Cómo mantener su negocio en funcionamiento durante un desastre natural

Los desastres naturales son inevitables, pero no tienen por qué paralizar su negocio si está preparado con anticipación.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Como empresario con sede en el estado de Florida, propenso a huracanes, estoy familiarizado con los desastres naturales y su impacto en los negocios. El daño inmediato es obvio, pero el impacto más significativo y duradero proviene de no estar preparado en primer lugar.

Esto se debe a que, si bien el daño inmediato es relativamente simple de reparar, el impacto más insidioso que se produce como resultado de no estar preparado puede destruir la capacidad de una empresa para operar bien en el futuro. No estar preparado puede deshacer años de arduo trabajo, dejarlo incapaz de atender a sus clientes y destruir la reputación de su empresa en un instante.

Esto es fundamental porque mantener una empresa en funcionamiento durante un desastre natural no se trata de qué hacer después de un desastre. Se trata de qué hacer antes de que suceda. Pero la buena noticia es que estar preparado es bastante sencillo. Al tomar estos pasos, construirá un negocio más sólido que sobrevivirá no solo a los desastres naturales, sino a cualquier otra cosa que el mundo le depare. Con suerte, nunca enfrentará un desastre, pero si lo hace, estará preparado.

Credenciales de acceso

Hoy en día, casi todo el mundo tiene docenas de sitios web a los que deben iniciar sesión con regularidad para gestionar su negocio. Quickbooks, Facebook, Google: la lista sigue y sigue, especialmente si su empresa depende en gran medida de la tecnología. La mayoría de las personas simplemente almacenan sus credenciales para estos sitios en su navegador web. Siempre que los esté almacenando en la nube, lo que se hace iniciando sesión en su navegador y habilitando la sincronización, debería poder volver a funcionar con bastante rapidez. Sin embargo, aún puede tener problemas aquí debido a la autenticación de dos factores (TFA).

Si no está familiarizado, TFA es una tecnología que envía un código o aviso a su dispositivo móvil cuando intenta iniciar sesión en un sitio en particular. Esto ayuda a garantizar que la persona que intenta iniciar sesión sea realmente quien dice ser porque requiere que tenga su dispositivo móvil presente.

Primero, quiero ser claro: a pesar de que esto a veces es un dolor, es absolutamente necesario configurar el TFA. Proporciona una capa adicional de seguridad que es esencial considerando la amenaza constante de piratería que todos enfrentamos hoy.

En segundo lugar, debe tener en cuenta que tendrá problemas si el dispositivo que utiliza para TFA se daña o se destruye. Y por problemas, me refiero a que no podrá iniciar sesión.

La única forma de resolver esto es ponerse en contacto con el equipo de soporte en cada sitio web en el que tenga habilitado TFA y demostrarles que realmente es quien dice ser. Por lo general, esto se puede hacer proporcionando una foto suya con una identificación del gobierno sostenida junto a su rostro.

Pero existe una alternativa que le permite evitarlo por completo. Mantenga un segundo dispositivo actualizado que sea impermeable en un lugar seguro. De esa manera, aún puede recibir mensajes o avisos relacionados con TFA incluso si su dispositivo principal está dañado o destruido. Su antiguo teléfono móvil o tableta debería ser más que suficiente para esto.

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La nube

Soy lo suficientemente mayor para recordar cuando el almacenamiento de archivos de computadora era minúsculo, costoso y el software venía en CD-ROM que tenías que comprar en una tienda o que te lo enviaban. Los tiempos han cambiado drásticamente desde entonces.

La primera computadora real que compré (1996) tenía un disco duro con un total de 1 GB de capacidad de almacenamiento. Hoy en día, trabajo con regularidad en archivos individuales que son más grandes que eso, ¡y mi escritorio tiene 8,000 veces más espacio de almacenamiento! Pero el problema más grande en ese entonces era que si algo le sucedía a ese disco duro físico, esos archivos desaparecían para siempre.

Luego vino el almacenamiento en la nube.

Ahora, en lugar de simplemente almacenar nuestros archivos en nuestras propias computadoras locales, medios extraíbles o incluso en un servidor local, tenemos la capacidad de almacenarlos en un centro de datos seguro. Aquí, están protegidos por múltiples copias de seguridad, sistemas de energía ininterrumpidos, extinción de incendios y seguridad cibernética de nivel empresarial.

