Cómo colaborar sin perder tiempo

La colaboración comienza cuando tiene a las personas adecuadas trabajando juntas.

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La colaboración puede ser increíblemente productiva y generar ideas más creativas y flujos de trabajo más eficientes. Es una oportunidad para que los miembros de su equipo se reúnan, intercambien ideas y, en última instancia, hagan más de lo que podrían hacer individualmente.

Pero esta estrategia también puede hacer perder tiempo si colabora de manera ineficaz. Peor aún, será una pérdida de tiempo multiplicativa; Si pierde tiempo en una reunión de 30 minutos con 5 asistentes, perderá 2,5 horas-hombre en total. Ésta es la razón por la que las reuniones ineficaces se consideran con frecuencia una pérdida de tiempo atroz .

Entonces, ¿qué pasos puede tomar para asegurarse de que su equipo pueda colaborar de manera eficiente?

Elija las plataformas adecuadas

Su primer objetivo es elegir las plataformas adecuadas para la colaboración. La solución de almacenamiento en la nube adecuada puede facilitar que los empleados almacenen archivos, compartan archivos y trabajen juntos en archivos en una sesión colaborativa en vivo. La plataforma de comunicación adecuada puede facilitar que los empleados intercambien ideas, entablen un diálogo y consulten reuniones anteriores.

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Generalmente, las mejores plataformas colaborativas tienen algunas cosas en común:

  • Una interfaz de usuario intuitiva. Debería ser fácil para cualquier recién llegado aprender y utilizar esta plataforma con una formación mínima. De lo contrario, al menos algunos de sus empleados tendrán dificultades para usarlo, o no lo usarán de la manera que pretenda.
  • Funciones colaborativas en vivo. Los empleados deben poder interactuar entre sí y trabajar juntos en tiempo real. Algunas plataformas fomentan esto con funciones de comunicación, mientras que otras permiten que varios empleados editen documentos y otros archivos simultáneamente.
  • Cómodo archivado y seguimiento. Las buenas plataformas facilitan a los empleados la observación y el análisis de los esfuerzos realizados en el pasado. Pueden volver a versiones anteriores, leer hilos de conversaciones anteriores y consultar archivos para obtener más información.

Seleccione a los participantes adecuados

La colaboración comienza cuando tiene a las personas adecuadas trabajando juntas. Inicialmente, su carga será contratar a las personas adecuadas . Eso significa buscar personas que tengan habilidades sólidas, buenas actitudes y un deseo real de trabajar con otras personas. A partir de ahí, su objetivo es formar los equipos adecuados, uniendo a las personas cuando complementan las fortalezas y debilidades de los demás.

También es importante elegir a las personas adecuadas para el proyecto adecuado. No reúna a demasiadas personas en una sola tarea y minimice la pérdida de tiempo teniendo en cuenta las áreas de especialidad al seleccionar a los participantes.

Minimizar el tiempo de grupo

Cuando sea posible, minimice la cantidad de tiempo que las personas pasan juntas en grupos. La colaboración es poderosa, pero muchas personas que pierden el tiempo juntas es exponencialmente más derrochador que una sola persona perdiendo el tiempo. Si desea reunirse, hágalo con moderación y mantenga la duración de las reuniones restringida a un intervalo de 30 o 15 minutos. Si desea trabajar juntos en un documento compartido, asigne solo una fracción de su tiempo productivo a esta tarea grupal.

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Siempre ten una meta

Cuando trabaje con otras personas, tenga en mente un objetivo específico establecido. ¿Qué estás tratando de lograr hoy? ¿Por qué estáis todos aquí? Con demasiada frecuencia, las reuniones se celebran por sí mismas ; las personas se reúnen para discutir un tema general o una "base de contacto". Pero si desea que estas reuniones y sesiones colaborativas sean efectivas, debe dirigirlas. Es necesario establecer un objetivo y trabajar juntos para lograrlo.

Permita tiempo de preparación

Del mismo modo, es importante darles a las personas tiempo de preparación antes de reunirse, para que pierda menos tiempo durante la reunión. No obligue a las personas a que presenten ideas sobre la marcha durante una sesión colaborativa. En su lugar, déjeles que presenten ideas de forma independiente, luego permítales compartir y discutir esas ideas durante una sesión de equipo.

Escuche todas las ideas

Hablando de ideas, asegúrese de hacer tiempo para escuchar todas las ideas de todos los participantes. Escuchar activamente y mantener la mente abierta alentará a cada miembro de su equipo a participar de manera más consistente. Y lo que es más importante, tendrá más posibilidades de tropezar con la idea "correcta".

Recopilar (e implementar) comentarios

Es posible que tenga una serie de métricas objetivas que pueden ayudarlo a estimar la productividad de un entorno de trabajo en equipo. Pero obtendrá información aún mejor en forma de comentarios en vivo de las personas que participan en esa colaboración.

Brinde a sus empleados oportunidades para dar retroalimentación sobre sus experiencias colaborativas. ¿Qué parece estar funcionando bien? ¿Qué se podría mejorar? ¿Tienen ideas sobre cómo se puede mejorar la colaboración?

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Una vez que reúna los comentarios, tómese el tiempo para implementarlos siempre que pueda hacerlo dentro del presupuesto y en un período de tiempo razonable. Poco a poco, y juntos, usted y su equipo podrán crear el entorno colaborativo perfecto.