Qué puedes hacer si tu cadena de suministro se ha visto interrumpida por la cuarentena

En este momento enfrentamos la amenaza más grave a las cadenas de suministro mundiales que veremos en nuestra vida.

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La globalización ha hecho que el mundo sea cada vez más pequeño, un cambio que ha beneficiado a negocios de todos tamaños e industrias. Gracias a una cadena de suministros diversa, tu empresa puede estimular el crecimiento reduciendo costos, aumentando el volumen y mejorando su eficiencia.

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Pero la globalización también tiene sus riesgos. Si tu empresa depende de una red de proveedores alrededor del mundo, tu cadena de suministros siempre estará vulnerable a una disrupción por factores fuera de tu control, como desastres naturales, tarifas e impuestos, desabasto o debacles geopolíticos.

Según una encuesta realizada entre el 22 de febrero y el 5 de marzo por el Instituto de Administración de Proveedores en Estados Unidos, casi 75 por ciento de los negocios han experimentando una disrupción en su cadena de suministro por el COVID-19. En este momento, probablemente ya estés viendo las repercusiones que afectan la labor, materiales, transportación o comportamiento de los clientes que afectan a tu empresa.

La crisis actual es un recordatorio a todos los líderes de negocios de que las disrupciones van a ocurrir, y que debemos estar preparados con planes de contingencia resilientes y flexibles. Me reuní con Rodney Manzo, CEO de Anvyl, y con Mike Corbo, director de suministro de Colgate Palmolive, para platicar con ellos sobre lo que los líderes de negocios necesitan saber sobre la administración de la cadena de suministros en un ambiente dinámico. Aquí cinco pasos que recomiendan seguir para navegar en la crisis actual y fortalecer tu cadena de suministros para los retos a futuro.

1. Planea para la disrupción

Desafortunadamente, las amenazas a las cadenas de suministros son inevitables. Aprende a esperar lo inesperado, ya sea un virus, una tormenta o una huelga. Desarrolla un plan de respaldo robusto (idealmente, varios planes) para superar obstáculos inesperados. Cuando una crisis afecta varias áreas en el mundo, es difícil prever cuándo y dónde terminará. Prepárate para varias fases de agitación e intenta estar por delante del siguiente capítulo.

“Cuando el coronavirus apareció por primera vez en China, pudimos reaccionar rápidamente y pasar a un plan de contingencia en un día” dijo Corbo. “La comunicación empezó a dirigirse a las plantas en América Latina para empezar a fabricar cepillos de dientes que nos permitieran respaldar los suministros de Europa, Estados Unidos y China. Pero ahora que el virus se ha ido expandiendo por Europa, Estados Unidos y otros lugares del mundo, China tendrá que tomar la batuta pronto. Hace un mes estábamos respaldando a China, pero ahora China va a tener que empezar a respaldar a otros lugares del mundo. Haz que tu cadena de suministro sea lo suficientemente ágil como para soportar cada nueva etapa de una crisis”.

2. Desarrolla diferentes niveles de contingencias

Diferentes situaciones requieren de diferentes respuestas. Si tu cadena de suministro tiene una huella global, piensa en un plan de respaldo que incluya una serie de contingencias con capacidad adicional incorporada. Crea un equipo de manejo de crisis que sea responsable de evaluar prioridades, sopesar las compensaciones y activar las contingencias, dependiendo de las condiciones actuales.

A la hora de planear contingencias, debes prestar especial atención a los proveedores de una sola fuente. En caso de emergencia, ¿puedes mantener un inventario adicional de ese proveedor como un amortiguador? ¿Puedes pedirle a un proveedor de una sola fuente que produzca en dos ubicaciones separadas? Que tu objetivo sea tener siempre una fuente de respaldo.

