La IA abre una nueva era en la comunicación en el lugar de trabajo La mala comunicación en el lugar de trabajo está hundiendo la productividad y el rendimiento de los colaboradores. Por suerte, gracias a la IA tenemos herramientas suficientes para cambiar eso.

Por Rajat Mishra

Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales

Surasak Suwanmake | Getty Images

El verdadero impacto de una comunicación deficiente en el lugar de trabajo ha sido ampliamente debatido desde que Grammarly y Harris Poll publicaron su histórico estudio, donde se concluyó que que cada año se producen pérdidas de hasta $1.2 billones de dólares para las empresas debido a una comunicación ineficaz.

El 93% de los directivos coinciden en que la comunicación es la columna vertebral de cualquier empresa. Mientras que el 73% de los trabajadores de áreas del conocimiento están muy seguros de su comunicación, tres de cada cuatro ejecutivos creen que sus equipos tienen problemas de comunicación.

Si bien las evidencias de esta problemática se respaldan en los estudios recientes, la realidad es que las empresas no disponen de herramientas escalables para mejorar la comunicación de sus equipos. En gran parte porque las alternativas tradicionales, incluidas las consultorías, son demasiado costosas. De hecho, el 96% de los líderes empresariales está de acuerdo en que nuevas herramientas podrían ayudar a sus empresas a comunicarse mejor.

¿Por qué nos cuesta tanto algo que, en teoría, debería ser natural?

Una buena comunicación empresarial es un reto más complejo de lo que parece porque es multidisciplinar. Para dominar la comunicación empresarial de calidad se necesitan seis elementos: empatía con el público, argumentos estructurados, formación y aprendizaje, adecuación al contexto, conocimiento del sector y una filosofía acorde con la marca. A estas seis disciplinas las llamamos ASTRID.

Otra realidad a tener en cuenta es que después de la pandemia del COVID-19 se ha producido un cambio radical en la forma de gestionar los lugares de trabajo. Los directivos tienen que desenvolverse en entornos de trabajo híbridos y, al mismo tiempo, estar al día ante la cambiante gama de herramientas que se utilizan para la comunicación.

La buena noticia es que la inteligencia artificial (IA), tecnología que la mayoría de las empresas ya han empezado a adoptar, puede aprovecharse para mejorar la comunicación empresarial y, a su vez, aumentar la productividad y la moral.

A continuación, tres formas en las que la IA puede ayudar a abordar los retos habituales de la comunicación en el lugar de trabajo.

1. Empoderando a todo el equipo para hiperpersonalizar la comunicación

Cuando se trata de comunicación interna, los líderes deben asegurarse de que todos los empleados reciban actualizaciones importantes sobre la actividad de la empresa. Sin embargo, hacerlo en grandes empresas es complejo.

Por un lado, el 74% de los empleados creen que se están perdiendo las novedades de la empresa, mientras que el 72% de los empleados no tienen una comprensión completa de la estrategia de su compañía.

Por otro lado, la sobrecarga de información es un fenómeno real. El 57% de los empleados y directivos afirman que a menudo reciben varias comunicaciones sobre el mismo tema o temas similares al mismo tiempo.

Se puede entrenar a la IA para que entienda el tono y estilo adecuados para una serie de canales y audiencias internas.

La IA puede intervenir aquí para agilizar el proceso de transmisión de mensajes a través de múltiples canales de comunicación, garantizando al mismo tiempo que la información sea clara, coherente y pertinente para cada audiencia.

Por ejemplo, se puede entrenar a la IA para que entienda el tono y estilo adecuados para una serie de canales y audiencias internas. Cuando hay que enviar una actualización de la empresa, la tecnología puede producir rápidamente una serie de variaciones de acuerdo con los parámetros establecidos.

Esto ayuda a los profesionales de la comunicación interna a garantizar que los contenidos se mantengan dentro de la marca y lleguen al público adecuado con ángulos relevantes y en el tono correcto. La IA puede aprovecharse para evitar la duplicación, establecer calendarios y automatizar la entrega de mensajes a través de jerarquías complejas.

