Deje de darles a los clientes su correo electrónico personal. Este es el por qué. Si odia administrar su bandeja de entrada de correo electrónico, intente cambiar la forma en que usa el correo electrónico y deje de darles a los clientes su dirección personal.

Imagínese este universo alternativo: las direcciones de correo electrónico nunca se asignaron a personas individuales. En cambio, fueron asignados a grupos de personas, tal vez porque son parte de un equipo o están trabajando juntos en un proyecto. ¿Qué habría pasado como resultado?

Esto es lo que pienso: nuestro flujo de trabajo habría cambiado radicalmente. Y no es demasiado tarde para hacer esto en su negocio.

Al eliminar la conexión entre el correo electrónico y las personas, con un gran gesto, desestabilizará las expectativas de todos sobre cómo debe desarrollarse la comunicación , lo que le facilitará la reconstrucción de estas expectativas desde cero con un protocolo que tenga más sentido. Puede hacer que su bandeja de entrada de correo electrónico sea más manejable y cambiar cómo y cuándo las personas se comunican con usted.

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Considere, por ejemplo, cómo interactúa una empresa con sus clientes . El cliente generalmente está acostumbrado a ponerse en contacto con una persona específica de la organización siempre que tenga preguntas o problemas. El cliente también espera una respuesta rápida. Personalizarán estas interacciones y comenzarán a tratar los retrasos como una afrenta personal ( ¡¿Por qué me ignoras ?! ). Ahora imagine, en cambio, que a cada cliente se le asigna una dirección de correo electrónico dedicada en forma de nombrecliente@suorganización.com. Si ejecuta Jane LLC y su cliente es Joe LLC, la dirección de correo electrónico puede ser joellc@janellc.com.

Ahora es mucho más fácil separar a su cliente de la idea de que sus mensajes van a una persona individual, que los está viendo de inmediato y, por lo tanto, ¡es mejor responderlos rápidamente! Al despersonalizar la comunicación, tienes muchas más opciones para optimizarla. Quizás un equipo rotativo de personas responda, o las solicitudes enviadas por correo electrónico se agregarán a un sistema de flujo de trabajo que se puede monitorear.

Implementé esta estrategia para ayudar a administrar mi comunicación de autor. Cuando solía ofrecer una única dirección de correo electrónico, asociada con mi nombre, para que los lectores se comunicaran conmigo, los mensajes se volvían abrumadores, no solo en su volumen sino también en su complejidad. Cuando cree que está interactuando con una persona, es natural suponer que será lo suficientemente razonable como para leer su larga historia y ofrecerle consejos detallados, o programar una llamada para hablar sobre su oportunidad comercial o conectarlo con personas relevantes en su red. Solía hacer esto con mucho gusto, pero a medida que mi audiencia crecía, se hacía más difícil.

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Para mejorar mis protocolos de comunicación de autor, introduje direcciones de correo electrónico no personales. Uno de estos, por ejemplo, es helpful@calnewport.com, que mis lectores utilizan para enviar enlaces o pistas interesantes. En mi sitio web, la dirección aparece con una simple nota: "Realmente aprecio estos consejos, pero debido a limitaciones de tiempo, generalmente no puedo responder". En mi experiencia, si coloca una exención de responsabilidad junto a una dirección personalizada, como cal@calnewport.com, será ampliamente ignorada, ya que nuestras expectativas para las interacciones uno a uno son muy fuertes. Pero cuando el descargo de responsabilidad agrega una dirección no personal, como Interesante@calnewport.com, recibo pocas quejas. Sin expectativas preconcebidas, puede establecerlas desde cero.

Hay muchas formas diferentes de incorporar protocolos de bajo costo en su vida profesional u organización, pero en muchos casos, liberar las direcciones de correo electrónico de las personas proporciona un poderoso impulso a estos esfuerzos.

Extraído de Un mundo sin correo electrónico: reinventar el trabajo en una era de sobrecarga de comunicación , de Cal Newport, con permiso de Portfolio, una impresión de Pen guin Publishing Group, una división de Penguin Random House LLC. Copyright © Cal Newport, 2021