“Nosotros tenemos diferentes niveles que podemos activar, dependiendo de la situación” dijo Corbo. “Si nuestras plantas maquiladoras de una ubicación están comprometidas, digamos que una contingencia Nivel 1 podría incluir manufacturar el mismo producto (como un cierto sabor de pasta de dientes) en una ubicación diferente. Si la situación escala y resulta que varias ubicaciones están inaccesibles, el Nivel 2 puede implicar que no tengamos acceso al exacto mismo producto, pero que podemos fabricar un producto similar en otra ubicación”.

3. Actualiza y pon a prueba los planes de contingencia

Un plan de contingencia no debe ser sólo un ejercicio en papel. Haz que tus planes sean documentos vivos que pongas a prueba, evalúes y actualices varias veces al año. Haz una prueba y error de tus planes de contingencia en el mundo real, por lo menos una vez al año, para asegurar que son viables. Identifica cualquier vulnerabilidad o desafío potencial y comprométete a resolverlos antes de la prueba del año siguiente.

“Imagina que tu principal proveedor de cierto material tiene que dejar de surtirte durante semanas o incluso meses” dijo Manzo. “¿Tienes un proveedor secundario listo? ¿En cuánto tiempo puedes hacer que ese proveedor te surta para perder el menos tiempo posible? Pon a prueba este plan de contingencia como parte de tu revisión trimestral o semestral, pidiéndole a tu segundo proveedor que te envíe un cargamento limitado para cierto mercado. El objetivo es identificar cualquier eslabón débil antes de que se convierta en un problema real”.

4. Facilita la colaboración y comunicación en tiempo real

Aprovecha la tecnología para monitorear las disrupciones potenciales y compartir información fácilmente. Identifica los pasos que puedes dar de forma inmediata para mejorar la visibilidad de tu cadena de suministros, de principio a fin, y comunicarte mejor con tus socios y equipo. Y empieza a buscar tecnologías más avanzadas como el uso de inteligencia artificial o el Internet de las Cosas para hacer inversiones a largo plazo en las capacidades de colaboración de tu empresa.

“La colaboración entre todos los involucrados es fundamental” dijo Manzo. “Cuando todo el equipo tiene visibilidad de la cadena de suministro entera, desde el inicio hasta el final, está mejor equipado para identificar las tendencias, prever problemas potenciales y encontrar soluciones. Explora herramientas como Slack, Google Hangouts, WeChat, Whatsapp y otras plataformas digitales para conectar a tu equipo y tus proveedores alrededor del mundo durante una crisis”.

5. Manténte a la delantera de la demanda

Durante una crisis, la demanda puede ser impredecible y tienes que poder monitorear y analizarla en tiempo real. El ciclo de la demanda retrasa la disrupción de la oferta, así que mantente atento a las tendencias actuales y monitorea el comportamiento de tu consumidor para redirigir los niveles de producto rápidamente, basándote en estos cambios.

“Cuando pasa algo como el coronavirus y cambia el comportamiento de los usuarios, necesitamos saberlo lo más pronto posible” dijo Corbo. “Lo que estamos viendo hoy en día es un aumento en la demanda ya que la gente está comprando dos de todo: pasta de tiendes, jabón líquido. Todos los principales minoristas en las últimas semanas han dicho, sin previo aviso, que desean aumentar sus niveles de inventario en una semana. Esto afectará la cadena de suministro. Estamos a la mitad de intentar reunirlo todo cuando, de repente, llega una demanda que no esperábamos. Debes ser un tanto ágil para poder cambiar incluso cuando creas que tienes una situación cubierta”.

La crisis de salud actual se sigue desarrollando y aún desconocemos el impacto total que tendrá. Pero puedes ir haciendo cosas para reforzar tu cadena de suministro y desarrollar planes de contingencia para resguardar a tu empresa contra otras disrupciones graves, así como prepararte para la siguiente crisis.

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Bill Hobbs

Escrito por

Entrepreneur Leadership Network Contributor

Bill Hobbs is the chairman of The Epiphany Collective and founder of Mt. Aventine Ventures. He is the bestselling author of The WORK Book Series. Hobbs also serves on the board of advisors for several leading software firms and has achieved two successful exits.