La tecnología también puede utilizarse para ayudar en campañas internas importantes, como los informes anuales.

Por ejemplo, compartir un PDF de 60 páginas por correo electrónico elimina de la lista la tarea de entregar un mensaje, pero no se puede garantizar que los empleados se comprometan con ponerse al día con la información. Con la ayuda de la IA, este tipo de actualizaciones de la empresa, tan detalladas pero importantes, pueden dividirse rápidamente en pequeños fragmentos de contenido para diversos formatos de medios.

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2. Personalizar y contextualizar la formación en comunicación

La formación (y posterior incorporación) es otra área de la comunicación en la que la IA puede ayudar. La retención de empleados es un problema importante; la baja moral y la falta de conexiones son dos de las razones más comunes por las que los empleados renuncian.

Es importante implicar a los empleados desde el momento en que se incorporan a la empresa, pero la formación continua sobre nuevos procesos y prestaciones básicas debe ser un proceso que dure todo el año. Dicho esto, si la información se entrega con manuales densos, cuestionarios basados en texto o portales de formación toscos, es menos probable que los empleados se comprometan y retengan la información clave.

La IA puede ayudar a transformar el material de formación existente en contenidos visualmente atractivos, interactivos y creativos

Según The Economist, las videoconferencias, las presentaciones, las pizarras y los blocs de dibujo se consideran muy eficaces para ayudar a los encuestados a compartir ideas. Además, los elementos visuales amplifican los tres factores fundamentales para la toma de decisiones y la resolución de problemas: comprensión, retención y capacidad de acción.

La IA puede ayudar a transformar el material de formación existente en contenidos visualmente atractivos, interactivos y creativos. Esto puede hacerse a gran escala de forma rentable para transformar la forma en que los empleados piensan sobre la formación interna.

La tecnología también puede utilizarse para que los líderes de equipo y los directores de departamento creen nuevos cursos y sesiones relevantes para su personal con plantillas y materiales ajustables.

A pesar de los datos, la comunicación como conjunto de competencias sigue considerándose algo amorfo y secundario frente a las competencias técnicas tradicionales. Esto significa que los líderes y ejecutivos a menudo no reciben el apoyo y la formación que necesitan para perfeccionar esta habilidad y mantenerse al día con los nuevos canales de comunicación. La IA puede desempeñar un papel importante en este sentido.

3. Impulsar el conocimiento contextual y la visión del sector

Aunque promover la resolución colaborativa de problemas es un imperativo fundamental para cualquier organización, el enfoque convencional a menudo hace recaer la carga en una sola persona.

Es otra área de la comunicación interna que tiene un impacto significativo en los resultados empresariales, pero que a menudo se pasa por alto.

La IA puede proporcionar una ayuda inestimable a la hora de resolver problemas y conflictos. La tecnología puede crear presentaciones visuales y contenidos interactivos que permitan a los equipos resolver problemas, compartir opiniones y aportar ideas para garantizar que los empleados se sientan escuchados.

La IA también puede ayudar a tomar notas durante las reuniones, gestionar los entregables de los proyectos y automatizar los recordatorios. Esto ayuda a los directivos a responsabilizar a los equipos sin ser autoritarios, a la vez que mantienen un registro de los momentos clave al que pueden remitirse en caso de conflicto o confusión.

Por último, muchos problemas se deben a malentendidos. Aquí los líderes pueden aprovechar la IA para estructurar las presentaciones de forma lógica y construir historias atractivas que faciliten a los empleados dar su opinión y absorber la información.

Una gran comunicación no ocurre por casualidad

Las empresas modernas están luchando con la comunicación en varios frentes. Los líderes deben dotar a sus empleados de las herramientas y la formación que necesitan para recuperar la productividad perdida y mejorar la baja moral en sus equipos.

La IA moderna aún está en sus primeras estapas. Sin embargo, al aprovechar esta tecnología, los líderes pueden introducir innumerables formas de mejorar la comunicación en sus empresas. Y, porqué no, convertir a todo el mundo en un superhéroe de la comunicación.

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Founder y CEO de Prezent.

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