Cómo aprovechar al máximo su día (sin trabajar horas extras) En 2021, deje de decir que está ocupado (y finalmente aprenda a trabajar de manera más inteligente, no más difícil).

Es 2021. Y los fanáticos ocupados siguen repitiendo su línea favorita en otro momento:

"Estoy tan ocupado".

Puede que oficialmente no sea la forma más común de responder a la pregunta "¿cómo estás?" pero está ahí arriba. Estar ocupado, o al menos fingir estarlo, se ha convertido en el símbolo de estatus más importante de nuestro tiempo.

"El ajetreo sirve como una especie de tranquilidad existencial, una protección contra el vacío; obviamente, su vida no puede ser tonta, trivial o sin sentido si está tan ocupado, completamente ocupado, en demanda a cada hora del día ", escribió el ensayista y dibujante Tim Kreider en el New York Times . Afirmando estar ocupado constantemente, dice que "te hace sentir importante, buscado y ofendido".

Pero en lugar de una insignia de honor, es más probable que estar ocupado sea una señal de que no está administrando su tiempo de manera efectiva. "Los adictos al trabajo no son héroes", dijo el cofundador de Basecamp Jason Fried. "El verdadero héroe está en casa porque descubrió una manera más rápida".

Probablemente esté familiarizado con el Principio de Pareto, que sostiene que el 80% de su producción debe provenir del 20% de su tiempo. Desafortunadamente, el tiempo que usamos de manera productiva se ve eclipsada por las horas consumidas por las reuniones, la revisión de correos electrónicos y las interrupciones constantes. No tiene por qué ser así.

Realizar una auditoría de tiempos

A menudo parece que las horas de nuestro día pasan desapercibidas. Esto se debe a que, en general, tenemos una percepción sesgada de cómo gastamos nuestro tiempo, y un estudio encontró que solo el 17 por ciento de la población puede predecir con precisión cuánto tiempo llevará una tarea.

Una auditoría de tiempo le ayudará a determinar exactamente a dónde van realmente las 112 horas que está despierto cada semana.

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Elija una semana en la que sus días reflejen su horario típico, es decir, sin feriados importantes, mudanzas a campo traviesa, etc. Empiece por crear una tabla, ya sea a mano o en una hoja de cálculo. Etiquete cada columna por día de la semana y cada fila en intervalos de 30 minutos comenzando cuando se despierta y cuando se acuesta. En cada cuadro, anote cómo está gastando su tiempo.

Al final de la semana, mire hacia atrás en su tabla y resalte las actividades que ocurren con mayor frecuencia cada día. Usando un color diferente, resalte las actividades que ocurren todos los días. A partir de esto, verá emerger dos categorías: Drenaje de tiempo o actividades como revisar su bandeja de entrada y navegar en línea; y actividades de alta prioridad, como codificación, redacción de artículos y realización de investigaciones de proyectos.

Planifica con anticipación

Ahora que puede ver a dónde va su tiempo, puede trabajar para usarlo de manera más efectiva. Una estrategia para esto se llama bloqueo de tiempo, que significa trazar cada momento de su día con anticipación y dedicar "bloques" de tiempo específicos para ciertas tareas. Por ejemplo, si encuentra que las actividades de "pérdida de tiempo" están dispersas a lo largo del día, considere condensarlas en uno o en bloques de tiempo dedicados. Al explicar el bloqueo de tiempo en Forbes, la emprendedora Abby Lawson dice :

"Rara vez sale exactamente como lo tengo planeado, pero lo que hace por mí es que me da una especie de fechas límite y momentos durante el día en los que tengo que cumplir y terminar con esta tarea determinada. Me mantiene concentrado en la tarea y es mucho menos probable que caiga en el agujero del conejo de Facebook o que me distraiga con otra cosa porque sé que si me tomo demasiado tiempo en esta tarea, retrasaré el resto de mi agenda, y no completará todo lo que me propuse hacer ese día ".

Es cierto que la práctica real de bloquear el tiempo implica un trabajo de campo. Pero considere esto: cada minuto que dedica a la planificación le ahorra al menos 10 minutos en la ejecución.

Sepa cuando trabaja mejor

¿Conoce ese período de su día en el que todo parece funcionar ? ¿Cuando tu mente es aguda y funciona como una máquina bien engrasada? Ese es el efecto del ritmo ultradiano, los ciclos de 90 a 120 minutos que comienzan con un pico en la energía mental, seguidos de una pausa.

Al ser consciente de los ritmos de su cuerpo, puede programar su día para aprovechar al máximo sus minutos de máxima energía, completando tareas complejas y creativas cuando su cerebro está en su mejor momento. Si no está seguro de cuándo es eso, la autora Yulia Yaganova sugiere calificar su energía, concentración y motivación al final de cada hora en el transcurso de tres semanas. Cuando haya identificado sus horas pico, programe su tiempo de modo que esté trabajando en sus proyectos más exigentes mentalmente durante ese período.

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Desafortunadamente, la configuración típica de 9 a 5 no cuadra con los minutos óptimos de muchas personas. Si es usted quien establece el horario de oficina, considere implementar políticas de trabajo flexibles. Poder trabajar con mis ritmos naturales ha sido fundamental para mi capacidad de hacer crecer mi empresa, JotForm, y es importante para mí que mis empleados tengan la misma libertad para trabajar durante sus momentos de máxima audiencia. Nuestra política flexible ha generado picos sustanciales en la productividad y también ha contribuido a crear una cultura empresarial agradable que nos ayuda a atraer, y mantener, talentos de alto calibre.

Haz que tus distracciones cuenten

Las distracciones se incorporan a la cultura corporativa moderna. Muchas organizaciones sabotean la productividad de sus propios empleados al esperar una disponibilidad constante, una capacidad de respuesta inmediata y una asistencia excesiva a las reuniones. Según un estudio , el empleado promedio revisa su correo electrónico 74 veces al día y toca sus teléfonos inteligentes 2.617 veces al día.

En su libro Trabajo profundo: reglas para el éxito enfocado en un mundo distraído , Cal Newport habla del trabajo profundo como tareas cognitivamente exigentes que requieren el 100 por ciento de su atención. Para lograr un trabajo profundo, Newport sugiere identificar sus hábitos de trabajo y bloquear las distracciones durante períodos de tiempo programados.

Para averiguar exactamente qué se interpone entre usted y el trabajo profundo, haga una lista de todo lo que lo distrae. Puede estar en un documento de Google o en una hoja de papel; sea lo que sea, téngalo cerca para que, siempre que se distraiga, lo anote.

Dicho esto, no todas las distracciones son el enemigo. Un estudio publicado en la revista Cognition encontró que la atención prolongada en realidad obstaculiza el rendimiento y los breves períodos de distracción mejoran la toma de decisiones y la creatividad.

Pero en lugar de perder el tiempo navegando por las redes sociales, haga que su tiempo de descanso cuente. Haga que su sangre fluya dando un paseo. Toma un refrigerio o disfruta de una charla con un compañero de trabajo. La Técnica Pomodoro requiere un descanso de cinco minutos después de cada 25 minutos de trabajo; otros abogan por un descanso cada 75 a 90 minutos. Independientemente de cómo elija hacer su descanso, asegúrese de darle un descanso a su corteza prefrontal, la parte pensante de su cerebro. Cuando regrese a su lista de tareas pendientes, estará lleno de energía, renovado y listo para abordar lo que sea que su agenda tenga reservado.

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