Cómo hacer home office (para emprendedores, freelancers y empleados)

No todo es WhatsApp y correo electrónico y hay que aprender nuevas plataformas que funcionen de manera adecuada para nuestros negocios.

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Desde hace tiempo el trabajo a distancia ha cobrado particular relevancia en las formas de operar un negocio. Ya sea que estés buscando un trabajo remoto, te veas en la necesidad ahora de hacer home office, estés emprendiendo un nuevo negocio y desees que nazca ya bajo esta nueva modalidad o estés al frente de un negocio ya en marcha y sea necesaria la transformación digital de tu empresa para manejar equipos de trabajo remoto eficientemente, entonces no hay escapatoria. 

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Debemos aprender las nuevas formas de teletrabajo. No todo es WhatsApp y correo electrónico y hay que aprender nuevas plataformas que funcionen de manera adecuada para nuestros negocios y sobre todo que esto no se convierta en una pesadilla.

Primero lo primero 

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Prepara el ambiente: Si puedes apartar una habitación para el trabajo está bien, pero si no, designa un lugar específico para ello para poder marcar una clara división psicológica entre los momentos de descanso y los momentos de trabajo. Y por todos los cielos, que no sea tu cama. 

Herramientas básicas: Tal vez esté de más decirlo, sin embargo, nunca sobra recordarlo: computadora, micrófono y cámara que no sean los básicos; una silla de trabajo (no una silla de cocina o comedor, sino una silla de trabajo) y está por demás decir una señal de internet estable.

Ajusta tus herramientas digitales: Una de las principales ventajas del teletrabajo es poder contar con la posibilidad de reunir un grupo bastante separado geográficamente, inclusive internacional, y por lo que las zonas horarias pueden ser distintas. Debemos ajustar nuestras herramientas para sincronizar los tiempos.

Rutinas: Establece horarios de inicio y termino del trabajo y respétalos. Informa y acuerda con tu equipo estos horarios para poder desconectarse del trabajo por completo. Esto ayudará a que el trabajo no te absorba en tu propio hogar y puedas dar lugar a otras actividades familiares, deportivas o simplemente de ocio. 

Al comenzar el día: Haz una lista con orden de prioridad de las cosas que quieres hacer durante ese día.

Dinámica familiar: Sin ser de ninguna manera grosero, hay que dejar en claro a la familia que estamos trabajando, y que mientras estemos en nuestro lugar de trabajo no podremos atenderlos, a menos obviamente si fuese una emergencia, en cuyo caso cada familia se acomodará a sus dinámicas. De igual manera hay que respetar los momentos de trabajo de los demás.

Comunicación: Muchas veces al hacer teletrabajo nos enfrascamos en nuestras tareas y desaparecemos del radar del equipo hasta el momento de entregar los resultados. No obstante, una manera de mejorar la dinámica del equipo es informar lo que vamos a hacer al principio, luego ir comunicando el avance conforme se vaya dando y mostrar los resultados al término. De esta manera, el equipo siempre sabe qué es lo que están haciendo los demás, el avance que tienen y los resultados, dando espacio de reacción si uno o varios miembros del equipo no están logrando los resultados en tiempo y forma y poder ayudarles.

¿Correo, mensaje o llamada?: De entrada el correo es una herramienta bastante inadecuada para la comunicación fluida. De hecho, el tiempo de respuesta de un correo puede ser de horas incluso días y si se necesita resolver algo rápido, puede ser más bien un obstáculo. Aprende a distinguir cuando basta un mensaje y cuando es necesaria una llamada. En ocasiones para cosas simples un texto es suficiente, sin embargo, en otras para resolver algo rápidamente puede ser mejor una llamada de cinco minutos en lugar de un chat de 10 o 15 minutos.

Herramientas digitales

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A la hora de trabajar en línea hay cuatro áreas a cubrir. Te dejo solo algunas de las herramientas que funcionan: 

1. Gestionar notas e ideas con el equipo

2. Crear y dar seguimiento a las tareas

3. Reuniones o conferencias remotas

4. Comunicación asíncrona y seguimiento de proyectos

Esto es personal

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Cada persona tiene su propio ritmo de trabajo. Estas son algunas metas personales diarias que debes fijarte. 

Resultados: Tienes que encontrar tu propio ritmo y qué horas son las más productivas para ti. Tal vez algunos días termines en cuatro horas lo que antes hacías en ocho en la oficina y eso está bien. Tal vez otros días no seas nada productivo y es normal, todos estamos encontrando las nuevas formas, todos nos estamos acoplando. Estamos en medio de una pandemia histórica y es válido no estar al 100% de nuestra capacidad todo el tiempo. 

Actitud: No seas duro contigo o con las personas cuando trabajas remotamente; no seas la persona que se molesta porque pasan los niños corriendo atrás de la llamada del Zoom o porque ladra el perro. Es teletrabajo y todos nos estamos acoplando a ello. Recuerda: el trabajo entró a nuestras casas, nosotros no llevamos la casa al trabajo

Evidencias: Siempre toma notas y minutas de las cuestiones importantes que se tratan en las reuniones virtuales y deja evidencia en una plataforma a la que todos puedan tener acceso. Esto te evitara dolores de cabeza futuros.

Disfruta: Toma recesos. Es un gran privilegio poder trabajar desde casa, tal vez no es para todos, pero disfruta la familia, duerme la siesta, distráete con algún libro o video. Sal a comer una mandarina al Sol, etc. 

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