cuidar de mi persona y construir mi carácter (ambos fundamentales en el emprendimiento). 

Maneja tu tiempo como si te lo vendieras a ti mismo

¿Estás familiarizado con el rol de un project manager? Son muy necesarios, especialmente en empresas y startups que requieren coordinación entre equipos y uso adecuado de los recursos institucionales como tiempo, dinero y personal. Ahora imagina que tú eres el gerente de proyectos de tu tiempo. Si supieras que por salir a “tomarte un drink” con un conocido vas a dormir menos y, por lo tanto, serás negligente con la rutina de ejercicio del día siguiente, despertarás más tarde y no tendrás tiempo de prepararte para una junta, pensarías dos veces antes de decir “sí” a la oferta de alguien que apenas conoces. ¿De verdad necesitas ese drink con esa persona y en ese momento? Casi siempre, la respuesta es no.

Visualiza el total de horas que de verdad pasas despierto y activo. Al planear tu día, aplica la Fórmula del drink (como yo le llamo) para sopesar si una actividad o cita aporta o no a tu desarrollo personal. Una vez tengas automatizado este proceso, dividir tus actividades será mucho más sencillo.

2. Utiliza herramientas que te hagan la vida más simple, no más compleja

Una vez has considerado y dividido las horas del día y los días de la semana en diferentes actividades, necesitas una herramienta que te ayude a tener (y mantener) el control. Hay bastantes apps, software e incluso dispositivos para gestión de tiempo, proyectos y calendario. Pero si supervisar tu tiempo con eficacia se convierte en un trabajo más al que ya tienes, hacerlo será una carga más allá de un alivio. La idea es que te ayude a sentirte más ligero, no presionado. Y mientras más compleja es la aplicación o más sonidos y formas tiene la interface, más te complica la vida. Yo lo mantengo simple. Uso Google Calendar.

Si sacas todo el provecho al calendario de Gmail, viene con varias opciones disponibles para llevar buen control de las actividades. Esto no quiere decir que hacer listas no sea necesario, pero las listas aplican para actividades individuales, no para el total de horas que estarás despierto. De otro modo, te enfocas más en los “pendientes” que en ti. Por ejemplo: si en tu calendario hay cinco horas reservadas para estar en la oficina, puedes hacer una lista de lo que harás en esas cinco horas.

La mejor parte: si tienes Gmail como solución de correo para todos tus proyectos, en tu móvil puedes ver los calendarios de cada cuenta juntos y tener una visión completa de tus actividades y citas.

3. Asigna colores para cada tipo de actividad

Hay más opciones además de Gmail, y la mayoría vienen con esta función. El calendario de Google, por ejemplo, tiene la opción de crear calendarios dentro de la misma cuenta de email. Si cada uno de esos calendarios engloba una mimas actividad, y a cada una asignas un color, cuando veas tu semana te será muy fácil ubicar en que actividades estás usando más tiempo o si estás dedicando tiempo suficiente a lo que es más importante. Por ponerlo de una forma simple: imagina que tu calendario es un tablero de ajedrez, al que ves desde arriba, y en el que puedes mover las piezas como sea conveniente.

Yo, por ejemplo, tengo amarillo para Ejercicio, así que las horas de gimnasio van aquí (lo cual es a las cinco de la mañana); azul para una empresa, a la que dedico seis a nueve horas al día; negro para otra empresa, a la que doy dos horas diarias; verde para Desarrollo personal, o sea que todo lo que sea leer, aprender y estudiar va en este calendario; y rojo para mis asuntos personales, que van desde ir al cine o tomar un drink con un amigo hasta un evento social.

4. Se estricto con tu propia flexibilidad

Tener control de tu tiempo no significa que no hay espacio para la espontaneidad. Ser espontáneo es saludable y parte importante de la vida. Y dar lugar a ello es la gran ventaja de saber, de verdad, cuantas horas disponibles tienes en tu semana. ¿Cuántas veces has escuchado a un colega decir “estoy como loco, tengo mucho trabajo”? Me imagino que muchas. Pero tener mucho trabajo no tiene por qué ser sinónimo de “estar como loco”. Ser efectivo es muy diferente a estar ocupado, y si eres consciente de ello, tu participación en las actividades del día será más eficaz.

En mi caso, hay sábados donde no hay actividades planeadas más allá de ir al gimnasio. O a veces descubro que el próximo miércoles me podré tomar la tarde libre. Si no fuera por un buen manejo del tiempo, con cuatro o cinco proyectos simultáneos en una industria como el emprendimiento, donde cada día es una aventura, yo también estaría diario “como loco”.

5. Recarga baterías, enfócate, repite

Ser emprendedor es sinónimo de ser creativo, aventurero y apasionado. Para poder tener estas tres cualidades en línea, primero hay que asegurarse de que el conducto por donde pasan está en óptimas condiciones, o sea, tú. Dar valor al tiempo que pasas ejercitándote y al que pasas durmiendo es una parte muy importante de manejar tu tiempo con efectividad. Si quitas horas de sueño o ejercicio por socializar cinco veces a la semana, estás siendo negligente con lo que más importa al momento de impulsar el éxito de tu startup: tu energía y concentración.
Asegúrate de que tus planes fluctúen alrededor de tus horas de sueño y ejercicio, y de que estén claras en el calendario donde planificas tu semana. No hay mejor taza de café que dormir bien y ser constante en el horario en el que duermes y despiertas. Una vez que dominas la estrategia, hasta ir al gimnasio a las cinco de la mañana será fácil.

Todo lo anterior no es con la intención de dejar atrás costumbres que favorecen el manejo del tiempo, como aprender a decir no, evitar demasiadas juntas, revisar el email solo a ciertas horas y tener un horario específico de actualizar tus redes sociales. Recuerda: todo ello son tips para que cada paso que das durante el día sea firme. Pero para ser de verdad efectivo en tu desarrollo personal y el de tus empresas, la planificación es vital.

Sugerencia: cada domingo por la tarde, mientras estés relajado y sin distracciones, aparta media hora para planear tu semana.  

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