En otras palabras, es prácticamente imposible perder nuestros archivos cuando están almacenados en la nube. Esto cambia las reglas del juego cuando se trata de mantener su negocio en funcionamiento durante un desastre natural. Lo mismo se aplica a las aplicaciones SaaS o Software as a Service. Puede que no esté familiarizado con el término, pero sé que está familiarizado con las herramientas. Google Docs y Microsoft Word son ejemplos. También lo son Quickbooks, SEMrush, Teamwork y miles de otras herramientas de software que utilizan las empresas todos los días. Estas aplicaciones están disponibles para usarse directamente a través de una interfaz en línea sin tener que descargar nada en su computadora.

Y este concepto puede llevarse hasta su estación de trabajo. Hoy en día, Microsoft Windows se puede ejecutar en un entorno virtual, a menudo llamado máquina virtual, donde se usa una computadora portátil simple y económica para ejecutar una instancia de Windows (y cualquier programa que necesite) en la nube en un servidor dedicado. Piense en ello como un escritorio en la nube.

Al aprovechar el poder del almacenamiento en la nube, las aplicaciones SaaS y las máquinas virtuales, los empresarios tienen la capacidad de simplemente iniciar sesión en otra computadora y volver a estar completamente operativos en solo cuestión de minutos.

Capacidades de comunicación

Cuando ocurre un desastre, es casi seguro que las comunicaciones se interrumpirán debido a daños en las torres de telefonía celular y las líneas de Internet. Una vez que esto suceda, se encontrará con una de dos opciones:

  1. No haga nada y espere que todo se restaure rápidamente. Esto, obviamente, no es una buena opción. La esperanza nunca es una estrategia confiable.
  2. Asegúrese de antemano de poder desviar cualquier llamada a otro número.

Este último puede o no ser una opción dependiendo de su proveedor. Es por eso que debe verificar con anticipación, y si no tiene esa opción, debe transferir inmediatamente su número a un proveedor que ofrezca esa funcionalidad. Esto le permite poner a su equipo en funcionamiento en otro lugar para que aún pueda comunicarse con los clientes, incluso si el teléfono e Internet fallan en su área local.

También es importante notificar a sus clientes antes y durante un desastre natural para que sepan qué esperar de usted. Recuerde: muchos de ellos pueden no ser locales, por lo que es posible que ni siquiera se den cuenta de que se enfrenta a un desastre. Haciéndoles saber con anticipación, serán más tolerantes en caso de retrasos, tiempo de inactividad o errores.

Recomiendo una combinación de correo electrónico, mensaje de texto y, en algunos casos, notificaciones telefónicas para garantizar que nadie se salga de las casillas.

Reservas de efectivo y crédito

La Reserva Federal informa que el 39% de los estadounidenses no tiene suficiente dinero disponible para cubrir una emergencia de $ 400, y el 22% de los estadounidenses tiene entre solo $ 1,000 y $ 5,000 en ahorros. Esto es lo suficientemente arriesgado durante los buenos tiempos, pero puede ser devastador cuando se enfrenta a un desastre natural. Esto genera no solo costos adicionales para volver a estar en funcionamiento, sino también, a menudo, una pérdida de ingresos.

Tener un colchón financiero razonable puede significar la diferencia entre permanecer en el negocio o cerrar en estas situaciones. Desea poder cubrir los gastos operativos durante al menos tres meses. Aún más idealmente, de seis a 12 meses, incluso si no ingresan ingresos.

Las reservas de efectivo son la mejor manera de manejar esto, pero en caso de apuro, es posible que pueda confiar en el crédito. Sin embargo, antes de aprovechar el crédito, es fundamental que evalúe con mucho cuidado cualquier uso del crédito. Nunca se sabe cuánto tiempo pueden estar bajos sus ingresos, por lo que podría estar cavando un hoyo más profundo. Es fundamental asegurarse de poder manejar el pago adicional, incluso si las cosas no cambian durante unos meses.

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Los desastres naturales están fuera de nuestro control, pero la capacidad de nuestra empresa para minimizar los daños colaterales no tiene por qué estarlo.